Belgia – IT-teenused: nõuande-, tarkvaraarendus-, Interneti- ja tugiteenused – 2026/EVENTMANAGEMENT

Probleemistluse ja projektieesmärgid

GO! korraldab ja toetab igal aastal märkimisväärse hulga õppuste, professionaalistumisaktiivsuste, õppuste päevade ja teiste haridustegevuste pakkumist erinevatele sihtrühmadele GO! sees ja väljaspool. Praegune rakendus kasutatakse selleks, et avaldada pakkumist, haldada registreerumisi, jälgida osalejaid, saata e-kirju, genereerida osaluste ja tunnistuste nimekirju ning andmeid arvestamiseks ja aruannete koostamiseks. Rakendus kasutatakse ka pedagoogilise juhendamise teenuse ja Püsiva Toetusteenuse CLB-de jaoks, ning see on suunatud GO! asutuste töötajatele, kooligruppidele, kesksetele teenustele ja välistele osalejatele. Kokku on umbes 59.000 registreeritud osalejat ja keskmiselt umbes 20.000 registreerumist aastas. Üritused võivad olla tasulised või tasuta. Protsessid on seetõttu nii administratiivse, rahalise, kommunikatiivse kui ka poliitilise mõjuga. Praegune rakendus on ehitatud vananenud platvormile ja seetõttu on see vahetamiseks. Lisaks tehnilise vananemisele on ka praegused protsessid piisavalt optimeerimata. Mitmed alaprotsessid toimuvad tänapäeval manuaalselt või paralleelsetes rakendustes. Praegune rakendus toetab ka piisavalt osalejate andmete iseseisvat hallust, poliitilist aruandlust ja integreerimist nagu single sign-on või arvestus. Seetõttu soovib GO! moderniseerida ürituste haldamise lahendust, mis toetab täielikult protsesse õppuste ja professionaalistumisaktiivsuste ümber: avaldamisest pakkumist ja registreerumisest osalemiseni, rahuldusega hindamise, tunnistamise, aruandluse ja rahalise töötlemise. GO! on selleks määratlenud järgmised juhtnööriprintsiibid:

• üks integreeritud lahendus õppuste, professionaalistumisaktiivsuste ja teiste ürituste haldamiseks rakenduse piires;

• maksimaalne kasutamine standardfunktsioonidest ja standardprotsessidest;

• individuaalsete lahenduste piiramine ja paralleelsete andmebaaside või kaheprotsesside vältimine;

• integreerimine olemasolevate GO!-süsteemidega, kus andmeid või protsesse juba haldatakse;

• kasutajavõrdne toetus nii osalejatele, korraldajatele, haldajatele kui ka rahalistele ja administratiivsetele töötajatele;

• usaldusväärne kommunikatsioon, osalejate jälgimine, tunnistamine ja aruandlus.

GO! eesmärgid uue ürituste haldamise lahenduse rakendamisel on:

• tagada ürituste ja õppuste halduse järjepidevus ja usaldusväärsus;

• avaldada õppuste ja professionaalistumisaktiivsuste pakkumist lihtsalt ja ülevaatlikult;

• osalejate registreerumisprotsessi lihtsustada ja parandada;

• korraldajatele ja haldajatele aidata aktiivsuste loomisel, haldamisel, jälgimisel ja hindamisel;

• osalejaregistreerimine, osalemise jälgimine, tunnistamine ja hindamine paremini integreerida;

• manuaalseid tegevusi ja kahekorraste registreerumisi vähendada;

• arvestusprotsesseid paremini toetada seotud rahaliste süsteemidega või, kui vaja, efektiivse massieksporti abil;

• andmete iseseisvat hallust, aruandlust ja poliitilist informatsiooni tugevdada;

• osalejatel võimaldada oma ajaloo, registreerumisi ja tunnistusi iseseisvalt vaadata;

• ligipääsuõigusi ja rolle läbipaistvamalt, turvalisemalt ja funktsioonipõhisemalt haldada.

Et need eesmärgid saavutada, otsib GO! eelistatult tulevikupärane standardlahendus, mis on piisavalt konfigureeritav ja võiks ühendada relevantsete olemasolevate süsteemidega, sealhulgas GO! kontaktandmebaasiga ja rahalise süsteemiga. Lahendus peab organisatsiooni tehniliselt vabastama, olema funktsiooni ja pakkumise järgi skaleeruv ning võima evolutsioneeruda hoolduse, uuenduste ja lisafunktsioonide kaudu.