Finska – Programski paketi i informacijski sustavi – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (kasnije i Tilač) traži ponude za HRM- i sustav za plaće. Predmet nabave je sustav kao softverska usluga (SaaS), koji sadrži funkcionalnosti glavnog registra osoblja (tzv. HRM-komplet) te funkcionalnosti za izračun plaća. Rješenje mora podržavati različite radne modele zaposlenika u Espoo, kao što su radno vrijeme u uredu, periodično i opće radno vrijeme, različite načine organiziranja rada, tj. fiksno i fleksibilno radno vrijeme te radne ugovore i lokalne ugovore korištene u općinama. Predmet nabave su sljedeći skupovi usluga: - Sustav kao softverska usluga (SaaS) - Uvođenje i prilagodba usluge za Espoo - Usluge za održavanje aplikacija - Usluge za daljnji razvoj sustava i stručne usluge Detaljniji opis sadržaja nabave nalazi se u prilogu 1. "Opis predmeta nabave" u pozivu na ponudu. Na temelju konkurencije će se odabrati jedan dobavljač i jedan zamjenski dobavljač. Ugovor stječe snagu potpisom i na neodređeno vrijeme. Procjenjeni datum početka razdoblja ugovora je u prosincu 2026. PRIPREMA NABAVE Jedinica za nabavu pripremila je nabavu procjenjujući dostupne opcije na tržištu i uvjete konkurencije te načine provedbe nabave. U tržišnom istraživanju konsultirano je široko stručno osoblje pisanim putem i putem tržišnih razgovora, korišteni su stručni mišljenja, procijenjena je podjela nabave na dijelove te različiti modeli provedbe. TRŽIŠNI RAZGOVI 2025 U 2025. godini održani su tržišni razgovori s tri identificirana potencijalna dobavljača. 1) Demonstracija sustava Tjednima 12 - 15/2025 dobavljači su pozvani da predstave sustave koje nude. 2) Komentiranje nacrta poziva na ponudu Nacrt poziva na ponudu poslan je dobavljačima za komentiranje u dva dijela (A1 i A2). - A1 krug komentiranja: uključivao je sve dokumente osim ključnih procesnih opisanja, sastava izvještaja o potreba, obavijesti o podacima o nastavnicima, sadržaja podataka te zahtjevnog formulara za funkcionalne zahtjeve sustava. Vrijeme za komentiranje bilo je 5.5.2025 – 14.5.2025, a komentari su razmatrani s dobavljačima na sastancima s dobavljačima tjednima 21 - A2 krug komentiranja: uključivao je priloge 1.3, 1.8, 1.9 i prilog 5, zahtjevni formular za funkcionalne zahtjeve. Vrijeme za komentiranje bilo je 19.5 – 2.6.2025, a komentari su razmatrani s dobavljačima na sastancima s dobavljačima tjednima 24. 3) Poslane dodatne pitanja Dobavljačima je također zatraženo da daju dodatne informacije o praznicima plaća sustava, glavnim korisničkim uslugama i vanjskom HRM-rješenju, tehnologijama sustava koje nude, životnom vijeku, procjenama o licencama i korištenju, te o projektima za uvođenje u upotrebu, kako bi se podržala procjena nabavne vrijednosti i budžeta. TRŽIŠNI RAZGOVI 2026 U početku 2026. godine istraženo je još jedan potencijalni dobavljač na tržištu, s kojim je održan sastanak s dobavljačima tjedan 7 za prezentaciju nacrta poziva na ponudu. Dobavljaču je poslan isti nacrt poziva na ponudu nakon sastanka za komentiranje kao i ostalim potencijalnim dobavljačima, i dobiveni su komentari 5.3.2026. Od svih četiri dobavljača dodatno je zatraženo pisano komentiranje ažuriranog nacrta poziva na ponudu 17.3-1.4.2026. Tržišno istraživanje provedeno je tako da nije favoriziran pojedini dobavljač, a istraživanje je provedeno nepristrano i otvoreno. ZAKLJUČCI TRŽIŠNOG ISTRAŽIVANJA Zaključci dobiveni u istraživanju korišteni su u određivanju predmeta nabave, postavljanju zahtjeva za prikladnost, određivanju kriterija za usporedbu ponuda. Jedan od ključnih zaključaka istraživanja bio je da tržište možda ograničavaju zahtjevi radnih ugovora u upotrebi u Espoo (poput KVTES i OVTES) za HRM- i sustav za plaće. Također, ograničavajući čimbenici mogu biti potrebe Espoo u vezi s kontinuiranim uslugama plaća, dvostrukom okruženju sustava i integracijama. Priprema nabave uzeo je u obzir principe tržišnog istraživanja u skladu s zakonom o nabavi 65. § te jedinica za nabavu smatra da je priprema podržala ostvarivanje konkurencije. PODJELA NABAVE NA DIJELOVE Jedinica za nabavu procijenila je podjelu nabave na dijelove. Nabava nije podijeljena na dijelove jer je predmet nabave sustav i usluge s njime povezane čine jedinstvenu cjelinu, koju nije smisleno podijeliti na manje cjeline. Također, podjela nabave na dijelove značajno povećala bi rizike povezanih s integracijama, podjelom odgovornosti, uvođenjem i upravljanjem podataka. Jedinica za nabavu smatra da je ostavljanje nabave nepodijeljenom opravdano, uzimajući u obzir