Saksa – Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät – Beschaffung eines GRC-Tools

Digitale Hochschule NRW (DH.NRW) on 41 korkeakoulun ja Nordrhein-Westfalenin kulttuuri- ja tiedeministeriön yhteistyöyhteisö, joka pyrkii luomaan koordinoidun palveluinfrastruktuurin korkeakoulujen digitaalisen muutosprosessin NRW:ssä. Korkeakoulut pyrkivät saavuttamaan korkeimmat opetuksen ja tutkimuksen standardit ja tarvitsevat siksi luotettavan ja joustavan ratkaisun hallinnoimaan hallintonsa, riskinsä ja noudattamisen (GRC) vaatimuksia. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi haluaa Technische Universität Dortmund (TU Dortmund) hankkia maata koskevan lisenssin GRC-työkaluista, mukaan lukien onboarding, ennakkoarvioidulle 34 korkeakoululle DH.NRW:n yhteistyöyhteisössä. Osallistuvat korkeakoulut tarvitsevat laajan ratkaisun, joka kattaa tietoturvan, liiketoiminnan jatkuvuuden hallinnan (BCM), tietosuojan ja riskinhallinnan eri aspektit. GRC-työkalu on ohjelmistoratkaisu, joka auttaa järjestelmiä hallitsemaan ja valvomaan hallintonsa, riskinsä ja noudattamisen prosesseja digitaalisesti. Työkalu on tärkeä tehokkaalle dokumentoinnille ja valvonnalle näissä aloissa, jotta lakisäädäntöjen ja sisäisten ohjeiden noudattaminen voidaan takaista. Osallistuvat korkeakoulut käyttävät GRC-työkalua optimoimaan tietoturva-, BCM-, tietosuojan ja riskinhallintaprosessinsa. Lisäksi se helpottaa yhteistyötä eri osastojen välillä ja parantaa tehoa automatisoiduilla työsuunnilla ja raportoinnilla. Menettelyn keskeiset osat: Technische Universität Dortmund (TU Dortmund) myöntää tilauksen neuvottelumenettelyn kautta, johon liittyy osallistumiskilpailu. Tiedotteella TU Dortmund kutsutaan kiinnostuneita yrityksiä esittämään osallistumishakemuksen. Osallistumishakemuksessa on noudatettava vain tiedotteessa esitettyjä vaatimuksia. TU Dortmund tarkistaa osallistumishakemuksen perusteella hakijoiden sopivuuden tilauksen suhteen tiedotteessa esitettyjen asiakirjojen mukaan. Toisena vaiheena TU Dortmund pyytää tiedotteessa valittuja hakijoita esittämään sitovan ensimmäisen tarjouksen. Tarjouksenpyynnön yhteydessä TU Dortmund pyytää tarjoussaantajia esittämään optimointiehdotuksia suoritusvaatimuksiin ja sopimukseen. Jos se osoittautuu soveltuvaksi, TU Dortmund neuvottelee tarjoussaantajien kanssa esitettyjen ehdotusten parissa. TU Dortmund varaa itselleen oikeuden ei astua neuvotteluihin ja tehdä päätöksen ensimmäisten tarjousten perusteella § 17 Abs. 11 VgV:n mukaan.