Belgia – Ateriapalvelut – Raamovereenkomst externe cateringpartners voor evenementen en maatwerkopdrachten VIVES overkoepelend

Tämän palvelun kohde: Yleissopimus ulkoisista catering-partnereista tapahtumille ja "High-end" -määritelmätilauksille VIVES Etelä ja VIVES Pohjoinen, jotka yhdessä. Selitys: VIVES Etelä ja VIVES Pohjoinen järjestävät vuosittain laajan valikoiman tapahtumia ja "High-end" -määritelmätilauksia sekä Pohjois- että Etelä-kampuksilla, jotka sijaitsevat Länsi-Flanderin maakunnassa. Nämä toimet ovat osa korkeakoulun akateemista ja yhteiskunnallista toimintaa, ja ne vaativat ammattimaista, laadukasta ja luotettavaa catering-tukea. Tilauksen vaiheet: 1. vaihe – Valinta Tämän dokumentin kohde on tilauksen ensimmäinen vaihe, tarkemmin sanottuna valintavaihe, kahden vaiheen sijoitusmenettelyssä. Tässä ensimmäisessä vaiheessa pyydetään vain "Hakemus osallistumisesta", joka täydennetään tarvittavilla liitteillä, joilla ehdokas osoittaa kiinnostuksensa tilaukseen, kirjoittaa tahtonsa osallistua valintaan (artikkeli 2, 12° Hallituksen tilauslaki 17.6.2016) ja luovuttaa tarvittavat vastuuasiakirjat, jotta voidaan valita. 2. vaihe - Tarjouskilpailu Valinnan jälkeen vain valitut ehdokkaat voivat osallistua toiseen vaiheeseen, tarjousvaiheeseen, joka perustuu tarjouspyynnön, joka heille toimitetaan valintapäätöksen jälkeen. Tässä toisessa vaiheessa valitut ehdokkaat pyydetään tarjoamaan tarjouksen tarjouspyynnön perusteella. Paketit: - Paketti 1 "Tapahtumat" etsimme kolme ulkoista catering-partneria, jotka voivat tukea korkeakoulua neljän vuoden ajan seuraavissa toimissa, jotka ovat joustavasti käytettävissä kaikilla kampuksilla, joten ne voivat palvella koko Länsi-Flanderin maakunnan alueella. Tapahtumat: Jokaisena akateemisena vuonna VIVES-korkeakoulu järjestää muun muassa kolme suuria instituutionaalista tapahtumaa: - Akateeminen avaus syyskuussa, - Uuden vuoden vastaanotto tammikuussa, - ja Pro-päivä toukokuussa, - ... Näihin tapahtumiin odotetaan noin 700-1 000 osallistujaa, joista koostuvat opiskelijat, henkilökunta, kutsutut, kumppanit ja ulkoiset osapuolet. Catering on tässä tärkeä osa tapahtumien kokemuksesta, ulkonäöstä ja järjestelyjen laadusta. Lisäksi VIVES-korkeakoulu järjestää vuosittain useita julistuksia, promootioistuntoja ja muuta, jotka on jaettu eri opintokentille. Nämä seremoniat järjestetään koulutusohjelman tai ryhmän mukaan ja kohdistuvat opiskelijoihin ja heidän vanhempiinsa tai johtajiinsa. Näihin tapahtumiin vaaditaan myös soveltuva, huolellisesti järjestetty ja sujuvasti toteutettu catering, ottaen huomioon vaihtelevat ryhmäkokot, sijainnit ja käytännölliset olosuhteet. - Paketti 2 "High-end" -määritelmätilaukset etsimme kolme ulkoista catering-partneria, joiden tehtävänä on huomattavasti pienempiä tilauksia, joissa keskitytään erityisen korkeaan laatuun, sekä tuotteisiin, esittelyyn ja palveluun. "High-end" -määritelmätilaukset: Tämä paketti koskee korkealaatuisten, asiakkaan mukaisesti suunniteltujen catering-palveluiden toimitusta, joissa painotetaan laatua, yksilöllisyyttä ja kokemusta. Tilaushallinnoiva viranomainen haluaa tällä paketilla valita palveluntarjoajat, jotka ovat kykenemättömiä kehittämään ja toteuttamaan catering-käsitteitä, jotka ovat täysin soveltuvat jokaisen tapahtuman erikoiselle kontekstille, tavoitteille ja kohderyhmälle. Tätä ei ole standardisoitua tarjontaa, vaan aina yksilöllinen toteutus, jossa asiakkaan mukainen toteutus on keskeisessä asemassa. Sopimuksen kesto Yleissopimus on alun perin neljän vuoden kesto, kunhan tilauksen arvioitu maksimiarvo ei ylity tässä ajassa. Tilaushallinnoiva viranomainen huomauttaa ehdokkaalle, että ilmoitettu maksimiarvo ei ole laskettu perusteena arvioitujen määrien perusteella. Tämä maksimiarvo ei siis ole ohjeena tarjoussummalle, jolla rekisteröinti voidaan myöntää. Tässä tapauksessa kyseessä on yleissopimuksen maksimiarvo, joka on määritetty perusteena kaikille tilauksille, jotka tilaushallinnoiva viranomainen voi tehdä. Tilauksen määrän valvontaa varten tilaushallinnoiva viranomainen valvoo menojen kuluja yleissopimuksen yhteydessä, jotta se ei ylitä yleissopimuksen maksimiarvoa. Jos maksimiarvo ylitetään, uusia tilauksia ei voi tehdä.