Norja – Sisäiset tilintarkastuspalvelut – Internal audit services (new notice)

1. Sopimuksen tarkoitus ja kesto

1.1 Sopimuksen tarkoitus

Sopimus takaa NTNU:n pääsyn riippumattomiin, objektiivisiin ja riskipohjaisiin sisäisenä auditorointipalveluihin, jotka ovat korkealaatuisia ja ammattitaitoisia. Sisäisenä auditorointi on tarkoitus vahvistaa NTNU:n suorituskykyä, riskinhallintaa ja sisäistä valvontaa sekä antaa hallitukselle riippumattoman pohjan arviointiin ja seurantaan. Sopimus edistää jatkuvuutta, hyvää liiketoimintaymmärrystä ja pitkän aikavälin yhteistyötä, samalla kun auditorointityö on sovitettavissa NTNU:n riskikuvaan, liiketoimintaan ja prioriteetteihin.

2. Palvelun sisältö

2.1 Yleistä

Tarjoushakeija tarjoaa kokonaisvaltaisen sisäisenä auditorointipalvelun, joka sisältää:

Vuotuisen riskipohjaisen auditorointisuunnitelman valmistelun.

Sisäistenä auditorointien toteuttamisen hyväksyttyjen auditorointisuunnitelmien mukaisesti.

Auditorointitulosten, löydösten ja suositusten raportoinnin.

Toimenpiteiden seurannan suoritettujen auditorointien jälkeen.

Neuvontapalvelut suorituskyvyn, riskinhallinnan ja sisäisenä valvonnan suhteen, sisäisenä auditorointin riippumattomuuden rajoissa.

Jatkuvan dialogin NTNU:n johtajan ja organisaation osapuolten kanssa.

Raportoinnin hallitukselle ja muille sopiville päätöksentekoelimille.

Tarjoushakeijat suorittavat tehtävät huolellisesti, objektiivisesti ja laadukkaasti, Global Standards for Internal Audit (GIAS) -standardien mukaisesti, jotka on määritellyt The Institute of Internal Auditors, sen milloin tahansa voimassa olevan version mukaan, ja NTNU:n ohjeet sisäisistä auditoroinneista. Jos tehtävää ei voida suorittaa GIAS:n mukaisesti, tarjoushakeija ilmoittaa siitä raportissa, mitkä standardit eivät ole noudatettu, syy ja seuraukset havainnoille ja päätelmille.

Erityis auditorointi tai tutkimukset ovat mahdollisia, jos tarve ei ole mukana vuosittaisessa auditorointisuunnitelmassa.

2.2 NTNU:n ohjeet

Ohjeet on liitetty. Ohjeiden versio, joka on voimassa sopimuksen allekirjoittamisen aikaan, on päivätty 29. huhtikuuta 2018. Lokakuu 2020. NTNU voi päivittää ohjeita sopimuksen kestoajan aikana. Muutokset, jotka eivät merkittävästi vaikuta tarjoushakeijan velvoitteisiin, on noudatettava sopimuksen mukaisessa korvaustasossa.

2.3 Vuotinen riskiarviointi ja auditorointisuunnitelma

Tarjoushakeijat suorittavat vuosittain yleisen riskiarvioinnin NTNU:n toiminnasta ja valmistavat perustellun ehdotuksen auditorointisuunnitelmasta ja tunnin budjetista tulevina vuosina. Riskiarviointi perustuu ymmärrystä NTNU:n yhteiskunnallisesta tehtävästä, organisaatiosta, strategisista tavoitteista ja rakenneoloista. Tarjoushakeijat saavat ja arvioivat tärkeitä tietoja i.a. hallitukselta, yliopiston johtajalta, riskiarvioinnista, aikaisemmista auditoroinneista ja muista sopivista lähteistä. Tarjoushakeija perustelee prioriteetit. On selkeää, mitkä riskit auditorointi on tarkoitus korostaa, ja mitkä merkittävät riskit eivät ole priorisoitu ja miksi. Auditorointisuunnitelma käsitellään ja hyväksytään NTNU:n hallituksen puheenjohtajalla mukaisesti nykyisen hallintamallin mukaisesti.

2.4 Auditorointien toteuttaminen

Jokainen auditorointi on suunniteltava ja suoritettava hyväksyttyjen auditorointisuunnitelmien mukaisesti. Jokaisen auditorointin jälkeen tarjoushakeija valmistaa raportin, joka on selkeä ja sopiva päätöksentekoon. Löydöt ja suositukset ovat priorisoitu materiaalisuuden ja riskin mukaan. Päättäjä saa jatkuvasti auditorointiraportteja yksittäisistä auditoroinneista. Auditorointitoimintojen tulokset raportoidaan hallitukselle puolen vuoden välein. Vaaralliset olotilat raportoidaan ensimmäisessä mahdollisessa hallituksen kokouksessa. Puolivuosiraportit mainitsevat suoritettuja auditorointeja, merkittäviä löydöksiä, toimenpiteiden seurannan tilannetta ja mahdollisia kokonaiskehityksiä.

2.5 Seuranta ja neuvonta

Neuvontapalvelut on suoritettava siten, että sisäisenä auditorointin riippumattomuus on turvattu. Tarjoushakeijat eivät ottaisi NTNU:n johtavaksi vastuulle tai päätöksentekoon.