Puola – Matkatoimistopalvelut ja vastaavat palvelut – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Kohde on palvelutarjouksen kohde on hotellipalveluiden (majapaikkojen) varaaminen, myynti ja huoltaminen Instituutti Adam Mickiewiczin tarpeisiin. 1. Tarjouksen kohde 1. Hotellikohteiden tarjousten etsintä. 2. Hotellipalveluiden (majapaikkojen) varaaminen Puolassa ja ulkomailla. 3. Palvelu toteutetaan 36 kuukauden ajaksi sopimuksen allekirjoittamisesta tai enimmäisarvon saamiseen. 4. Hotellipalveluiden myyntiin välittäminen, mukaan lukien maksujen suorittaminen. 5. Varausten peruuttaminen ja muuttaminen sekä palautusten hoitaminen. 6. Varausten yksityiskohtaiset tiedot lähetetään Tilauskohteelle, mukaan lukien: check-in, check-out, ruokailu, city tax sekä muut maksuja. 7. Tilauskohteen edustaminen hotellipalveluihin liittyvissä valitusasioissa. 8. 24/7 -palvelun tarjoaminen, myös viikonloppuisin. 9. Saatavilla olevan tarjouksen jatkuva päivittäminen. 10. Tilauskohteen etujen hoitaminen, erityisesti tapahtumista, jotka voivat vaikuttaa sopimuksen toteutukseen. 11. Suorittaja tarjoaa asiakaspalvelupisteen Puolassa (pääkonttori tai toimisto), joka on toiminnassa vähintään 5 päivää viikossa (ma-pe) kello 8:00-18:00 ja 24/7 -infopalvelun, joka mahdollistaa varauksen ja muutoksen toteuttamisen työaikojen ulkopuolella. 12. Tilauskohteen asiakaspalvelija sekä vähintään kolme henkilöä, jotka ovat varattuja Tilauskohteen palvelukseen. 13. Online-varausjärjestelmän tarjoaminen, joka mahdollistaa varauksen ja muutoksen toteuttamisen Tilauskohteen valtuuttamien työntekijöiden kautta. Järjestelmä on: • toimiva pääselainten nykyisissä versioissa, • sisältää kaiken saatavilla olevan hotellitarjouksen, • sisältää suodattimet (min. standardi, hinta, sijainti, ruokailu, internet), • mahdollistaa etsintä kartalla, • mahdollistaa voucherien (PL ja EN) generoinnin, • mahdollistaa varauksen muutoshistorian (audit trail), • mahdollistaa varauksen ja muutoshistorian tiedostojen (PDF/XLSX) viedon. 14. Järjestelmä on mahdollistaa pääsy Tilauskohteen erikoishintaan ja perumisehtoihin. 15. Järjestelmä on mahdollistaa raporttien generointi (henkilömäärä, liikevaihto, yksityiskohtaiset tiedot hotellin, asiakkaan ja ajanjakson mukaan). 2. Tärkeitä tietoja 1. Arvioitu varausmäärä: noin 12 600, joista: • 8 000 ulkomailla • 4 600 kotimaassa 2. Tilauskohteen käytettävissä: 1-, 2-, 3-henkiset huoneet 2–5 tähden standardissa. 3. Varatut palvelut tulee täyttää kansainväliset laatu- ja turvallisuusstandardit. 4. Maantieteellinen alue: Puola sekä ulkomaat, erityisesti EU, Iso-Britannia, USA, Kiina, Japani, Etelä-Korea, skandinaaviset maat. 5. Varaukset kulttuurilaitosten edustajille – vaaditaan korkea palvelutaso. 6. Määrien on arvioitu ja ne voivat muuttua sopimuksen arvon sisällä. 7. Suorittaja tarjoaa tuen, jos palvelun toteuttamisessa on ongelmia. 3. Varausmenettely 1. Tilauskohde lähettää sähköpostilla kyselyn. 2. Määrittää vaatimukset (sijainti, budjetti, suositut). 3. Suorittaja esittää vähintään 3 saatavilla olevaa ehdotusta, jotka täyttävät vaatimukset (jos saatavilla). 4. Vastausaika: enintään 1 tuntia kyselyn vastaanottamisesta (toimintatunneilla; niiden ulkopuolella SLA 24/7 mukaan). Tarjous sisältää: • hotellin tiedot, mukaan lukien osoite ja kategoria • huoneen tyyppi (sgl, dbl, twin, trpl, savuajalle / savuttomalle) • tiedot siitä, onko huoneen hintaan sisällytetty aamiainen • tiedot siitä, onko huoneen hintaan sisällytetty internetin käyttö • peruuttamisehdot • etäisyys Tilauskohteen määrittämästä sijainnista. • hinta PLN – vain Puolan hotellipaikkojen varauksissa, • ulkomaiden varauksissa hinta sopivissa valuutoissa, kuten Perhe- ja sosiaalipolitiikan ministeriön asetuksessa 25.10.2022, hotellipaikkojen varauksissa, jotka muuttavat asetusta. 5. Tilauskohteen valinta tapahtuu sähköpostitse tai puhelimitse (sähköpostitse vahvistettu). 6. Suorittaja varaa välittömästi hyväksynnän jälkeen. 7. Suorittaja ilmoittaa kaikista varauksen muutoksista. 8. Suorittaja tarjoaa Tilauskohteen vaatimukset täyttävän taloudellisesti edullisimman vaihtoehdon. 9. Jos ei ole 3 tarjousta – Suorittaja esittää perustelun ja vähemmän ehdotuksia. 10. Jos ei ole sopivia tarjouksia – sallitaan vaihtoehtoja (toinen standardi/sijainti) Tilauskohteen hyväksynnän jälkeen