Malta – Usluge organiziranja događanja – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA planira dodjeljivanje do tri (3) kaskadnih ugovora o uslugama okvira za svaku LOT za pružanje visokokvalitetnih usluga organizacije događaja i povezanih putnih i logističkih usluga potrebnih za organizaciju i provedbu administrativnih i operativnih sastanaka i događaja Agencije. Ugovori o okviru će podržati događaje organizirane u Moldovi (LOT 1), Ukrajini (LOT 2) i Zapadnim Balkanom (LOT 3), kao što je dalje opisano u tehničkim specifikacijama. Usluge koje će se pružati u sklopu ugovora o okviru ovisit će o specifičnim zahtjevima svakog događaja, kako je definirano od strane Agencije. One mogu uključivati, ali nisu ograničene na: • Najam prostora za konferencije; • Osiguranje audio-vizualne (AV) i prevođačke opreme; • Usluge kuhinje; • Koordinacija trećih dobavljača usluga i upravljanje logistikom na licu mjesta; • Priprema oznaka događaja i predaja potpornih dokumenata i računa, ako je to potrebno; • Najam AV i prevođačke opreme za prostore koje osigurava Agencija, zainteresirane strane ili druge treće strane; • Organizacija ručka, večere i drugih kuhinjskih uređaja; • Rezervacija prikladnog smještaja u skladu s zahtjevima Agencije; • Organizacija, pružanje i nadzor transportnih usluga; • Pružanje usluga pomoći pri događaju prije, tijekom i nakon događaja; • Koordinacija i pružanje sigurnosnih i medicinskih usluga, ako je to potrebno; • Obrada i plaćanje putnih, smještajnih i/ili naknada za prehranu za sudionike događaja, uključujući prikupljanje odgovarajućih potpornih dokumenata, u skladu s uputama Agencije. Događaji u Ukrajini organizirat će se samo ako je trenutna sigurnosna situacija omogućila Agenciji da organizira događaje na licu mjesta, nakon procjene sigurnosti Agencije i bilo kojih primjenjivih sigurnosnih ograničenja.