Belgija – Usluge dostavljanja pripremljene hrane (catering) – Raamovereenkomst externe cateringpartners voor evenementen en maatwerkopdrachten VIVES overkoepelend

Nadmetak: Okvirni ugovor za vanjske partnere za catering za događaje i "High-end" specijalne narudžbe za VIVES Juž i VIVES Sjever, koji pokriva oba.

Objašnjenje: Visoka škola VIVES Juž i VIVES Sjever organizira svake godine širok raspon događaja i "High-end" specijalnih narudžbi na oba kampusa, koji su raspoređeni po provinciji Zapadna Flandrija. Ove aktivnosti su integralni dio akademskog i društvenog funkcioniranja visoke škole i zahtijevaju profesionalnu, kvalitetnu i pouzdanu podršku u cateringu. Faze narudžbe:

1. Faza – Selekcija

Ovaj dokument se odnosi na prvu fazu, odnosno selekcijsku fazu, dvostupanjskog postupka dodjele. U ovoj prvoj fazi traži se samo "Zahtjev za sudjelovanje" s potrebnim prilozima, kojima kandidat izražava svoju zanimanje za narudžbu, svoje pismo o namjeri da bude odabran (članak 2, 12° Zakona o javnim narudžbama od 17. lipnja 2016) i predaje potrebne dokumente za odgovornost kako bi mogao biti odabran.

2. Faza - Ponuda

Nakon selekcije, samo odabrani kandidati mogu sudjelovati u drugoj fazi, fazi ponude, na temelju dokumentacije koju će im biti dostavljena nakon odluke o selekciji. U ovoj drugoj fazi, odabrani kandidati će, na temelju dokumentacije, biti pozvani da podnesu ponudu.

Parcele:

- za parcelu 1 "Događaji" tražimo tri vanjske partnera za catering koji mogu podržati visoku školu tijekom razdoblja od četiri godine u organizaciji sljedećih aktivnosti koje su fleksibilno upotrijebljive na svim kampusima, odnosno u cijeloj provinciji Zapadna Flandrija. Događaji: Svake akademske godine visoka škola VIVES organizira, između ostalog, tri velike institucijske događaja: - Akademski otvaranje u rujnu, - Novogodišnji prijem u siječnju, - i Pro-dan u svibnju, - ... Za ove događaje očekuje se svaki put dolazak od približno 700 do 1.000 osoba, uključujući studente, zaposlenike, pozvane, partnere i vanjske zainteresirane strane. Catering ima ovdje ključnu ulogu u doživljaju, izgledu i organizacijskoj kvaliteti tih trenutaka. Osim toga, visoka škola VIVES organizira svake godine više proklamacija, promocijskih sjednica i sl. raspoređenih po različitim studijskim područjima. Ove svečanosti održavaju se po studiju ili grupi i usmjerene su na studente i njihove roditelje ili pratitelje. Za ove trenutke također je potrebno prilagođen, brzo organiziran i dobro uređen catering, uzimajući u obzir različite veličine grupa, lokacije i praktične okolnosti.

- za parcelu 2 "High-end specijalne narudžbe" također tražimo tri vanjske partnera za catering, za značajno manje narudžbe od prosječno 10 do 50 osoba, gdje je izuzetno visok kvalitetni nivo od presudnog značaja, i to u pogledu proizvoda, prezentacije i usluge. "High-end" specijalne narudžbe: Ova parcela se odnosi na dostavu visokokvalitetnih, na mjeru izrađenih usluga cateringa, gdje se naglasak stavlja na kvalitetu, ekskluzivnost i doživljaj. Naručitelj namjerava ovom parcelom odabrati izvođače usluga koji su u stanju razviti i realizirati koncepte cateringa koji su potpuno prilagođeni specifičnom kontekstu, ciljevima i ciljnoj grupi svakog događaja. U pitanju nisu standardne ponude, već uvijek jedinstvena realizacija u kojoj je na mjeru centralno. Trajanje Okvirni ugovor ima početni rok trajanja od četiri godine, pod uvjetom da se procijenjena maksimalna vrijednost narudžbe ne prekorači u tom razdoblju. Naručitelj obavještava kandidata da je navedena maksimalna vrijednost ne računana na temelju procijenjenih količina u inventaru. Ova maksimalna vrijednost ne daje ništa o ponudbenom iznosu za koji se može odobriti upis. U ovom slučaju radi se o maksimalnoj vrijednosti okvirnog ugovora, koja je utvrđena na temelju maksimalnih količina koje se mogu naručiti za sve narudžbe koje može naručiti naručitelj. Da bi se kontrolirala veličina narudžbe, naručitelj nadzire troškove u okviru okvirnog ugovora kako bi se osiguralo da ne prekorače maksimalnu vrijednost okvirnog ugovora. Ako se prekorači maksimalna vrijednost, ne mogu se obavljati nove narudžbe.