Njemačka – Usluge povezane s programskom podrškom – GSE; Einführung einer HR-Software bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; u nastavku "Nadavatelj") je neprofitna organizacija s sjedištem u Essenu koja više od 140 godina pruža širok spektar socijalnih usluga. Kao zajednička ustanova pod upravom grada Essena i velikih dobrovoljnih organizacija, Nadavatelj se bavi njegom, podrškom i društvenim uključivanjem ljudi u posebnim životnim situacijama. Spektar usluga Nadavatelja obuhvaća stacionarne i ambulante usluge staranja za starije osobe, razne oblike stanovanja i njege za osobe s psihičkim oboljenjima ili intelektualnim invaliditetom, te različite oblike pomoći za beskućnike ili osobe ugrožene beskućništvom. Nadalje, Nadavatelj u Essenu na više lokacija vodi priznate radionice za osobe s invaliditetom. S oko 1.300 stručno kvalifikiranih zaposlenih u različitim socijalnim ustanovama, Nadavatelj trenutno brine oko 1.200 starijih osoba u svojim ustanovama za staranje i njegu, te oko 1.600 osoba s invaliditetom u radionicama. Široka stručna podrška i uska povezanost s lokalnim i socijalnim partnerima omogućuju Nadavatelju da individualno odgovara na potrebe osobe koje se brinu i da osigurava prilagođenu, vrednu podršku. Strategijom "Godina 2030" Nadavatelj slijedi dugoročnu viziju za sveobuhvatnu modernizaciju i digitalizaciju internih struktura, procesa i tehničkih sustava. Cilj je prevesti sve poslovne jedinice u budućnost- orijentiranu IT-pejzaž. Ova strategijska orijentacija predstavlja osnovu za učinkovitu, transparentnu i uslužno orijentiranu organizaciju koja održivo zadovoljava rastuće stručne, pravne i tehničke zahtjeve. Jedno od središnjih poduhvata u okviru ove digitalne strategije je zamjena trenutno korištenog ERP-sustava. Trenutno korištena verzija SAP-a, na kojoj se temelje poslovni procesi GSE, prestaje se podržavati krajem 2027. godine, što predstavlja prioritetni razlog za djelovanje. Koristena modula FI (Financijska knjigovodstva), CO (Controlling) te HCM (Human Capital Management / Personalwirtschaft) predstavljaju bitne funkcije u poslovnim i osobnim jezgarnim procesima organizacije i duboko su ugrađena u organizacijske tokove. U okviru preusmjeravanja, središnji fokus u području HR-a je na plaćanju osoblja kao prioritetnom jezgarnom procesu. Istovremeno, GSE slijedi cilj da se nova HR-riješenje promatra u cjelini i da se što više procesa osoblja u budućnosti prikazuje u integriranom sustavu. To uključuje, ali se ne ograničava na, upravljanje osobljem, upravljanje kandidatima, razvoj osoblja te funkcije za obuku. S ovim cjelovitim pristupom, Nadavatelj namjerava postupno smanjiti ili potpuno zamijeniti postojeće "satellite sustave" u području HR-a. Cilj je izbjeći prekide medija, eliminirati redundantno pohranjivanje podataka, osigurati kvalitetu i aktualnost podataka te povećati transparenciju u svim HR-procesima. Istovremeno, konsistentan sustav stvara osnovu za pružanje informativnih HR-analiza i statističkih podataka osoblja koje se može koristiti za održivo razvoja organizacije. Potrebna migracija sustava u području upravljanja osobljem je stoga važna ne samo s tehničkog, nego i s poslovne strategije. Osim osiguravanja rada sustava nakon 2027. godine, otvara se mogućnost standardizacije procesa, povećanja korisničke prijateljljivosti i poboljšanja integracije s drugim IT-komponentama. Odabir i uvođenje nove cjelovite HR-riješenja stoga predstavlja jedno od prioritetnih ključnih projekata u okviru strategijskog ukupnog razvoja Nadavatelja do 2030. godine. Konkretni cilj projekta je odabir i uvođenje cjelovitog, budućnost- orijentiranog softvera za upravljanje osobljem. S novim rješenjem, HR-procesi Nadavatelja trebali bi biti učinkovitiji, transparentniji i korisničko prijateljljiviji. Softver podržava upravljanje osobljem i druge sudionike u automatizaciji administrativnih zadataka, poboljšanju kvalitete podataka i donošenju strategijskih odluka na temelju pouzdanih informacija. U središtu je digitalno prikazivanje i podrška svih jezgarnih procesa osoblja. S novim rješenjem treba izbjeći postojeće prekide medija i redundantno pohranjivanje podataka, povećati transparenciju u HR-procesima i osigurati poštovanje zahtjeva zaštite podataka i pravosna. Osim toga, središnja podrška sustava omogućuje mogućnost ciljanog analiziranja HR-podataka i time poboljšanje strategijskog upravljanja organizacijom. Glavni ciljevi se mogu sažeti kao sljedeće: 1. Uvođenje HR-softvera 2. Digitalna podrška svih važnih HR-procesa 3. Veća automatizacija rutinskih zadataka i standardizacija procesa 4. Povećanje transparencije, kvalitete podataka i mogućnosti izvještavanja 5. Osiguravanje zaštite podataka, sigurnosti podataka i pravosnosti 6. Podrška strategijskog upravljanja organizacijom putem pouzdanih analiza i statističkih podataka 7. Uspostavljanje struktuiranog i učinkovitog modela podrške. Dodatno, pozivamo se na dokumentaciju o dodjeli.