Saksa – Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät – Integriertes Geschäfts- und Personalmanagementsystem

Hankintä kohteena on integroitu liiketoiminnan ja henkilöstöhallinnon järjestelmä, joka sisältää ohjelmiston tarjoamisen Software-as-a-Service (SaaS) -mallissa, pilvipalvelun, toteuttamispalvelut sekä sovellushallintapalvelut (AMS) henkilöstöhallinnon, virkamieshuoltolain, taloushallinnon ja hallinnollisten prosessien kuvauksesta. Hankinta käsittää standardisoidun ohjelmiston tarjoamisen ja toiminnan, mukaan lukien valmistajan ylläpidon ja tuen (Lot 1) sekä toteuttamispalvelut, siirtopalvelut, koulutuspalvelut, tukipalvelut ja sovellushallintapalvelut (Lot 2). Hankinnan päämääränä on asettaa hallinnolliset, henkilöstöhallinnolliset ja taloudelliset ydinprosessit täysin digitaaliseen, standardoituun ja tulevaisuudenkestävään tekniseen perustaan. Järjestelmän on tarkoitus parantaa hallinnollisten toimintojen tehoa, parantaa datan laatua ja jäljitettävyyttä, vahvistaa laillisuuden turvaa ja parantaa organisaation ohjaus- ja päätöksenteon kykyä. Nykyinen järjestelmämaailma on heterogeenisista yksittäisratkaisuista, rajoitetusta integrointikyvystä ja suuresta osuudesta käsin toteutetuista toimintakuvioista. Tämä johtaa redundanttisiin tietoihin, suurempaan virhepotentiaaliin ja vaikeammin jäljitettävään prosessin jäljittämiseen. Tämän taustalla on tarve modernin, integroidun järjestelmän käyttöönotto, joka kuvaa kaikkia hallinnon ydinprosessit yhtenäisellä, jatkuvalla ja skaalautuvalla alustalla. Hankinnan tavoitteet voidaan konkretisoida seuraavasti:

a) Turvallinen toiminta kontrolloidussa ympäristössä: Integroidun liiketoiminnan ja henkilöstöhallinnon järjestelmän tarjoaminen Private-Cloud-infrastruktuurissa takaa asiakasrajatut, suojatut ja DSGVO:n mukaiset datankäsittelyprosessit. Tämä sisältää erityisesti henkilökohtaisen datan turvallisen käsittelyn sekä relevanttien lain edellyttämien sääntöjen noudattamisen, kuten BDSG:n ja LDSG RLP:n.

b) Tulevaisuudenkestävä, integroitu prosessit: Yhtenäiset digitaaliset toimintakuviot kaikissa hallinnon ydinaloilla – mukaan lukien henkilöstö, virkamieshuolto, rahoitus ja kontrollointi – mahdollistavat jatkuvan, läpinäkyvän ja standardoidun prosessien suunnittelun. Järjestelmäylirajan ylittävän datan konsistenssi luo luotettavan perustan operatiivisille ja strategisille päätöksille.

c) Manuaalisten kustannusten vähentäminen: Standardoidut toimintakuviot, automatisoidut routinetöit ja integroidut raportointi- ja analyysifunktiot vapauttavat työntekijät, vähentävät virhepotentiaalia ja luovat kapasiteettia arvokas toiminta. Samalla mahdollistetaan faktoihin perustuva ohjaus konsistentin, ajantasaisten ja laadunvarmistettujen tietojen avulla.

d) Laillisuus ja toiminnallisuus: Se kuvaa kaikki relevantit lainsäädännölliset vaatimukset, erityisesti datan suojan, taloushallinnon, budjettihallinnon ja virkamieslain suhteen. Tarkistettava dokumentointi, jäljitettävät tarkistus- ja hyväksyntäprosessit sekä standardoidut tarkistuskäytännöt taataa lainmukaisen toiminnan.

e) Skaalautuvuus ja joustavuus: Private-Cloud-ympäristö mahdollistaa joustavan sovituksen kasvaviin datamääriin, kasvaviin käyttäjämääriin ja tuleviin organisaatiollisiin vaatimuksiin. Tällä tavalla järjestelmä tulee tulevaisuudenkestäväksi, laajennettavaksi ja tehokkaaksi pitkän aikavälin hallintoprosessien tukemiseksi.

Integroidun liiketoiminnan ja henkilöstöhallinnon järjestelmän toteuttaminen Private Cloudissa luo integroidun, standardoidun ja tarkistettavan digitaalisen infrastruktuurin, joka muodostaa jatkuvan digitaalisen ja optimointi prosessien perustan. Järjestelmä mahdollistaa tehokkaan, läpinäkyvän ja laillisen kuvauksen kaikista relevantista toiminnasta, vähentää redundantteja prosesseja ja parantaa ohjauskykyä organisaation kaikilla tasoilla.