Norja – Valokopiokoneet – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS järjestää tämä hankinnan omistajakuntien puolesta OFA-yhteistyössä, jotta saadaan uusi kehysopimus monitoimikoneille (MFP) ja niihin liittyvistä palveluista. Kunnilla on merkittävä ja vaihteleva tarve tulostamiseen, kopiointiin ja skannaukseen. Nykyinen koneisto koostuu vuokrattuista ja omistamistaan monitoimikoneista, joilla on vaihteleva ikä, kapasiteetti, toiminnallisuus ja jäljellä oleva käyttöikä. Samalla kunnien kokoon, organisaatioon ja käyttötapoihin on vaihtelua. Siksi tarvitaan joustavaa ja tulevaisuuteen suuntautunutta sopimusta, joka tukee sekä standardoinnin että paikallisten sovellusten. Hankinnan tarkoituksena on saada yhteinen kehysopimus, joka antaa kunnille pääsyn ennustettavaan, kustannustehokkaaseen, turvalliseen ja vakaaseen monitoimikoneiden toimintaan. Sopimus on tarkoitettu helpottamaan koneiston vaihtamista ja modernisointia ja samalla mahdollistamaan nykyisten järjestelmien jatkamisen, kun se on sopiva. Kunnat ovat jo ottaneet PaperCutin yhteiseksi järjestelmäksi turvalliselle tulostamiselle ja tulostusyhteisöjen hallintaan. Hankintaan ei siis sisälly uusi tulostushallintajärjestelmä. Se on perusvaatimus, että tarjottavat monitoimikoneet ovat täysin yhteensopivia PaperCutin kanssa ja voidaan integroida sopimuksen toteuttavan viranomaisen nykyiseen tulostusympäristöön. Monen Agderin kunnan tietoliikennepalvelut toimitetaan kunnallisten yhteistyöjärjestöjen tai yritysten kautta, kun taas joillakin kunnilla on edelleen omat tietojärjestelmänsä. Tämä tarkoittaa, että tilauskäytännöt, hyväksymisprosessit, laskujenlasku ja seuranta vaihtelevat yksittäisten sopimuksen toteuttavien viranomaisten välillä. Tarjouksissa on, siten, pystyttävä käsittelemään erilaisia organisaatiomalleja kehysopimuksen puitteissa. Hankinnan kautta OFA IKS haluaa saada pitkäaikaisen ja kestävän toimitusmallin, joka turvaa kunnien tarpeen laadulle, turvallisuudelle, joustavuudelle ja hyvälle kokonaiskustannukselle. Hankinta on tarkoitettu parantamaan koneiston hallintaa, vähentämään hallinnollista kuormaa, tehokkaaseen resurssien käyttöön ja merkittäviin ympäristövoittoihin. 2. Tehtävän kuvaus Tehtävään kuuluu monitoimikoneiden ja niihin liittyvien palveluiden toimitus kunnille ja kehysopimuksen mukaisille yhteisöille. Toimitukset on tarkoitettu kattamaan tulostus-, kopiointi- ja skannausvaatimukset erilaisissa paikoissa ja organisaatioissa, pienistä hallinnollisista yksiköistä suuriin ympäristöihin, joilla on suuri dokumenttivolymi ja edistyneet toiminnallisuustarpeet. Sopimukseen kuuluu muun muassa: monitoimikoneiden vuokraus, laitteiden toimitus ja korvaaminen, asennus, konfigurointi ja käyttöönottaminen, palvelu ja ylläpito, tekninen tuki ja käyttäjien seuranta, jatkuvat neuvontapalvelut ja sopimuksen seuranta, raportointi ja hallintatieto. Tarjouksessa on tarjottava joustava toimitusmalli, joka tukee koneiston vaihtamista ja varmistaa vakaan toiminnan, kun uusien ja vanhojen järjestelmien on toimittava rinnakkain. Sopimuksen toteuttava viranomainen pitää oikeuden hankkia käytettyjä monitoimikoneita tarjoajalta tai toiselta, kun se on sopiva. Pyydämme kokonaistoimitusta erityisesti painottaen laatua, palvelua, turvallisuutta, joustavuutta ja elinkaarikustannuksia. Lisätarpeet toiminnallisuudelle, palveluille, palvelutasoille ja dokumentoinnille on hankintakirjallisuuden muissa osissa.