Švicarska – Usluge informacijske tehnologije: savjetovanje, razvoj programske podrške, internet i podrška – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

Početno stanje

Planiranje rasporeda osoblja danas se sve više nalazi u napetosti između poslovnih zahtjeva, individualnih potreba zaposlenih (Work-Life Balance) i promjenjive radne kulture. Razvoji kao što su New Work, međuprofesionalna suradnja i veća upletenost zaposlenih u planiranje smjene dobivaju na značaju i postavljaju nove zahtjeve za planiranje. Transparentno, uravnoteženo i automatizirano planiranje rasporeda osoblja ne samo da poboljšava zadovoljstvo zaposlenih, već i pozitivno utječe na kvalitetu usluga. Sve ovo isto doprinosi jačanju privlačnosti poslodavca i vezanosti, posebno među osobljem u jezgru poslovanja. Ovi trendovi zahtijevaju okruženje za planiranje koje povezuje efikasnost i upletenost, optimalno upravlja resursima i podržava konzistentnu, usmjerenu na zaposlenike kulturu planiranja. Trenutni način planiranja rasporeda osoblja (PEP) kao i trenutna implementacija rješenja za PEP «Polypoint» ne podržavaju potrebne organizacijske i tehničke promjene. Polypoint se također koristi u području upravljanja vremenom. U ovom kontekstu projektom PEP4US treba stvoriti novo, korisničko orijentirano i budućnost-sposobno rješenje koje integrira tehničke, organizacijske i kulturne dimenzije, kako za planiranje rasporeda osoblja tako i za upravljanje vremenom. Cilj je jačanje planiranja rasporeda osoblja kao strategijskog elementa razvoja poduzeća i pružanje značajnog doprinosa ostvarenju strategijskih mjera «New Work u jezgru poslovanja» te «Strategijskog upravljanja resursima». Osim toga, projekt je u tesnoj vezi sa strategijskim fokusima digitalizacije HOCH-a, kako bi se iskoristile sinergije, doprinijelo efikasnosti procesa u jezgru poslovanja i cjelovitom napredovanju transformacije. Detaljni opis trenutnog stanja nalazi se u dokumentu zahtjeva LH01 poglavlje 2. S pozivom na natječaj treba pronaći najpogodniji proizvod za trenutne i buduće potrebe HOCH Health Ostschweiz, kao i pouzdanog i iskusnog partnera za uvođenje i održavanje budućeg rješenja za dalje korisnike DIT Departement IT. Opis ciljnog stanja

Predmet nabave obuhvaća uvođenje i rad centralnog, integriranog, performantnog, organizacijski i tehnički budućnost-sposobnog rješenja za planiranje rasporeda osoblja i upravljanje vremenom u HOCH Health Ostschweiz i njihovim podružnicama (otprilike 9'700 zaposlenih, više vrsta plaća i modela radnog vremena, te brojni planovi smjena i usluga). Rješenje treba omogućiti organizacijski premostenu, standardiziranu i automatiziranu planiranje rasporeda osoblja s upletenošću. Postojeće izolirane rješenje s preklapajućim funkcijama će biti zamijenjene, a postojeći sustav poveznica i integracija će ostati nepromijenjen. Planiranje rasporeda osoblja, upletenost, kvalifikacije/veštine

Planiranje će se u budućnosti odvijati podrškom sustava i u velikoj mjeri automatizirano. Rješenje mora generirati prijedloge rasporeda smjena, uzimajući u obzir dostupnost, kvalifikacije i zakonske propise, te posebno podržavati efikasno planiranje zamjenika. Potrebno je osigurati jedinstvenu bazu podataka i konzistentnu logiku planiranja kroz sve organizacijske jedinice. Zaposleni moraju moći unijeti i pregledati svoje dostupnosti, želje za smjene i odsutnosti preko intuitivnih, rolno- orijentiranih korisničkih sučelja. Automatizirani prijedlozi rasporeda smjena moraju uzimati u obzir podatke o potrebi, kvalifikacije i poslovne zahtjeve. Time se smanjuju ručni napori, standardiziraju procesi planiranja, te se pojačava transparentnost, pravda i privlačnost poslodavca. Rješenje mora omogućiti transparentne i pravedne procese planiranja. Zaposleni moraju moći pratiti kako se rasporedi stvaraju i kako se želje i okviri uzimaju u obzir. Osim toga, rješenje mora podržavati harmonizirane procese planiranja s standardiziranom evidencijom kvalifikacija, iskustava i preferencija za rasporede. Time se stvara osnova za potreban, pravedan i transparentan plan rasporeda osoblja. Upravljanje zamjenicima/rezervama

Rješenje mora podržavati upravljanje zamjenicima i rezervama na razini cijelog bolničkog sustava te upravljati rasporedom, kvalifikacijama i resursima preko lokacija i područja djelovanja. Funkcije postojećih alata za planiranje moraju biti integrirane, a planiranje, komunikacija i upravljanje moraju biti ujedinjeni u jednom rješenju. Povezivanje IKM Integrirano upravljanje kapacitetom

Povezivanje s IKM stvara osnovu za datotečnu koordinaciju između planiranja potreba i rasporeda osoblja. Rješenje mora omogućiti povezivanje i aktivno korištenje planiranja potreba za planiranje potreba za osoblje te podržati modul za osoblje u IKM-u. Upravljanje vremenom, evidencija vremena

Zadaci upravljanja vremenom, uključujući zakonske propise i druga pravila, moraju biti potpuno podržani. Evidencija vremena mora se moći obavljati preko različitih kanala, posebno preko mobilne aplikacije i postojećih AZE-terminala, uključujući definirane mogućnosti ispravljanja od strane zaposlenih. Višestruka zapošljavanja

Rješenje mora potpuno podržavati višestruka zapošlj