Rootsi – Tarkvarapaketid ja infosüsteemid – Verksamhetssystem Kulturskolan

Beställaren avser upphandla ett nytt Verksamhetssystem för Kulturskolan som en SaaS (Software as a Service) tjänst. Syftet med upphandlingen är att genomföra en annonserad upphandling och teckna ett strategiskt, långsiktigt kontrakt som säkrar Kulturskolans verksamhet och bidrar till ökad kvalitet, tillgänglighet och effektivitet. Upphandlingen avser ett verksamhetssystem, Systemet utgör en strategisk och långsiktig investering med betydande insatser och kostnader för införande, utbildning och integration mot t. ex ekonomisystem och andra befintliga system. Det nya avtalet ska skapa stabila, rättssäkra och transparenta förutsättningar för leverans av tjänster med hög kvalitet. Avtalet ska även stödja Kulturskolans mål om att vara en tillgänglig och inkluderande verksamhet för barn och unga i kommunen. Genom projektet ska verksamhetens behov tydliggöras, samordnas och omsättas i ett kontrakt.

Avgränsningar

Upphandlingen är avgränsat till Kulturskolan, Kulturstrategiska enheten och Rådsparken i Huddinge kommun.

Upphandling avser ett avtal för den SaaS tjänst som efterfrågas, inte den löpande förvaltningen inom Kulturskolan, Kulturstrategiska enheten eller Rådsparken i Huddinge kommun.

Projektet omfattar inte upphandling av närliggande eller stödjande tjänster vilka redan regleras av befintliga kommunövergripande avtal.

Särskilda förutsättningar

I denna upphandling förväntas leverantören aktivt bidra till att uppfylla uppställda hållbarhetsmål samt stödja kulturskolans pedagogiska och samhälleliga uppdrag:

Verksamheten riktar sig till barn och unga, vilket ställer höga krav på säkerhet, tillgänglighet och pedagogisk anpassning.

Leveranser eller tjänster behöver fungera i flera olika lokaler (skolor, kulturlokaler, externa scener och i Rådsparken), vilket kräver flexibilitet.

Utrustning och material används ofta av många användare, vilket ställer extra höga krav på möjlighet av uppföljning av t. ex instrument och övrig utrustning

Behov av flexibla leveranser i takt med terminer, kursstarter och variationer i elevantal.

Begränsade ekonomiska ramar ställer krav på kostnadseffektivitet och livscykelperspektiv.

Verksamheten har ett uppdrag att vara inkluderande, vilket innebär krav på tillgängliga och inkluderande lösningar.

Verksamheten kan vara beroende av snabb support för att undvika avbrott i undervisningen.

Det finns ett behov av långsiktiga och stabila leverantörsrelationer snarare än kortsiktiga leveranser.