Norja – Valokopiokoneet – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS järjestää tämä hankkeen omistajakuntien puolesta OFA-yhteistyössä, jotta saadaan uudeksi toimintayhteisösopimus monitoimikoneille (MFP) ja niihin liittyvistä palveluista. Kunnat tarvitsevat merkittävästi ja vaihtelevasti tulostamista, kopioimista ja skannausta. Nykyinen koneisto koostuu vuokrattuista ja omistamistaan monitoimikoneista, joilla on vaihtelevia ikää, kapasiteettia, toiminnallisuutta ja jäljellä olevaa käyttöikää. Samalla kunnat ovat eri kokoisia, organisoituja ja käyttäytymismalleja. Siksi tarvitaan joustava ja tulevaisuudenmukainen sopimus, joka tukee sekä standardointia että paikallisia sovelluksia. Hankkeen tavoitteena on luoda yhteinen toimintayhteisösopimus, joka antaa kunnille pääsyn ennustettavaan, kustannustehokkaaseen, turvalliseen ja vakaaseen toimintaan monitoimikoneiden kanssa. Sopimus on tarkoitus helpottaa koneiston vähittäistä korvausta ja modernisointia samalla kun nykyiset järjestelmät voidaan jatkaa, kun se on sopivaa. Kunnat ovat jo ottaneet käyttöön PaperCutin yhteisen järjestelmän turvalliseen tulostamiseen ja tulostusten hallintaan. Hankkeeseen ei siten kuulu uusi tulostushallintajärjestelmä. Perusvaatimus on, että tarjottavat monitoimikoneet ovat täysin yhteensopivia PaperCutin kanssa ja niitä voidaan integroida ilman ongelmia hankkijan nykyiseen tulostusympäristöön. Useimmissa Agderin kunnissa ICT-palvelut toimitetaan kuntainvälisen yhteistyön tai yritysten kautta, kun taas joillakin kunnilla on edelleen omat IT-ympäristönsä. Tämä tarkoittaa, että tilausmenettelyt, hyväksymisprosessit, laskujenlaskenta ja seuranta vaihtelevat yksittäisten hankkijoiden välillä. Tarjouspyytäjien on siis pystyttävä käsittelemään eri organisaatiomalleja sopimuksen puitteissa. Hankkeen kautta OFA IKS haluaa luoda pitkäaikaisen ja kestävän toimitusmallin, joka turvaa kunnien tarpeen laatuun, turvallisuuteen, joustavuuteen ja hyvään kokonaiskustannustehokkuuteen. Hankkeen on tarkoitus edistää koneiston parempaa hallintaa, vähentää hallinnollista kuormaa, tehokkaamman resurssien käytön ja merkittävää ympäristövoittoa. 2. Tehtävän kuvaus Tehtävään kuuluu monitoimikoneiden ja niihin liittyvien palveluiden toimitus kunnille ja toimintayhteisösopimukseen kuuluville yksiköille. Toimitus on tarkoitus kattaa tarpeen tulostamiseen, kopioimiseen ja skannaukseen eri tyyppeisillä paikoilla ja organisaatioissa, pienistä hallinnollisista yksiköistä suurempiin ympäristöihin, joissa on suuri asiakirjojen määrä ja edistyneet toiminnallisuustarpeet. Sopimukseen kuuluu muun muassa: monitoimikoneiden vuokraus, laitteiden toimitus ja korvaaminen, asennus, konfigurointi ja käynnistys, palvelu ja huolto, tekninen tuke ja käyttäjäseuranta, jatkuvat neuvonta- ja sopimusseuranta-palvelut, raportointi ja hallintatieto. Tarjouspyytäjä on tarjottava joustava toimitusmalli, joka tukee koneiston vähittäistä uusimista ja varmistaa vakaan toiminnan, kun uusi ja vanha järjestelmä on käytössä. Hankkija pitää oikeutta hankkia käytettyjä monitoimikoneita tarjouspyytäjältä tai muilta, kun se on sopivaa. Pyydämme kokonaistoimitusta erityisesti laadun, palvelun, turvallisuuden, joustavuuden ja elinkaaren kustannusten painottamisen. Lisävaatimukset toiminnallisuudesta, palveluista, palvelutasoista ja dokumentaatiosta löytyvät tarjousdokumentaation muista osista.