Malta – Tapahtumapalvelut – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA:n tarkoitus on myöntää kunkin Lotin (Tarjouksen) kohdalla enintään kolme (3) kaskadissa myönnettyä palvelusopimusta korkealaatuisten Tapahtuman Järjestämispalveluiden ja niihin liittyvien matkustus- ja logistiikkapalveluiden tarjoamiseksi, jotka tarvitaan Agenssin hallinnollisten ja toiminnallisten kokousten ja tapahtumien järjestämiseen ja toteuttamiseen. Rahoitus sopimukset tukevat Moldovaan (Lot 1), Ukrainaan (Lot 2) ja Länsi-Balkanille (Lot 3) järjestettäviä tapahtumia, kuten edelleen kuvataan Teknisissä määritelmissä. Rahoitus sopimusten kautta tarjottavat palvelut riippuvat jokaisen tapahtuman erityisistä vaatimuksista, kuten Agenssi määrittää. Ne voivat sisältää, mutta eivät rajoitu vain seuraaviin: • Konferenssipaikan vuokraus; • Ääni- ja kuvan (AV) sekä tulkkauslaitteiden tarjoaminen; • Ravintolapalvelut; • Kolmannen osapuolen palveluntarjoajien koordinointi ja paikalla olevien logistiikkapalveluiden hallinta; • Tapahtuman merkintöjen valmistelu ja tarvittavien tukevan dokumentaation ja laskujen lähettäminen; • AV- ja tulkkauslaitteiden vuokraus Agenssin, osapuolten tai muiden kolmannen osapuolen tarjoamille paikalle; • Lounaita, illallisia ja muita ravintolajärjestelyjä; • Sopivan majapaikan varaus Agenssin vaatimusten mukaisesti; • Kuljetuspalveluiden järjestäminen, tarjoaminen ja valvominen; • Tapahtuman apupalveluiden tarjoaminen ennen, aikana ja jälkeen tapahtuman; • Turvallisuus- ja lääketieteellisten palveluiden koordinointi ja tarjoaminen, jos tarvitaan; • Matkustus-, majapaikka- ja/tai elatuskorvauksien käsittely ja maksu tapahtuman osallistujille, mukaan lukien tarvittavien tukevan dokumentaation kerääminen, Agenssin ohjeiden mukaisesti. Ukrainaan järjestettävät tapahtumat järjestetään vain, jos vallitseva turvallisuustilanne sallii Agenssille järjestää henkilökohtaisia tapahtumia, Agenssin turvallisuusarvioinnin ja kaikkien soveltuvien turvallisuusrajoitusten jälkeen.