Švicarska – Usluge informacijske tehnologije: savjetovanje, razvoj programske podrške, internet i podrška – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

**Pozadina**

Planiranje rasporeda osoblja danas se sve više nalazi u sučelju između poslovnih zahtjeva, individualnih potreba zaposlenika (Work-Life Balance) i promjenjive radne kulture. Razvoji kao što su New Work, interprofesionalna suradnja i veća učešća zaposlenika u planiranju smjena dobivaju na značaju i postavljaju nove zahtjeve za planiranje. Transparentno, uravnoteženo i automatizirano planiranje rasporeda osoblja ne samo podržava zadovoljstvo zaposlenika, već i pozitivne učinke na kvalitetu usluga. Sve ovo istovremeno doprinosi jačanju atrakcije poslodavca i vezi, posebno među osobljem u jezgru poslovanja. Ovi trendovi zahtijevaju okruženje za planiranje koje spaja efikasnost i učešće, optimalno upravlja resursima i podržava konzistentnu, orijentiranu na zaposlenike kulturu planiranja. Trenutni način planiranja rasporeda osoblja (PEP) te trenutna implementacija rješenja za PEP «Polypoint» ne podržavaju potrebne organizacijske i tehničke promjene. Polypoint se također koristi u području upravljanja vremenom. U ovom kontekstu projekt PEP4US treba stvoriti novo, orijentirano na korisnika i održivo rješenje koje integrira tehničke, organizacijske i kulturne dimenzije, za planiranje rasporeda osoblja ali i za upravljanje vremenom. Cilj je jačanje planiranja rasporeda osoblja kao strategijskog elementa razvoja poduzeća i značajnog doprinosa realizaciji strategijskih mjera «New Work u jezgru poslovanja» te «Strategijsko upravljanje resursima». Projekt je u tesnoj vezi sa strategijskim digitalizacijskim fokusima HOCH-a, kako bi se iskoristile sinergije, doprinijelo efikasnosti procesa u jezgru poslovanja i transformaciji u cjelini. Detaľan opis trenutnog stanja nalazi se u dokumentu zahtjeva LH01 poglavlje 2. S natječajem treba pronaći najpogodnije proizvod za trenutne i buduće potrebe HOCH Health Ostschweiz, kao i za daljnje klijente DIT Departement IT, te pouzdanog i iskustvenog partnera za uvođenje i održavanje budućeg rješenja.

**Opis ciljnog stanja**

Predmet nabave obuhvaća uvođenje i rad centralnog, integriranog, performantnog te organizacijski i tehnički održivog rješenja za planiranje rasporeda osoblja i upravljanje vremenom u HOCH Health Ostschweiz i njihovim podružnicama (cca. 9.700 zaposlenika, više vrsta plaća i modela radnog vremena te brojni planovi smjena i usluge). Rješenje treba omogućiti organizacijski premošćenu, standardiziranu i automatiziranu planiranje rasporeda osoblja s učešćem. Postojeća rješenja s preklapanjem funkcija će biti zamijenjena, a postojeće okruženje za sučelja i integracije ostaje nepromijenjeno. Planiranje rasporeda osoblja, učešće, kvalifikacije/veštine

Planiranje treba buduće biti podržano sustavom i uglavnom automatizirano. Rješenje mora generirati prijedloge rasporeda smjena, uzimajući u obzir dostupnost, kvalifikacije i zakonske zahtjeve, te posebno efikasno podržati planiranje zamjena. Jedinstvena baza podataka i konzistentna logika planiranja moraju biti osigurana kroz sve organizacijske jedinice. Zaposlenici moraju moći unijeti i pregledati svoje dostupnosti, želje za smjene i odsutnosti preko intuitivnih, role- baziranih korisničkih sučelja. Automatizirani prijedlozi rasporeda smjena moraju uzimati u obzir podatke o potrebi, kvalifikacije i poslovne zahtjeve. Time se smanjuje ručni rad, standardiziraju procesi planiranja te se jačaju transparentnost, pravednost i atrakcija poslodavca. Rješenje mora omogućiti transparentne i pravedne procese planiranja. Zaposlenici moraju moći pratiti kako se smjene dogovaraju i kako se želje i okviri uzimaju u obzir. Rješenje mora podržavati harmonizirane procese planiranja s standardiziranom evidencijom kvalifikacija, iskustva i preferenci za rasporede. Time se stvara osnova za planiranje rasporeda osoblja koje odgovara potrebi, pravedno i transparentno. Upravljanje zamjenama/skladom

Rješenje mora podržavati upravljanje zamjenama i skladištem na razini cijelog bolničkog kompleksa te upravljati rasporedom, kvalifikacijama i resursima preko lokacija i područja. Funkcije postojećih alata za planiranje moraju biti integrirane, a planiranje, komunikacija i upravljanje moraju biti ujedinjeni u jednom rješenju. Povezivanje sa IKM Integralnim upravljanjem kapacitetom

Povezivanje s IKM stvara osnovu za podatkovno uskladavanje između planiranja potreba i rasporeda osoblja. Rješenje mora omogućiti povezivanje i aktivnu upotrebu planiranja potreba za planiranje potreba za osobljem te podržati modul za osoblje u IKM. Upravljanje vremenom, evidencija vremena

Zadaci upravljanja vremenom, uključujući zakonske zahtjeve i dodatna pravila, moraju biti potpuno podržani. Evidencija vremena mora se moći obavljati preko različitih kanala, posebno preko mobilne aplikacije i postojećih AZE-terminala, uključujući definirane mogućnosti korekture od strane zaposlenika. Višestruki zaposlenici

Rješenje mora potpuno podržavati višestruke zaposlenike i omogućiti transparentan i konsolidiran prikaz. To je posebno potrebno u bolničkom okruženju s više funkcija ili područja rasporeda po zaposleniku. Izvješ