Njemačka – Usluge povezane s programskom podrškom – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; u n a t e g o r e n e n "Naručitelj") je društveno korisno poduzeće s sjedištem u Essenu, koje više od 140 godina pruža širok spektar socijalnih usluga. Kao zajednička ustanova pod upravom grada Essena i velikih dobrovoljnih organizacija, Naručitelj se angažira u skrbima, podršci i društvenom uključivanju ljudi u posebnim životnim situacijama. Spektar usluga Naručitelja obuhvaća stacionarne i ambulante nježne usluge za seniorice i seniora, diferencirane oblike stanovanja i skrb za ljude s psihičkim bolestima ili mentalnim invaliditetom, te raznovrsne pomoćne usluge za beskućnike ili osobe ugrožene beskućništvom. Osim toga, Naručitelj u nekoliko lokacija u Essenu vodi priznate radionice za osobe s invaliditetom, koje nude i individualnu podršku i raznovrsne radne i kvalifikacijske programe u područjima kao što su montaža, vrtlarstvo i pejzažna arhitektura, gospodinjstvo, tiskarstvo i digitalizacija, skladišna logistika, recikliranje i biciklistička tehnika. S oko 1.300 kvalifikiranih zaposlenika u različitim socijalnim ustanovama, Naručitelj trenutno brine oko 1.200 stanovnika i stanovnica u svojim ustanovama za njege i skrb, te oko 1.600 osoba s invaliditetom u radionicama. Široko stručno oslanjanje i bliska mreža s komunalnim i socijalnim partnerima omogućuju Naručitelju da individualno odgovara potrebama oskrbljenih osoba i osigurava preciznu, vrednu podršku. Naručitelj s svojom strategijom "Godina 2030" slijedi dugoročnu viziju za sveobuhvatnu modernizaciju i digitalizaciju unutarnjih struktura, procesa i tehničkih sistema. Cilj je prevesti sve poslovne jedinice u budućnost- orijentiranu IT -okružje. Ova strategijska orijentacija čini osnovu za snagu, transparentnost i uslužnu organizaciju koja održivo zadovoljava rastuće stručne, pravne i tehničke zahtjeve. Jedan od središnjih zadataka u okviru ove digitalne strategije je zamjena trenutno korištenog ERP -sustava. Trenutna verzija SAP-a, na kojoj se temelje poslovni procesi GSE-a, prestaje se koristiti do kraja 2027. godine, čime se stvara prioritetni razlog za djelovanje. Koristena modula FI (računovodstvo), CO (kontroling) i HCM (upravljanje ljudskim resursima / personalna ekonomija) predstavljaju ključne funkcije u poslovnom i personalnom jezgru organizacije i duboko su ugrađena u organizacijske tokove. Realizacija projekta se ne odvija izolirano, već je usko povezana s drugim strategijskim zadacima. To uključuje zamjenu SAP HCM i uvođenje nove i moderne rješenja za upravljanje ljudskim resursima, koje zahtijeva blisku integraciju s računovodstvom, posebno za plaće i socijalne odbitke. Jedan od drugih prioritetnih zadataka je uvođenje sustava za upravljanje dokumentima (DMS) za elektronsku obradu ulaznih računa. DMS bi trebao biti poduzeće-široko ugrađen i uspostavljen kao središnja platforma za digitalnu upravljanje dokumentima. Cilj je osigurati uniformnu, revizijsku i medijsku prekinuću dokumentarnu bazu za sve stručne područje i sustave. Potreba za migracijom sustava je stoga važna ne samo tehnički, nego i operativno. Osim osiguranja daljnjeg rada sustava nakon 2027. godine, očekuje se da će se u toku promjene standardizirati procesi, povećati korisnička prijateljskost i poboljšati integracija s drugim IT -komponentama. Odabir, planiranje i uvođenje rješenja je stoga jedno od prioritetnih ključnih projekata u okviru strategijskog ukupnog razvoja Naručitelja do 2030. godine. Predmet ove natječajne objave je uvođenje moderne, budućnost- orijentirane financijske i kontrolne rješenja, s kojim će se svi danas u sustavu prikazani jezgreni procesi efikasno prikazati i podržati. Trenutni SAP -sustav (s modulima FI i CO) obuhvaća osnovne zahtjeve, ali je u pogledu proizvodne strategije proizvođača na kraju: SAP je podršku korištenoj verziji obustavio od 01.01.2028. To znači da od tog datuma više neće biti dostupne redovite usluge održavanje i podrška, što dovodi do rizika vezanih za sigurnost, usklađenost i stabilnost. Nova rješenja moraju zadovoljiti zahtjeve financijskog i kontrolnog poslovanja. Istovremeno moraju se automatizirati središnji poslovni procesi, bez medijskih prekida i u skladu s aktualnim regulativnim i tehničkim zahtjevima. Glavna cilja se mogu sažeti na sljedeći način: 1. Uvođenje softvera za financijsko i kontrolno poslovanje 2. Digitalna podrška svih važnih procesa računovodstva i kontroliranja 3. Veća automatizacija rutinskih zadataka i standardizacija procesa 4. Povećanje transparentnosti, kvalitete podataka i mogućnosti izvještavanja 5. Osiguranje zaštite podataka, sigurnosti podataka i usklađenosti 6. Podrška strategijskog upravljanja poduzećem putem temeljitih analiza i pokazatelja 7. Osiguranje mogućnosti za više korisnika 8. Uvođenje strukturiranog i efikasnog modela podrške. Dalje se poziva na dokumentaciju za jav