Sveitsi – Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

**Tila**

Henkilöstön sijoittamisen suunnittelu on nykyisin usein ristiriidassa yrityksen vaatimusten, henkilökunnan yksilöllisten tarpeiden (työ-elämän tasapaino) ja muuttuvan työkulttuurin välillä. Kehitykset kuten New Work, ammattienvälinen yhteistyö ja vahvempi henkilöstön osallistuminen palvelusuunnitteluun ovat tärkeitensä kasvattaneet ja asettavat uusia vaatimuksia suunnitteluun. Läpinäkyvä, tasapainoinen ja automatisoitu henkilöstön sijoittamisen suunnittelu edistää ei vain henkilökunnan tyytymystä, vaan myös parantaa palveluiden laatua. Kaikki tämä vahvistaa samalla työnantajan vetovoimaa ja sitoutumista, erityisesti hoitavan henkilökunnan keskuudessa. Näiden trendien vaatimat suunnitteluympäristö yhdistää tehokkuuden ja osallistumisen, optimoi resurssit ja tukee konsistenttiä, henkilöstökeskeistä suunnittelukulttuuria. Nykyinen henkilöstön sijoittamisen suunnittelu (PEP) sekä nykyinen Polypoint PEP-ratkaisun toteutus eivät tue tarvittavia organisaatiollisia ja teknisiä muutoksia. Polypoint käytetään myös aikatalouden alueella. Tämän taustalla PEP4US-projektilla luodaan uusi, käyttäjäkeskeinen ja tulevaisuudenkestävä ratkaisu, joka integroi tekniset, organisaatiolliset ja kulttuuriset ulottuvuudet sekä henkilöstön sijoittamisen suunnittelu että aikatalouden. Tavoitteena on vahvistaa henkilöstön sijoittamisen suunnittelua strategisena elementtinä yrityksen kehityksessä ja tehdä merkittävä panos strategisten toimenpiteiden «New Work ydinliiketoiminnassa» sekä «Strateginen resurssienhallinta» toteuttamiseen. Projektin on lisäksi tiiviisti yhteydessä HOCH:n strategisiin digitointi painopisteisiin, jotta synergiat voidaan hyödyntää, prosessitehokkuutta edistää ydinliiketoiminnassa ja muuttaa kokonaisuutta.

Tarkempi kuvaus nykytilanteesta on Lastenheft LH01, luku 2. Hankintakilpailulla on tarkoitus löytää HOCH Health Ostschweizin sekä DIT IT-osaston muiden asiakkaiden nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin parhaiten sopiva tuote sekä luotettava ja kokemusrikas partneri uuden ratkaisun toteuttamiseen ja huoltamiseen.

**Tavoitekuva**

Hankintakohde käsittää keskitetyn, integroidun, suorituskykyisen sekä organisaatiollisesti ja teknologisesti tulevaisuudenkestävän ratkaisun henkilöstön sijoittamisen suunnitteluun ja aikatalouteen HOCH Health Ostschweizille ja sen tytäryhtiöille (n. 9 700 työntekijää, useita palkkalajeja ja työaikamalleja sekä lukuisia suunnittelulehtiä ja palveluja). Ratkaisun tulee mahdollistaa organisaatiot ylittävä, standardoitu ja automatisoitu henkilöstön sijoittamisen suunnittelu osallistumisella. Nykyiset saarilaitteistot, joilla on toiminnot, korvataan, ja nykyinen rajapintojen ja integrointien ympäristö säilyy. Henkilöstön sijoittamisen suunnittelu, osallistuminen, koulutukset/taitot

Suunnittelu tulee tulevaisuudessa tapahtua järjestelmäohjatusti ja suurimmaksi osaksi automatisoituna. Ratkaisun tulee generoida palvelusuunnitelmat, ottaa huomioon saatavuudet, koulutukset ja lainsäädännölliset vaatimukset sekä erityisesti tukea tehokkaasti vaihtotyösuunnittelua. Yhteinen datapohja ja konsistentti suunnittelulogiikka kaikissa organisaatioyksiköissä on varmistettava. Henkilökunta voi kertaa ja nähdä saatavuutensa, palvelusuhteensa ja poissaolonsa intuitiivisilla, roolipohjaisilla käyttöliittymillä. Automatisoidut palvelusuunnitelmat tulee ottaa huomioon tarpeet, koulutukset ja yrityksen vaatimukset. Tämän ansiosta manuaalinen työ vähenee, suunnitteluprosessit standardoituvat sekä läpinäkyvyys, reiluus ja työnantajan vetovoima vahvistuvat. Ratkaisun tulee mahdollistaa läpinäkyvät ja reilut suunnitteluprosessit. Henkilökunta voi seurata, miten palvelut syntyvät ja miten toiveet sekä rakennevaatimukset otetaan huomioon. Lisäksi ratkaisun tulee tukea harmonisoituja suunnitteluprosesseja standardoidulla koulutusten, kokemusten ja palvelusuhteiden kertauksella. Tämä luo perustan tarpeenmukaiseen, reiluun ja läpinäkyvään henkilöstön sijoittamisen suunnitteluun.

**Vaihtotyö- ja -poolin hallinta**

Ratkaisun tulee tukea sairaalanlaajuista vaihtotyö- ja poolin hallintaa ja ohjata tehtävät, koulutukset sekä resurssit paikan ja ammattialan ylitse. Nykyisten suunnittelutyökalujen toiminnot tulee integroida ja suunnittelu, viestintä sekä ohjaus yhdistää yhteen ratkaisuun.

**IKM, Integroitu kapasiteettihallinta**

IKM-yhteensopivuus luo perustan datapohjaiselle sovitteluun tarpeiden ja henkilöstön sijoittamisen suunnittelun välillä. Ratkaisun tulee mahdollistaa IKM:n tarve- ja henkilöstön sijoittamisen suunnittelun aktiivinen käyttö ja tukea henkilöstömoduulia IKM:ssä.

**Aikatalous, aikakirjanpito**

Aikatalouden tehtävät, mukaan lukien lainsäädännölliset vaatimukset ja muut sääntökokoelmat, tulee täysin tukea. A