Alankomaat – Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki – Vervanging Document Management Systeem (DMS)

Amsterdamin yliopisto (UvA) ja Amsterdamin ammattikorkeakoulu (HvA) aikovat hankkia yhteisesti uuden Dokumenttihallintajärjestelmän (DMS) korvaamaan nykyisen DMS:n. Hankkeen tarkoituksena on sopimus toivottavasta tulevaisuudenkestävästä, turvallisesta ja käyttäjäystävällisestä DMS-ratkaisusta, joka tukee UvA:n ja HvA:n kestävän hallinnan, saatavuuden ja arkistointi digitaalisten dokumenttien ja asiakirjojen. Tilaus sisältää muun muassa DMS-ratkaisun toimituksen, asennuksen ja konfiguroinnin, nykyisten dokumenttien, metadatan ja asiakirjojen siirtämisen, integroinnin nykyiseen IT-ympäristöön, koulutukset ja taitojen siirtymisen, hallinnan, ylläpidon, tuen ja kehittämisen. Tarjottava ratkaisu tulee soveltua UvA:n ja HvA:n nykyiseen tietopalveluun ja tarjota tukea muun muassa dokumentin- ja asiakirjojen hallintaan, metadataan, työvuoroihin, valtuuksiin, säilytysaikoihin, arkistointiin, tuhoamiseen, hakuun, audit-trail ja integrointiin nykyiseen Microsoft 365-ympäristöön. Arviointiin otetaan huomioon muun muassa tarjotun ratkaisun ja palvelun laatu, implementointi- ja siirtämisstrategia, tulevaisuudenkestävyys, turvallisuus ja sääntely sekä käyttäjäkokemus, adoptiivisuus ja itsenäisyys. Hinta muodostaa myös arviointiin osan. Hankintamenettelyyn kuuluu pakolliset demonstraatiot, joissa osallistujat esittävät tarjottavan ratkaisun erilaisissa käytännön tilanteissa. Tilaus myönnetään osallistujalle, joka tarjoaa taloudellisesti eniten edullisen tarjouksen parhaan hinta-laatusuhteella (BPKV).