Belgia – Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät – Financiële oplossing bestaande uit een procure-to-pay-systeem en een boekhoudsysteem

Ryhmä MC-CM on Belgian terveyssektorin merkittävä toimija, joka tunnetaan monipuolisesta ja jatkuvasti kehittyvästä tietotekniikkaympäristöstä. Nykyisin tilinpidon ja hankintaprosessit perustuvat muun muassa Oracle eBS ja Adfinity (Easi) -järjestelmiin, joiden välillä ei ole integrointia, mikä johtaa käsittelemättömiin prosesseihin, virheiden riskiin ja tehottomuuteen. Tämän julkisen sopimuksen tavoitteena on modernisoida ja integraatio, jotta parannettaisiin toiminnan tehokkuutta, tietojen laatua ja rahoitus- ja hankintaprosessien automatisointitasoa. Tämän julkisen sopimuksen kohteena on järjestelmien asettaminen, toteuttaminen, konfigurointi, integrointi, tuen ja ylläpidon järjestämisen hankkeessa, joka tukee tilinpidon ja hankintaprosessien (P2P) toimintaa ryhmä MC-CM:ssä. Sopimuksen luetteloissa käytettyjä termejä "integrointi", "rajapinta" ja "välimuunnos" tulee ymmärtää seuraavasti:

• Integrointi = kehittämisen, parametrisointi ja kahden työkalun käyttöönotto MC-CM:n ekosysteemissä;

• Rajapinta = luominen (tietovirrat sisään ja ulos) kahden työkalun välillä, toisaalta ja MC-CM:n ekosysteemin muiden IT-työkalujen välillä;

• Välimuunnos = luominen yhteyksiä tilinpidon työkalun ja P2P-työkalun välillä.

Etsitään avoimia (dokumentoituja ja yleisesti käytettyjä) työkaluja, jotka integroituvat ryhmän muiden tietojärjestelmien kanssa. Ne tulee tukea tehokkaasti, turvallisesti ja automatisoidusti tilinpidon sekä hankintaprosessien ja maksujen käsittelyä, monimutkaisessa organisaatiossa, joka koostuu useista yksiköistä ja toimintayksiköistä, toimii Belgian vakuutussektorilla ja tunnetaan monipuolisesta ja jatkuvasti kehittyvästä tietotekniikkaympäristöstä. Sopimus myönnetään kahden vaiheen menetelmällä, joka koostuu:

• Valintavaiheesta, jossa ehdokkaita arvioidaan sulkemisen ja valintakriteerien perusteella;

• Tarjousten esittämisvaiheesta, johon vain valitut ehdokkaat kutsutaan esittämään tarjouksensa ja johon sopimuksen myöntäminen kuuluu.

Sopimus jaetaan kahteen osaan, jotka myönnetään erikseen, mutta jotka tulee yhteisesti ja samanaikaisesti toteuttaa sopivan ja välimuunnettavan käsittelyn prosessien (P2P ja tilinpidon) suhteen.

Osio 1 – Hankintaprosessin työkalu (P2P)

Osio 1:n kohteena on hankkeessa hankittavaa, toteutettavaa, konfiguroitua, integroitua, tuettavaa ja ylläpidettävä P2P-työkalu ryhmä MC-CM:lle. Työkalu tulee tukea koko P2P-prosessia, erityisesti:

• hankintapyynnöt ja hyväksyntäkierrot;

• tilaukset ja vastaanotto;

• toimittajien laskujen ja maksujen käsittely;

• toimittajien tilien ja luotonantajan tilinpidon (account payables) hallinta;

• kolme tekijää (tilaus – vastaanoton luettelo – lasku) vertailu.

Osio 2 – Tilinpidon työkalu

Osio 2:n kohteena on hankkeessa hankittavaa, toteutettavaa, konfiguroitua, integroitua, tuettavaa ja ylläpidettävä tilinpidon työkalu ryhmä MC-CM:lle. Työkalu tulee tukea tilinpidon prosessia, erityisesti:

• yleinen tilinpito;

• rahoitusraportointi;

• Belgian tilinpidon ja verotuksen sääntöjen noudattaminen.

Tarjousten esittäminen osioittain

Tarjouksia voidaan esittää:

• vain osio 1:lle;

• vain osio 2:lle;

• molemmille osioille (yksi tarjous osio kohden).

Jokainen osio arvioidaan ja myönnetään erikseen.