Saksa – Tapahtumapalvelut – EVENT IMPLEMENTATION & PARTICIPANT SERVICES FOR EIT EDUCATION & SKILLS DAYS 2027

EIT Culture & Creativity (tässä edelleen "Tilaaja") kutsuu tarjouksia karsinnoilleen tapahtumapalveluiden tarjoajilta, jotta ne voivat tukea EIT Education & Skills Days 2027 -tapahtuman järjestämistä ja toteuttamista. Valittu tarjoaja toimii toiminnallisena toteuttamispartnerina, joka vastaa tapahtuman suunnittelusta, koordinoinnista ja toteuttamisesta tiiviissä yhteistyössä järjestelytiimin kanssa. Tarjoaja toteuttaa hyväksytyn tapahtumakonseptin (katso Liite 1) ja ohjelman koordinoimalla toimittajia, logistiikkaa, osallistujapalveluja ja paikalla toteutettavaa. Hankinta koskee tapahtuman kokonaisjärjestämistä ja toteuttamista, mutta ei paikan varaamista, joka tilataan erikseen Tilaajalla. Valittu tarjoaja vastaa tapahtuman kaikista toiminnallisista osista, mukaan lukien alihankintapalvelut, kuten tekninen tuotanto, tapahtumalogistiikka, viestintätuki ja osallistujien hallinta. Lisäksi, koska hankinta jaetaan kahteen täydennyssopimukseen, jotka heijastavat tarvittavien palveluiden erilaista luonnetta, ja paikan hankinta käynnistetään ensin, jotta tapahtuman suunnittelu olisi mahdollista, valitulla tarjoajalla odotetaan työskentelevän tiiviissä yhteistyössä valitun paikan tarjoajan kanssa. Valittu sopimusosapuoli: • koordinoi ja hallitsee tapahtuman kaikkia toiminnallisia osia; • sopii ja hallitsee alihankkijoita ja toimittajia, kun näitä palveluita ei tarjoa suoraan paikkasopimuksen kautta; • koordinoi tiiviisti Tilaajan ja erikseen sopimuksen mukaisen paikan tarjoajan kanssa, jotta tapahtuman toteuttaminen on yhtenäistä; • valvoo tapahtumalogistiikkaa ja osallistujien kokemusta; • varmistaa sujuvan paikalla toteutettavan ja toteuttamisen; • tarjoaa yhdistettyä rahallista hallintaa ja raportointia. Tapahtuma on tarkoitus järjestää myöhään helmikuussa tai maaliskuussa 2027 (päivät varmistetaan paikan valinnan kautta) ja se kokoaa noin 400-500 henkilökohtaista osanottajaa EIT Communitystä, mukaan lukien poliitikot, opettajat, innovaattorit, teollisuusedustajat, oppilait, ja alumni. Onnistunut tarjouskilpailija rakentaa Tilaajan strategisen suunnittelun perusteella, mukaan lukien hyväksytty tapahtuman tavoitteet, kertomus, yleisörakenne ja korkeat tasot ohjelmaa, samalla kun se lisää osaamistaan toiminnalliseen suunnitteluun, koordinointiin ja tapahtuman toteuttamiseen.