Saksa – Ohjelmistoihin liittyvät palvelut – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen, edelleen "tilaaja") on hyväntekeväisyysyhtiö, joka on toiminut yli 140 vuotta ja tarjoaa laajan valikoiman sosiaalisia palveluita. Tilaja on yhteisö, jonka omistavat Essenin kaupunki ja suurimmat hyväntekeväisyysjärjestöt. Tilaja toimii erityisesti erityisissä elämäntilanteissa olevien ihmisten hoidossa, kehittämisessä ja yhteiskunnallisessa osallistumisessa. Tilajan palvelut käsittävät sekä asuin- että ambulanttihoidot vanhuksille, erilaisia asuin- ja hoitomuotoja mielenterveysongelmista tai henkisesti vammautuneille sekä monipuolisia avustuksia asunnottomille tai asunnottomuuden uhkaamille henkilöille. Lisäksi tilaja ylläpitää useissa paikkoissa Essenissä tunnustettuja työpajoja vammaisille. Nämä tarjoavat sekä yksilöllistä kehittämistä että monipuolisia työ- ja koulutusmahdollisuuksia, kuten montaasi, puutarha- ja maisemointityö, talous, paino ja digitalisointi, varastologistiikka, kierrätys ja polkupyörätekniikka. Tilajalla on noin 1 300 koulutettua työntekijää, jotka hoitavat noin 1 200 asukasta hoito- ja huoltolaitoksissaan sekä noin 1 600 vammaista työpajoissa. Tilajan laaja asiantuntija- ja yhteistyökumppanien verkosto mahdollistaa yksilöllisen hoidon ja arvostavan tukipalvelun. Tilajan "Vuosi 2030" -strategian tarkoitus on modernisoida ja digitalisoida sisäisiä rakenteita, prosesseja ja teknisiä järjestelmiä. Tavoitteena on siirtää kaikki yrityksen osastot tulevaisuudenmukaisiin IT-ympäristöihin. Tämä strateginen suuntaa on perustana tehokkaalle, läpinäkyvälle ja asiakaspalveluun keskittyvälle organisaatiolle, joka vastaa jatkuvasti kasvaville asiantuntija-, lainsäädäntö- ja teknologian vaatimuksille. Tärkeä osa tätä digitaalistrategiaa on nykyisen ERP-järjestelmän korvaaminen. Nykyinen SAP-versio, jolla GSE:n taloudelliset prosessit on kuvattu, on päättynyt vuoden 2027 loppuun mennessä, mikä on priorisoitu toimintatarve. Käytössä olevat moduulit FI (kirjanpito), CO (johtaminen) ja HCM (henkilöstöhallinto) ovat keskeisiä toiminnallisuuksia yrityksen taloudellisissa ja henkilöstöhallinnon prosesseissa ja ovat syvällä organisaation toimintatavoissa. Projektin toteutus ei siis tapahtu eristyneenä, vaan se on tiiviisti yhdistetty muiden strategisten hankkeiden kanssa. Näihin kuuluu SAP HCM:n korvaaminen ja uuden, modernin henkilöstöhallintojärjestelmän käyttöönotto, joka vaatii tiiviin integroinnin kirjanpidon kanssa, erityisesti palkka- ja sosiaaliennustuksissa. Toinen priorisoitu hankke on dokumentinhallintajärjestelmän (DMS) käyttöönotto sähköisen saapuvien laskujen käsittelyyn. DMS:n on tarkoitus levittää yrityksen laajuisesti ja toimia keskisenä alustana digitaalisen dokumentinhallinnan. Tavoitteena on luoda kaikille toimialoille ja -järjestelmille yhtenäinen, tarkistettavissa oleva ja mediankatkeamaton dokumenttien perusta. Järjestelmän siirtäminen on siis teknologisesti ja toiminnallisesti tärkeää. Sen lisäksi, että järjestelmän toiminta on turvattava vuoden 2027 jälkeen, odotetaan, että muutoksessa prosessit standardoidaan, käyttäjäystävällisyys paranee ja integrointi muiden IT-komponenttien kanssa paranee. Uuden ratkaisun valinta, suunnittelu ja käyttöönotto on yksi tärkeitä avainhankkeita tilajan strategisessa kehityksessä 2030 mennessä. Tämän hankkeen kohteena on uuden, tulevaisuudenmukaisen talous- ja johtamisen ratkaisun käyttöönotto, jolla kaikki nykyisessä järjestelmässä kuvatut ydinprosessit voidaan tehostaa ja tukea. Nykyinen SAP-järjestelmä (moduulit FI ja CO) vastaa perusvaatimukset, mutta on kuitenkin herstellerin tuote-strategian kannalta vanhentunut: SAP on ilmoittanut, että käytössä olevan version tukea ei enää tarjota 01.01.2028 alkaen. Tämä tarkoittaa, että tukea ei enää tarjota, mikä aiheuttaa turvallisuus-, yhteensopivuus- ja vakausriskit. Uusi ratkaisu täytyy vastaa sekä talous- että johtamisen vaatimukset. Samalla keskusliiketoimintaprosessit on automatisoitu, mediankatkeamat poistettu ja nykyiset säädökselliset sekä teknologiset vaatimukset otettu huomioon. Tavoitteet voidaan yhteenvetoa seuraavasti: 1. Tilauskirjanpito- ja johtamissovelluksen käyttöönotto 2. Kaikkien tärkeiden talous- ja johtamisen prosessien digitaalinen tukea 3. Routine- ja standardiprosessien korvaaminen 4. Transparentin, datanlaadun ja raportointimahdollisuuksien parantaminen 5. Tietosuojan, tietoturvan ja yhteensopivuuden takaaminen 6. Strategisen yrityksen johtamisen tukea perustuvilla analyysillä ja tunnusluvuilla 7. Mandanttien toimivuuden takaaminen 8. Rakenteellisen ja tehokkaan tukimallin luominen Lisäksi viitataan tarjousaineistoihin.