Tanska – Siivous- ja puhdistuspalvelut – Udbud af Soft Facility Management

Nykyyinen hankinta koskee Soft Facility Management (FM) -hankintaa Danmarks Fængslerille (entinen Kriminalforsorgen) (tästä eteenpäin Tilausantaja) Styrelsen for Danmarks Fængslerin kautta. Hankinta toteutetaan hankintalain II luvun mukaisena hankintana, mikä tarkoittaa, että jokainen taloudellinen toimija voi hakea präkvalifiointia, mutta vain präkvalifioidut hakemukset voivat tehdä tarjouksen. Hankinta käsittää neljä palvelualuetta:

1. Siivous

2. Sisäpalvelut

3. Jätteenkäsittely

4. Ajoneuvopalvelut

Jokainen palvelualue sisältää useita palveluita ja osapalveluita. Siivous sisältää muun muassa siivoamisen ja ikkunoiden puhdistamisen ja on huomattavasti suurin palvelualue sopimuksessa. Lisätietoja on hankintamateriaalissa, mukaan lukien kuvaus muista palvelualueista sekä tarkemmat tiedot määrästä ja palvelukysymyksistä. Danmarks Fængsler kuuluu Justitsministerietiin ja koostuu Styrelsen for Danmarks Fængsleristä ja kahdesta vankilapiiristä. Danmarks Fængsler hoitaa maan vankiloita ja pidätyslaitoksia, valvoo tuomittuja, työskentelee rikosten ehkäisemiseksi ja luo yhteiskunnan turvallisuutta yhdessä muiden oikeusjärjestelmän viranomaisten kanssa. Danmarks Fængsler vastaa muun muassa suljetuista vankiloista, avoimista vankiloista, pidätyslaitoksista, eristysvankiloista, jalankäytäväosastoista, valvontakonttoreista, nuorison rikosoikeuspalveluista, kuljetusyksiköistä, poistumiskeskuksista, ulkomaalaisinstituutista, organisaation omista kouluista ja Grönlannin laitoksista. Organisaatio on läsnä Tanskassa, Grönlannissa ja Färsaarilla. Nykyinen hankinta koskee Tilausantajan paikkoja Tanskassa ja noin 100 paikkaa Tanskassa erilaisissa koossa jaettuna noin 100 000 puhdistettua m², jotka sijaitsevat maantieteellisesti koko maassa. Färsaarten ja Grönlannin paikat eivät siis ole hankinnan piiriin. Ei kaikkia palveluita ja osapalveluita suoritetaan kaikilla paikoilla; tämä riippuu muun muassa paikan luonteesta (tyyppi), koosta ja siitä, tukeeko paikka asiakkaiden työllistäminen. Sopimuksen toiminnan odotetaan alkavan 1. syyskuuta 2027, ja hankinnan arvellaan olevan noin 325-400 miljoonaa Tanskan kruunua neljän palvelualueen sisällä. Arvioitu arvo on arvio sopimuksen kokonaiskustannuksista sopimuksen kokonaiskestoa varten, mukaan lukien mahdolliset jatkoajan ajat. Arvio perustuu historialliseen kulutukseen. Sopimuksen summaan on myös sisällytetty paikkojen suora maksu toimittajalle bestillingsydelser ja tilbudsydelser muodossa. Tilausantaja katsoo, että sopimuksen aikana on suoritettava rangaistuslaki, joka tulee toteuttamaan FM-sopimuksen aikana. Rangaistuslaki aiheuttaa muun muassa ylimääräisen määrän univormu- ja siviilihenkilöitä sekä noin 2 000 uutta vankipaikkaa seuraavien 10 vuoden aikana. Tilausantaja haluaa varmistaa, että toimitukset voidaan jatkuvasti sovittaa paikkojen konkreettisiin tarpeisiin ja on siksi suuri paino, että sopimus on skaalautuva ja joustava, joka esimerkiksi voi sisältää uudisrakentamisen ja muutamisen. Lisäksi Tilausantaja haluaa, että toimittaja ottaisi aloitteen parantaa ja tehostaa palvelualueita ja sopimuksen yli, missä se on järkevä. Tehtävän ratkaisu on jatkuvasti tuettava digitaalisesti, jotta liiketoimintaprosessit optimoituvat ja varmistetaan hyvä asiakaspalvelu. Tilausantaja tarjoaa Dalux FM -palveluportaalin sopimuksen järjestelmätuen. Tilausantaja arvioi, että yrityksen siirtolaki sovelletaan 1) siirtämisessä palvelusta nykyiseltä toimittajalta uuteen toimittajaan sekä 2) ulkoistamisen tehtävissä, jotka Tilausantaja on aiemmin hoitanut itse. Tilausantaja odottaa, että yrityksen siirto voi sisältää 1) 118 palkansaajaa nykyiseltä toimittajalta ja 2) 8-15 palkansaajaa Tilausantajalta. Hankinta toteutetaan hankintana, jossa 3-5 hakemusta präkvalifioidaan ja odotetaan yhden neuvottelukierroksen. Paitsi jos Tilausantaja päättää myöntää tehtävän alkutilauksen perusteella, suoritetaan neuvotteluprosessi, jossa tarjousantajat kutsutaan paralleleihin neuvottelukokouksiin, jotka dokumentoidaan hankintaehtojen mukaisesti. Hankintamateriaalista löytyy tarjousten toimitusajat. Neuvottelukokoukset pidetään viikolla 39-41 Styrelsen for Danmarks Fængslerillä osoitteessa Strandgade 100, 1401 København K. Neuvottelukokoukset on tarkoitus järjestää ajalle 9-15. Neuvottelukokousten tarkoituksena on antaa tarjousantajille mahdollisuus esitellä kokonaisuutena tarjouksensa sekä varmistaa, että tarjousantajat ovat tietoisia siitä, missä heidän tarjouksensa voidaan parantaa. Tilausant