Belgija – Usluge savjetovanja na području poslovanja i upravljanja i srodne usluge – Raamoveréénkomst voor begeleiding digitale transformatie

Narudžba obuhvaća praćenje i pratnju za razdoblje od 3 godine. Narudžba obuhvaća sljedeće:

1. Analiza i neovisno praćenje kvalitete

Naručitelj analizira i proučava projektnu dokumentaciju programa digitalne transformacije. Na visokom nivou, naručitelj stječe znanje o ponuđenim i/ili odabranim rješenjima i pristupu implementacije dobavljača. Naručitelj proaktivno identificira rizike, ovisnosti, praznine i važne točke koje mogu utjecati na ostvarivanje ciljeva projekta i formulira konkretne preporuke o tome.

2. Podrška upravljanju projektom i programom

Naručitelj djeluje kao neovisni savjetnik za upravljanje projektom i odgovorne za upravljanje promjenama. Naručitelj podržava pripremu, procjenu i validaciju isporuka projekta, uključujući planove implementacije, komunikacijske i planove prihvaćanja, procesnu dokumentaciju, funkcionalne analize i druge dokumentacije vezane uz projekt. Osim toga, naručitelj podržava praćenje usklađenosti između ciljeva projekta, ciljeva programa i odluka upravljačkog odbora.

3. Savjetovanje o usklađenosti i integraciji

Naručitelj savjetuje o usklađenosti između različitih projekata i platformi unutar programa, uključujući ECD, XRM, ERP, iPaaS i portal za klijente i zaposlenike. Naručitelj savjetuje o pitanjima integracije i brine da su arhitektonski odabiri, modeli podataka i veze budućnosti-otporni i podržavaju daljnju digitalizacijsku strategiju. Posebna pažnja posvećena je sprečavanju tehničkih ovisnosti ili arhitektonskih odluka koji bi mogli ograničiti budući razvoj, proširivost ili upravljivost aplikacijskog okruženja. Također se brine o upravljivosti ulaganja ljudskih resursa i financijskih sredstava, tako da su donesene odluke ostaju ostvarive unutar dostupnog kapaciteta, budžetskog okvira i organizacijske nosivosti.

4. Neovisna procjena ponuda dobavljača

Naručitelj provodi kritičnu i neovisnu procjenu predloženih smjerova rješenja, odabira dizajna, načina rada i predloženih implementacija dobavljača. Naručitelj podržava naručitelja u izvođenju analiza fit-gap i brine da se procesi, gdje je to moguće, usklađuju s mogućnostima odabranih platformi, bez neopravdane reprodukcije postojećih načina rada. Naručitelj savjetuje o cijenama, kvalitetu i rizičnim aspektima predloženih rješenja i podržava naručitelja u donošenju odluka.

5. Neutralno savjetovanje i posredovanje

Naručitelj djeluje kao neovisni i neutralni savjetnik u sadržajnim raspravama ili razlikama mišljenja između uključenih dobavljača, timova projekta i zainteresiranih strana. Naručitelj formulira objektivne preporuke u interesu naručitelja i podržava donošenje odluka na temelju činjenica, analiza rizika i ciljeva programa.

6. Podrška organizacijskim promjenama

Naručitelj podržava organizaciju u upravljanju utjecajem promjena i doprinosi ostvarivoj i prihvatljivoj pristupu implementaciji. Posebna pažnja posvećena je faziranju, spremnosti za promjene, podršci, prihvaćanju i operativnom opterećenju zaposlenika, tako da se kontinuitet procesa skrb i podrške maksimalno osigurava.

7. Preuzimanje znanja i jačanje unutarnjih kapaciteta

Naručitelj aktivno doprinosi razvoju znanja unutar organizacije. Naručitelj podržava unutarnje ključne korisnike, članove tima projekta i uključene timove kroz dijeljenje znanja, coaching i dokumentaciju, s ciljem jačanja unutarnje ekspertize i postupnog smanjenja ovisnosti o vanjskim stranama. Konačna odgovornost, upravljanje i donošenje odluka uvijek ostaju kod naručitelja.

8. Izvješćivanje i podrška donošenju odluka

Naručitelj periodično izvješćuje o napretku, rizicima, ovisnostima, grizama i preporukama. Naručitelj podržava pripremu dokumentacije za donošenje odluka za upravljački odbor i podupire prijedloge o prioritetima, faziranju, upravljanju rizicima i upravljanju programom.

9. Neovisno praćenje implementacije (opcionalno)

Naručitelj podržava naručitelja tijekom faze implementacije odabranih rješenja i brine o kvalitetu, ostvarivosti i usklađenosti pristupa implementaciji. Naručitelj kritički procjenjuje planove implementacije, predložene konfiguracije, strategije migracije, pristupe testiranju, planove obuke i procese uvođenja u pogon dobavljača. Naručitelj brine da su donesene odluke u skladu sa strategijskim ciljevima, arhitektonskim principima i operativnim potrebama naručitelja. Naručitelj podržava timove projekta u identificiranju i praćenju rizika, ovisnosti i grizama tijekom izvođenja implementacije. Ne preuzima operativnu odgovornost dobavljača, već djeluje kao neovisni kontrolor kvalitete i savjetnik. Naručitelj također podržava pripremu i praćenje radionica, rasprava o dizajnu, aktivnosti testiranja, migracije podataka i uvođenja u pogon, i brine da se dogovoreni opseg, zahtjevi za kvalitetom i ciljevi projekta ostvaruju. Naručitelj brine da implementacija vodi ka trajnom poboljšanju procesa i da se standardne funkcionalnosti maksimalno iskorištavaju, osim ako su odstupanja dokazano nužni za rad naručitelja.

10. Praćen