Belgia – Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki – 2026/EVENTMANAGEMENT

Probleemistunnus ja projektin tavoitteet

GO! järjestää ja tukee vuosittain merkittävästi koulutuksia, ammattitaitojen kehittämisaktiviteetteja, tutkimuspäiviä ja muita koulutukseen liittyvää toimintaa eri kohderyhmille GO! sisällä ja ulkopuolella. Nykyinen sovellus käytetään tarjontojen julkaisemiseen, ilmoittautumisten hallintaan, osallistujien seurantaan, sähköpostiviestien lähettämiseen, läsnäololistoja ja todistuksia tuottamiseen sekä tietojen toimitukseen laskutus- ja raportointitarkoituksiin. Sovellus käytetään muun muassa pedagogisen ohjauksen palvelun ja CLB:n pysyvän tukipalvelun toimintojen kanssa, ja se on suunnattu GO!-instituutioiden, kouluryhmien, keskuspalveluiden ja ulkoisten osallistujien työntekijöille. Yhteensä on noin 59 000 rekisteröitynyttä osallistujaa ja keskimäärin noin 20 000 ilmoittautumista vuodessa. Tapahtumat voidaan tarjota maksullisina tai ilmaisina. Prosessit ovat siten sekä hallinnollisia, taloudellisia, viestintää, että poliittisia vaikutuksia. Nykyinen sovellus on rakennettu vanhentuneelle alustalle ja on siksi korvaamisen varassa. Lisäksi nykyiset prosessit eivät ole riittävästi optimoituja. Useat osaprosessit suoritetaan nykyään käsin tai erillisillä sovelluksilla. Nykyinen sovellus tukee myös riittämättömästi osallistujien itsenäistä tietojen hallintaa, poliittista raportointia ja integrointia, kuten yksittäistä kirjautumista tai laskutusprosessia.

GO! haluaa siksi toteuttaa modernin tapahtumahallintalaitteen, joka tukee kokonaisuutta koulutuksista ja ammattitaitojen kehittämisaktiviteeteista julkaisusta ilmoittautumiseen, osallistumiseen, tyydyttävyysarviointiin, todistukseen, raportointiin ja taloudelliseen käsittelyyn. GO! määrittää seuraavat johtavat periaatteet:

• yksi integroitu ratkaisu koulutusten, ammattitaitojen kehittämisaktiviteettien ja muiden tapahtumien hallintaan sovellusalueella;

• maksimoitu käyttö standardifunktioista ja standardiproesseista;

• vähimmäismäärä erikoisratkaisuja ja erillisten tietokantojen tai kaksoisprosessien välttäminen;

• integrointi GO!-järjestelmien kanssa, joissa tietoja tai prosesseja jo hallitaan;

• käyttäjäystävällinen tukea osallistujille, järjestäjille, hallinnoijille, taloudellisille ja hallinnollisille työntekijöille;

• luotettava viestintä, osallistujien seuranta, todistukset ja raportointi.

GO!:n tavoitteet uuden tapahtumahallintalaitteen toteuttamisessa ovat:

• varmistaa tapahtumien ja koulutusten hallinnan jatkuvuus ja luotettavuus;

• julkaista koulutus- ja ammattitaitojen kehittämisaktiviteettien tarjonta sujuvasti ja selkeästi;

• yksinkertaistaa ja parantaa ilmoittautumisprosessia osallistujille;

• tukea järjestäjiä ja hallinnoijia tapahtumien luomisessa, hallinnassa, seurannassa ja arvioinnissa;

• integroida osallistujien rekisteröinti, läsnäolon seuranta, todistukset ja arviointi;

• vähentää käsin tehtäviä ja kaksoisrekisteröintejä;

• tukea laskutusprosesseja kytkemällä GO!-järjestelmiin tai tarvittaessa tehokkaan massatuontin avulla;

• vahvistaa osallistujien itsenäistä tietojen hallintaa, raportointia ja poliittista tietoa;

• antaa osallistujille mahdollisuus tarkastella omaa historiaansa, ilmoittautumisiaan ja todistuksia;

• hallita käytäntöoikeuksia ja rooleja selkeämmin, turvallisemmin ja toiminnallisemmin.

Näiden tavoitteiden toteuttamiseksi GO! etsii suosituimmin tulevaisuudenmukaista standardiratkaisua, joka on riittävän konfiguroituva ja kytkettyä GO!-järjestelmiin, mukaan lukien GO!-kontaktitietokanta ja taloudellinen järjestelmä. Ratkaisu tulee vapauttaa järjestelmä teknisesti, olla skaalautuva käytön ja tarjontaan nähden sekä kehittyä flexibelisti ylläpidon, päivitysten ja lisäfunktioiden kautta. Tilaustyön osat // katso valintaperusteet