Belgia – IT-teenused: nõuande-, tarkvaraarendus-, Interneti- ja tugiteenused – 2026/EVENTMANAGEMENT

Probleemi kirjeldus ja projektieesmärgid

GO! korraldab ja toetab igal aastal märkimisväärset hulka õppuste, professionaalsuse arendamise tegevusi, õpupäevi ja muid õppimise algatusi erinevatele sihtrühmadele GO! sees ja väljaspool. Praegune rakendus kasutatakse selleks, et avaldada pakkumist, haldada registreerumisi, jälgida osalejaid, saata e-kirju, genereerida osaluste ja tunnistuste loendeid ning andmeid arveldamiseks ja raportimiseks. Rakendus kasutatakse ka pedagoogilise juhendamise teenuse ja CLB-i Püsiva Toetusteenuse tegevuste jaoks ning see on suunatud GO! asutuste töötajatele, kooliühendustele, kesksetele teenustele ja välistele osalejatele. Kokku on umbes 59 000 registreeritud osalejat ja keskmiselt umbes 20 000 registreerumist aastas. Sündmused võivad olla tasulised või tasuta. Protsessid on seetõttu nii administratiivse, rahalise, kommunikatiivse kui ka poliitilise mõjuga. Praegune rakendus on ehitatud legasüsteemile ja on seetõttu vahetamiseks. Lisaks tehnilise vananemisele on ka praegused protsessid piisavalt optimeerimata. Mitmed alaprotsessid toimuvad tänapäeval manuaalselt või paralleelsetes rakendustes. Praegune rakendus toetab ka piisavalt osalejate andmete iseseisvat hallust, poliitilist raportimist ja integraatsioone nagu üksik sisselogimine või arveldamine.

GO! soovib seetõttu implementida modernse ürituste halduse lahenduse, mis toetab täielikult protsesse õppuste ja professionaalsuse arendamise tegevuste ümber: avaldamisest pakkumisest ja registreerumisest osalemiseni, rahuloleku hindamiseni, tunnistamiseni, raportimiseni ja rahalisele töötlemisele. GO! seadab selleks järgmised juhtnööre:

• üks integreeritud lahendus õppuste, professionaalsuse arendamise tegevuste ja muude sündmuste haldamiseks;

• maksimaalne standardfunktsioonide ja standardprotsesside kasutamine;

• individuaalsete lahenduste piiramine ja paralleelse andmebaaside või korduvate protsesside vältimine;

• integreerimine olemasolevate GO! süsteemidega, kus andmed või protsessid juba haldatakse;

• kasutajakasulik toetus nii osalejatele, korraldajatele, haldajatele kui ka rahalistele ja administratiivsetele töötajatele;

• usaldusväärne kommunikatsioon, osalejate jälgimine, tunnistamine ja raportimine.

GO! eesmärgid uue ürituste halduse lahenduse implementatsioonil on:

• tagada ürituste ja õppuste halduse jätkusuutlikkus ja usaldusväärsus;

• avaldada õppuste ja professionaalsuse arendamise tegevuste pakkumist lihtsalt ja ülevaatlikult;

• lihtsustada ja parandada osalejate registreerumisprotsessi;

• korraldajatel ja haldajatel toetada tegevuste loomisel, haldamisel, jälgimisel ja hindamisel;

• osalejaregistreerimine, osalemise jälgimine, tunnistamine ja hindamine paremini integreerida;

• vähendada manuaalseid tegevusi ja korduvate registreerumisi;

• arveldamisprotsesse paremini toetada seotud rahaliste süsteemidega või, kui vajalik, efektiivse massieksporti abil;

• tugevdada andmete iseseisvat hallust, raportimist ja poliitilist informatsiooni;

• osalejatel võimalus oma ajaloo, registreerumised ja tunnistused ise vaadata;

• ligipääsupädevused ja rollid läbipaistvamalt, turvalisemalt ja funktsionaalsemalt haldada.

Et need eesmärgid saavutada, otsib GO! eelistatult tulevikukavatsuslikku standardlahendust, mis on piisavalt konfiguratsioonivõimeline ja võiks integreeruda olemasolevatele tähtsatele süsteemidele, sealhulgas GO! kontaktandmebaasi ja rahalisse süsteemi. Lahendus peab organisatsiooni tehniliselt vabastama, olema skaleeritav kasutuse ja pakkumise järgi ning saama evolutsioneeruda hoolduse, uuenduste ja lisafunktsionaalsuse kaudu. Ülesande koostisosad // vaata valikjuhendit