Malta – Tapahtumapalvelut – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA:n tarkoitus on myöntää kolme (3) kaskadista palvelusopimusta jokaiselle Lotille korkealaatuisten tapahtumanjärjestämissopimuksen ja niihin liittyvien matkustus- ja logististen palveluiden tarjoamiseksi, jotka tarvitaan järjestämään ja toteuttamaan toimiston hallinnollisia ja toiminnallisia kokouksia ja tapahtumia. Kaskadisopimukset tukevat Moldovassa (Lot 1), Ukrainassa (Lot 2) ja Länsi-Balkanilla (Lot 3) järjestettäviä tapahtumia, kuten edelleen kuvataan Teknisissä määritelmissä. Kaskadisopimuksissa tarjottavat palvelut riippuvat jokaisen tapahtuman erityisistä vaatimuksista, kuten toimisto määrittelee. Niihin voi kuulua, mutta eivät rajoitu vain seuraaviin: • Konferenssipaikan vuokraus; • Ääni- ja kuvatarkkuus- (AV) - ja tulkkauslaitteiden tarjoaminen; • Ravintolapalvelut; • Kolmannen osapuolen palveluntarjoajien koordinointi ja paikalla oleva logistiikan hallinta; • Tapahtuman merkintöjen valmistelu ja tarvittavien tukidokumenttien ja laskujen luovuttaminen; • AV- ja tulkkauslaitteiden vuokraus toimiston, osapuolten tai muiden kolmannen osapuolen tarjoamille paikoille; • Lounaita, illallisia ja muita ravintolajärjestelyjä; • Sopivan majoituksen varaus toimiston vaatimusten mukaan; • Kuljetuspalveluiden järjestäminen, tarjoaminen ja valvominen; • Tapahtuman apupalveluiden tarjoaminen tapahtuman ennen, aikana ja jälkeen; • Turvallisuus- ja lääkintäpalveluiden koordinointi ja tarjoaminen, jos tarvitaan; • Matkustus-, majoitus- ja/tai elatuskorvausten käsittely ja maksu tapahtuman osallistujille, mukaan lukien tarvittavien tukidokumenttien kerääminen, toimiston ohjeiden mukaan. Ukrainassa järjestettävät tapahtumat järjestetään vain, jos vallitseva turvallisuustilanne sallii toimiston järjestää henkilökohtaisia tapahtumia, toimiston turvallisuusarvion ja kaikkien sovellettavien turvallisuusrajoitusten jälkeen.