Saksamaa – Tarkvaraga seotud teenused – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; edaspäras "Tellija") on ühiskondlik ettevõte Essenis, mis on üle 140 aasta pakkunud laia valiku sotsiaalseid teenuseid. Ühiskondliku asutusena linna Essen ja suurte heaoluorganisatsioonide hoole all tegutseb tellija hoolitsuse, toetuse ja ühiskondliku osalemise eest inimestele erilistes elukorraldustes. Tellija teenuste valik hõlmab nii staatsionaarset kui ka ambulatoorset hooldust vanadele inimestele, erinevaid elu- ja hooldusvorme inimestele psüühiliste haigustega või vaimsete puudustega, samuti mitmesuguseid abivahendeid kodututele või kodutuse ohtus olevatele isikutele. Lisaks juhib tellija Essenis mitmes kohas tunnustatud töökodasid inimestele puudustega. Need pakuvad nii individuaalset toetust kui ka mitmesuguseid töö- ja kvalifikatsioonivõimalusi valdkondades nagu monteerimine, aed- ja maastikuarendus, majapidamine, trükkimine ja digiteerimine, laohaldus, taaskasutus või jalgrattatehnika. Tellija hooldab umbes 1.300 kvalifikatsiooniga töötajat erinevates sotsiaalsetes asutustes, mis hooldab praegu umbes 1.200 elanikku oma hooldus- ja hooldusasutustes ning umbes 1.600 inimest puudustega töökodades. Laia valiku spetsialistidega ja tiheda võrgustusega kohalike ja sotsiaalsete partneritega võimaldab tellijal vastata individuaalselt hoolitsetavate inimeste vajadustele ja tagada kohane, väärtustav toetus. Tellija "2030. aasta" strateegia on pikaajaline visioon täieliku moderniseerimise ja digiteerimise kohta sisemiste struktuuride, protsesside ja tehniliste süsteemide. Eesmärk on viia kõik ettevõtte valdkonnad tulevikuvõimelisse IT-maastikku. See strateegiline suund on aluseks jõudlus-, läbipaistvus- ja klientorientatud organisatsioonile, mis vastab jätkuvalt kasvavatele spetsiifilistele, seaduslikele ja tehnilistele nõuetele. Üks keskne ettevõte selle digitaalstrateegia raames on praegu kasutatava ERP-süsteemi asendamine. Praegu kasutatav SAP-versioon, millel põhinevad GSE ettevõtte majandusprotsessid, on lõpetatud 2027. aasta lõpuks ja on seega prioriteetne tegevuse alus. Kasutatavad moodulid FI (raamatupidamine), CO (kontroll) ja HCM (Human Capital Management / personalmajandus) on olulised funktsioonid organisatsiooni majanduslikes ja personalis. Projekti elluviimine toimub seega mitte isoleeritult, vaid on tihedalt seotud teiste strateegiliste ettevõtetega. Sellest hulgas on SAP HCM asendamine ja sellega seotud uue ja modernse personalihalduse lahenduse juurdeviimine, mis nõuab tihedat integreerimist raamatupidamisega, eriti palga- ja sotsiaalmaksuarvestuse jaoks. Üks teine prioriteetne ettevõte on dokumentihaldussüsteemi (DMS) juurdeviimine elektronilise sisenevuse arvestuse jaoks. DMS peaks edaspidi ettevõtte laiuselt välja arendama ja ettevõtte keskseks platvormiks digitaalse dokumentide haldamiseks. Eesmärk on luua ühtne, revideerimisele vastav ja meediakatkestusevaba dokumentide baas kõikidele spetsialistidele ja -süsteemidele. Süsteemi migreerimise vajadus on seega oluline nii tehnoloogiliselt kui ka ettevõtte strateegiliselt. Lisaks 2027. aasta pärast süsteemi edasisele tööle tagamisele on ootus, et ümberkorralduse käigus standardiseerida protsesse, parandada kasutajakasutavust ja parandada integraatsiooni teiste IT-komponentidega. Uue lahenduse valimine, planeerimine ja juurdeviimine on seega üks prioriteetseid võtmeprojekte tellija strateegilises üldarengus kuni 2030. aasta.

Auktsiooni eesmärk on juurde viia modernne, tulevikuvõimeline raamatupidamise ja kontrolli lahendus, mis toetab ja toetab kõiki praegu süsteemis kujutatud tuumaprotsesse. Praegune SAP-süsteem (moodulitega FI ja CO) katab põhivajadused, kuid on tootja produktistrateegia seisukohalt välja: SAP on lõpetanud kasutava versiooni toetuse alates 01.01.2028. See tähendab, et alates sellest ajast ei osutata enam regulaarseid hooldus- ja toetusteenuseid, mistõttu tekivad turvalisuse-, vastavuse- ja stabiilsusrisgid. Uus lahendus peab vastama nii raamatupidamise kui ka kontrolli nõuetele. Samal ajal peavad keskseid äriprotsesse automatiseerima, meediakatkestusevabalt kujundama ja viima kooskõlla praeguste regulatiivsete ja tehniliste nõuete. Keskseid eesmärke saab üldiselt kokku võtta järgmiselt:

1. Raamatupidamise ja kontrolli tarkvara juurdeviimine

2. Kõikide oluliste raamatupidamise ja kontrolli protsesside digitaalne toetus

3. Automatiseerimine ja standardiseerimine

4. Transpatsentsuse, andmekvaliteedi ja raportimise võimaluste tõstmine

5. Andmekaitse, andmeturvalisuse ja vast