Malta – Usluge organiziranja događanja – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA planira dodjelu do tri (3) okvira usluga u kaskadi za svaku Partiju za pružanje visokokvalitetnih usluga organizacije događaja i povezanih putničkih i logističkih usluga potrebnih za organizaciju i provedbu administrativnih i operativnih sastanaka i događaja Agencije. Okvirni ugovori će podržati događaje organizirane u Moldovi (Partija 1), Ukrajini (Partija 2) i Zapadnim Balkanima (Partija 3), kao što je dodatno opisano u tehničkim specifikacijama. Usluge koje će se pružati u okviru okvirnih ugovora će ovisiti o specifičnim zahtjevima svakog događaja, kako ih je definirala Agencija. One mogu uključivati, ali nisu ograničene na: • Iznajmljivanje konferencijskih prostora; • Osiguranje audio-vizualne (AV) i prevodilačke opreme; • Usluge restorana; • Koordinacija trećih dobavljača usluga i upravljanje logistikom na licu mjesta; • Priprema oznaka događaja i podnošenje potpornih dokumenta i računa, ako je to potrebno; • Iznajmljivanje AV i prevodilačke opreme za prostore koje pruža Agencija, zainteresirane strane ili druge treće strane; • Organiziranje ručkova, večeri i drugih restoranskih dogovora; • Rezervacija prikladnog smještaja u skladu s zahtjevima Agencije; • Organiziranje, pružanje i nadzor usluga prijevoza; • Pružanje usluga pomoćnika događaja prije, tijekom i nakon događaja; • Koordinacija i pružanje sigurnosnih i medicinskih usluga, ako je to potrebno; • Obrada i plaćanje putničkih, smještajnih i/ili naknada za preživljavanje za učesnike događaja, uključujući prikupljanje odgovarajućih potpornih dokumenata, u skladu s instrukcijama Agencije. Događaji u Ukrajini će se organizirati samo ako je prevladavajuća sigurnosna situacija omogućila Agenciji da održava događaje u prisutnosti, nakon procjene sigurnosti Agencije i bilo kojih primjenjivih sigurnosnih ograničenja.