Norja – Valokopiokoneet – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS järjestää hankkeen omistajakuntien puolesta OFA-yhteistyössä uuden kehyssopimuksen monitoimikoneiden (MFP) ja niihin liittyvien palveluiden asettamiseksi. Kunnat ovat merkittävästi ja erilaisesti tarvittu painaminen, kopiointi ja skannaus. Nykyinen koneisto koostuu vuokrattuista ja omistamistaan monitoimikoneista, joilla on erilainen ikä, kapasiteetti, toiminnallisuus ja jäljellä oleva käyttöikä. Samalla kunnat ovat erilaisia kokoisia, organisoituja ja käyttötapojen mukaan. Siksi tarvitaan joustavaa ja tulevaisuudenmukaista sopimusta, joka tukee sekä standardointia että paikallisia sovituksia. Hankkeen tavoitteena on solmia yhteinen kehyssopimus, joka antaa kunnille pääsyn ennustettavaan, kustannustehokkaaseen, turvalliseen ja vakaaseen toimintaan monitoimikoneiden kanssa. Sopimus on tarkoitus helpottaa vähitellen koneiston korvaamista ja modernisointia, samalla kun olemassa olevat järjestelmät voidaan jatkaa, kun se on sopivaa. Kunnat ovat jo ottaneet käyttöön PaperCut-järjestelmän yhteisenä järjestelmänä turvalliselle painamiselle ja painotuksen hallintaan. Hankkeeseen ei sisälly siksi uusi painohallintajärjestelmä. On perusvaatimus, että tarjottavat monitoimikoneet ovat täysin yhteensopivia PaperCutin kanssa ja ne voidaan integroida sopimuksen asianomaisen nykyiseen painotussovelluskäyttöympäristöön. Suurin osa Agderin kunnista saa ICT-palvelut alueellisesta yhteistyöstä tai yrityksistä, kun taas joillakin kunnilla on edelleen omat IT-ympäristönsä. Tämä tarkoittaa, että tilauskäsittelyt, hyväksymisprosessit, laskujen lähettäminen ja seuranta vaihtelevat yksittäisten hankkijoiden välillä. Tarjouspyytäjien on siis pystyvä käsittelemään erilaisia organisaatiomalleja sopimuksen kehyksessä. Hankkeen kautta OFA IKS haluaa rakentaa pitkäaikaisen ja kestävän toimitusmallin, joka turvaa kunnien tarpeen laadulle, turvallisuudelle, joustavuudelle ja hyvälle kokonaiskustannukselle. Hankkeen on tarkoitus edistää koneiston parempaa hallintaa, vähentää hallinnollista kuormaa, tehostaa resurssien käyttöä ja tuottaa ympäristöä koskevia hyötyjä. 2. Tehtävän kuvaus Tehtävään kuuluu monitoimikoneiden ja niihin liittyvien palveluiden toimitus kunnille ja sopimuksen mukaisille organisaatioille. Toimitus on tarkoitus kattaa tarpeen painamiselle, kopioinnille ja skannaukselle erilaisissa paikoissa ja organisaatioissa, pienistä hallinnollisista yksiköistä suurempiin ympäristöihin, joissa on korkea dokumenttivolumi ja edistyneet toiminnallisuustarpeet. Sopimus sisältää muun muassa: monitoimikoneiden vuokraus, laitteiden toimitus ja korvaaminen, asennus, konfigurointi ja kytkeminen käyttöön, palvelu ja ylläpito, tekninen tuke ja käyttäjän seuranta, jatkuvat neuvontapalvelut ja sopimuksen seuranta, raportointi ja johtamisinformaatio. Tarjouspyytäjä on tarjottava joustava toimitusmalli, joka tukee koneiston vähitellen uusimista ja turvaa vakaan toiminnan, kun uusia ja olemassa olevia järjestelmiä on käytössä samanaikaisesti. Hankkija on varannut oikeuden hankkia käyttäjäkoneiden toimittajan tai muiden tarjottamien käytettyjä monitoimikoneita, kun se on sopivaa. Pyydämme kokonaisluovutusta erityisellä painolla laadulle, palvelulle, turvallisuudelle, joustavuudelle ja elinkaaren kustannuksille. Lisävaatimukset toiminnallisuudelle, palveluille, palvelutasoille ja dokumentoinnille löytyvät tarjousasiakirjojen muista osista.