Njemačka – Usluge popravaka i održavanja – Einführung zentrales DMS

Ovdje se planira uvođenje poduzećne platforme za upravljanje dokumentima (DMS) kako bi se trajno modernizirala i ujednačila uprava, obrada i dostavljanje poslovno relevantnih informacija. U okviru međuslužbene analize zahtjeva ispitane su postojeće radne metode, procesi dokumenta i tokovi informacija zajedno s stručnim odjelima. Pri tome je utvrđeno da se dokumenti i informacije danas upravljaju u različitim sustavima, strukturama pogona, specijaliziranim aplikacijama i osobnim skladištima. Rezultirajući medijski prekidi, višestruke skladišne jedinice i različite radne metode otežavaju međuslužbenu suradnju i dovode do povećanog traženja te neizvjesnosti u vezi s aktualnošću i obvezujućim informacijama. Istovremeno postoje brojne uspostavljene specijalizirane aplikacije i informacijski sustavi koji i u budućnosti trebaju obavljati svoje odgovarajuće jezgrene zadatke. Cilj projekta je stoga ne zamjena tih sustava, već njihovo razumno integriranje u zajedničku informacijsku platformu. Predloženi popis usluga opisuje funkcionalne, tehničke i organizacijske zahtjeve za buduću DMS-platformu i služi kao osnova za odabir budućnosti, ekonomične i dugoročno održive rješenja. Buduće rješenje treba poslužiti kao središnja informacijska platforma i podržati cijeli životni ciklus dokumenata i informacija - od prikupljanja preko obrade i zajedničke upotrebe do revizijski sigurnog arhiviranja i pravilnog brisanja. Pri tome ne stoje pojedinačni dokumenti ili tehničke funkcije u središtu pažnje, već je efikasna podrška svakodnevnih radnih procesa zaposlenih. Informacije treba upravljati jednolično, brzo pronaći, sigurno dostaviti i organizacijski koristiti, neovisno o mjestu nastanka. Uvođenje DMS-platforme istovremeno ima za cilj postupno smanjivanje postojećih izoliranih rješenja, uspostavljanje jednoličnih standarda za upravljanje informacijama i stvaranje tehnološke osnove za daljnju digitalizaciju administrativnih procesa. Suvremeni tehnologije, posebno KI-podržane funkcije, trebale bi podržati zaposlenike u njihovoj svakodnevnoj radu i dalje poboljšati kvalitetu i efikasnost obrade informacija. Sažimajući, ciljeve projekta možemo opisati ovako: - Uvođenje poduzećno ujednačene informacijske platforme za upravljanje poslovno relevantnim dokumentima i informacijama - Poboljšanje međuslužbene suradnje kroz zajedničke informacijske baze podataka i standardizirane radne metode - Smanjenje višestrukih skladišta te osiguravanje jedinstvene i prosljedive baze podataka - Ubrzanje pronalaska informacija putem moćnih mogućnosti pretraživanja i navigacije - Podrška standardiziranih digitalnih poslovnih procesa putem radnih tokova, upravljanja zadacima i prosljedivih postupaka odobrenja - Osiguravanje poštovanja zakonskih, regulatornih i unutarnjih zahtjeva u vezi s dokumentacijom, čuvanjem, zaštitom podataka i sigurnošću informacija - Integracija postojećih specijaliziranih aplikacija i informacijskih sustava u zajedničku informacijsku arhitekturu s izbjegavanjem redundantnog čuvanja podataka - Stvaranje skalabilne i budućnosti sigurne platforme koja podržava organizacijske promjene te buduće projekte digitalizacije - Pružanje suvremenih pomoćnih funkcija, posebno KI-podržanih postupaka pretraživanja, analize i klasifikacije, za podršku svakodnevnog rada zaposlenih - Uspostavljanje dugoročno ekonomične i administrativno upravljive platforme za poduzećno upravljanje informacijama