Belgia – Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki – 2026/EVENTMANAGEMENT

Probleemien ja projektin tavoitteet

GO! järjestää ja tukee vuosittain laajan valikoiman koulutuksia, ammattitaitojen kehittämisaktiviteetteja, tutkimuspäiviä ja muita koulutuksen aloitteita eri kohderyhmille GO! sisällä ja ulkopuolella. Nykyinen sovellus käytetään julkistamaan tarjonta, hallita rekisteröitymisiä, seurata osallistujia, lähettää viestejä sähköpostitse, luoda läsnäololistat ja todistukset sekä toimittaa tietoja laskutus- ja raportointikäyttöön. Sovellusta käytetään muun muassa pedagogisen ohjauksen palvelun ja CLB:n pysyvän tuen toimien tapahtumissa, ja se on suunnattu GO!-laitosten, kouluryhmien, keskuspalveluiden ja ulkoisten osallistujien työntekijöille. Kummulatiivisesti on noin 59 000 rekisteröitynyttä osallistujaa ja keskimäärin noin 20 000 rekisteröitymistä vuodessa. Tapahtumat voivat olla maksullisia tai ilmaisia. Prosessit vaikuttavat siten sekä hallinnollisesti, taloudellisesti, viestinnällisesti että poliittisesti. Nykyinen sovellus on rakennettu vanhentuneelle alustalle ja on siksi korvaamista vaativa. Laitteistoteknisen vanhenemisen lisäksi nykyiset prosessit eivät ole riittävästi optimoitu. Monia osaprosesseja suoritetaan nykyään manuaalisesti tai paralleelisilla sovelluksilla. Nykyinen sovellus tukee myös riittävästi osallistujien itsepalvelua, poliittista raportointia ja integrointia, kuten yksittäistä kirjautumista tai laskutus.

GO! haluaa siksi toteuttaa modernin tapahtumahallintalaitteen, joka tukee koko prosessia koulutuksista ja ammattitaitojen kehittämisaktiviteeteista: julkaisusta rekisteröitymiseen, osallistumiseen, tyydytysarviointiin, todistukseen, raportointiin ja taloudelliseen käsittelyyn. GO! asettaa seuraavat johtavat periaatteet:

• yksi integroitu ratkaisu koulutusten, ammattitaitojen kehittämisaktiviteettien ja muiden tapahtumien hallintaan sovellusalueella;

• maksimaalinen käyttö standardifunktioista ja standardiprocesseista;

• vähentää omatoimisuus ja välttää paralleelisia tietokantoja tai kaksoisprosessointia;

• integrointi GO!-järjestelmien kanssa, joissa tietoja tai prosesseja jo hallitaan;

• käyttäjäystävällinen tukea sekä osallistujille, järjestäjille, hallinnoijille, taloudellisille että hallinnollisille työntekijöille;

• luotettava viestintä, osallistujien seuranta, todistukset ja raportointi.

GO!:n tavoitteet uuden tapahtumahallintalaitteen toteuttamisessa ovat:

• varmistaa tapahtumien ja koulutusten hallinnan jatkuvuus ja luotettavuus;

• julkaista koulutusten ja ammattitaitojen kehittämisaktiviteettien tarjonta sujuvasti ja selkeästi;

• yksinkertaistaa ja parantaa osallistujien rekisteröintiprosessia;

• tukea järjestäjiä ja hallinnoijia tapahtumien luomisessa, hallinnassa, seurannassa ja arvioinnissa;

• integroida osallistujarekisteröinti, läsnäoloseuranta, todistukset ja arviointi paremmin;

• vähentää manuaalisia toimia ja kaksoisrekisteröitymisiä;

• tukea laskutusprosesseja kytkemällä taloudellisiin järjestelmiin tai, tarvittaessa, tehokkaalla massa-eksportilla;

• vahvistaa itsepalvelua, raportointia ja poliittista tietoa;

• antaa osallistujille mahdollisuus tarkastella omaa historiaansa, rekisteröitymisiä ja todistuksia;

• hallita pääsy- ja roolioikeuksia selkeämmin, turvallisemmin ja funktio-ohjattummin.

Näiden tavoitteiden toteuttamiseksi GO! etsii mieluiten tulevaisuudenmukaista standariratkaisua, joka on riittävästi konfiguroituva ja joka voi kytkeytyä GO!-kontaktitietokantaan ja taloudelliseen järjestelmään. Ratkaisu tulee vapauttaa organisaatio teknisiltä ongelmilta, olla skaalautuva käyttö- ja tarjontamäärän mukaan sekä kehittyä evoluutiolla, ylläpidolla, päivityksillä ja lisäfunktioilla.