Finska – Programski paketi i informacijski sustavi – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

Espoon grad (kasnije i Naručitelj) traži ponude za elektronski sustav za održavanje. Predmet nabave su: Elektronski sustav za održavanje kao SaaS-softverska usluga, uvođenje usluge i prilagodba za Naručitelja, usluge podrške i održavanja aplikacije te usluge daljnjeg razvoja i konzultiranja sustava koji je predmet nabave. Na temelju natječaja će se odabrati jedan (1) dobavljač i jedan (1) zamjenski dobavljač. Nabavljene funkcionalne cjeline sustava su: • Prijava i izvršavanje usluga • Planiranje i održavanje programa održavanja za objekte održavanja te izvršavanje radova održavanja • Dnevnik održavanja • Upravljanje podacima o nekretninama • Upravljanje energijom za objekte održavanja • Samoocjena • Planovi dugoročnog planiranja (PTS) za dio objekata održavanja • Funkcionalnosti izvještavanja i statistike • Detaljan opis sadržaja nabave nalazi se u prilogu 1. "Opis predmeta nabave". Predviđena ukupna vrijednost nabave za računski period od četiri godine (PDV 0 %) iznosi 2 500 000 eura. Napomena! Zbog budžetskih razloga za stalne troškove (naplata SaaS-usluge, troškovi podrške i održavanja te troškovi održavanja integracija) postavljena je maksimalna cijena. Godišnja cijena stalnih troškova (u prilogu 6, Popis cijena, stranica 1-Vertailuhinta, polje O60) ne smije preći 200 000 eura / g. Prekoračenje maksimalne cijene vjerojatno će rezultirati odbijanjem ponude. PRIPREMA NABAVE Jedinica za nabavu pripremila je nabavu procjenjujući dostupne tržišne opcije, uvjete natječaja i načine provedbe nabave. Tržišno istraživanje obuhvaćalo je široko slušanje stručnjaka iz područja u pismu i putem tržišnog razgovora, te procjenu različitih modela provedbe. Tržišno istraživanje provedeno je tako da nije favoriziran nijedan pojedinačni dobavljač, a istraživanje je provedeno objektivno i transparentno. Obavijest o tržišnom istraživanju objavljena je u HILMA 26.2.2026. Na tržišni razgovor prijavilo se 14 dobavljača. Prijavljenim je u ožujku 2026. poslana pretvorba, kojom je istraživano funkcioniranje u postojećim sustavima. Tržišni razgovor nastavljen je s četiri dobavljača. U ožujku i travnju 2026. održane su s tri dobavljača razgovori, na kojima su dobavljači demonstrirali svoje sustave. Dodatno, jedan dobavljač demonstrirao je svoj sustav putem videozapisa. U svibnju 2026. dobavljačima je traženo da daju pisana dodatna objašnjenja, a u lipnju 2026. poslana im je cijela ponuda s prilozima za komentiranje, nakon čega je od komentatora traženo dodatno detaljno objašnjenje. U istraživanju je uočeno da postoji nekoliko elektronskih sustava za održavanje. Na temelju tržišnog istraživanja utvrđeno je da posebno zahtjev Espoon grada za cjelovitom funkcijom upravljanja energijom kao dijelom sustava za održavanje ograničava tržište. U pripremi nabave uzeti su u obzir principi tržišnog istraživanja prema Zakonu o nabavi 65. § i jedinica za nabavu smatra da je priprema podržala provedbu natječaja. PODJELA NABAVE NA DIOVE Jedinica za nabavu procijenila je podjelu nabave na dijelove. Nabava nije podijeljena na dijelove, jer sustav koji je predmet nabave i usluga vezana uz njega čine jedinstvenu cjelinu, koju nije smisleno dijeliti na manje cjeline. Pored toga, podjela povećala bi značajno rizike vezane uz integriranje, podjelu odgovornosti, uvođenje i upravljanje podacima. Jedinica za nabavu smatra da je nepodjeljena nabava opravdana, uvažavajući prirodu nabave, način provedbe i smislenost provedbe.