Finska – Usluge obračunavanja plaća – Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän palkkapalveluiden hankinta

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä natječava palkka-, matka- i kululaskupalveluje te sustavama informacijskih sustava za njeno izradu. U sustav spadaju palkalaskenje i plaćanje, plaće povjerenika i drugih primatelja, te obrađivanje i plaćanje matka i troškova. U sustav spadaju sustavi za plaće, sustavi za upravljanje ljudskim resursima (HRM) i samouslužni sustavi, sustavi za upravljanje putovanjima i sustavi za obrađivanje troškova kao SaaS usluga. U nabavku spadaju održavanje sustava, potrebne integracije, dogovorene automatizacije, izvještavanja, obavijestanje ovlasti, korisnička i korisnička podrška, upravljanje dokumentima te uvođenje usluga i sustava. Cilj nabavke jest pouzdan, siguran, modern i što jednoličniji sustav usluga i sustava koji podržava Salpausove procese upravljanja ljudskim resursima i plaćama tijekom cijelog razdoblja usluga. Rješenje mora smanjiti manuelne radne korake i dupliranje podataka, poboljšati aktualnost i točnost podataka te iskoristiti automatizaciju na odgovarajući način. Sustavi moraju biti razvijivi i skalabilni te omogućiti korištenje novih digitalnih rješenja. Sustav može se sastojati od više sustava i/ili usluga podizvođača, ali izabrani dobavljač odgovara kupcu za cijeli sustav usluga i sustava, međusobnu kompatibilnost sustava i dogovorene usluge. Sustav plaćanja i sustavi moraju podržavati ugovorne odredbe KVTES, OVTES i TS za plaće i radno vrijeme. HRM i samouslužni sustavi moraju podržavati održavanje podataka o osobama, uspostavu, promjenu i prekid rada, pripremu radnih ugovora i propisa o radu, te prijave, obrađivanje i odobravanje odmor i odsutnosti. Sustav za matke i troškove mora pokrivati planove putovanja, dnevnike vožnje, izradu računa, čuvanje potvrda, provjeru i odobravanje, plaćanje naknade i izvještavanje. Sustav usluga i sustava mora se sigurno i što više automatizirano povezati s Salpausovim sustavima financijske uprave, knjigovodstva, plaćanja, praćenja radnog vremena, upravljanja identitetom i izvještavanja, te s potrebnim službama ovlasti, poput Poreznih registara i Porezne uprave. U financijskoj upravi koristi se sustav CGI Raindance Kuntamalli. Nabavka ne uključuje nabavku sustava za planiranje i praćenje radnog vremena, ali treba osigurati prijenos podataka o radnom vremenu u upravljanje plaćama. Izvještavanje mora uključivati barem osnovni dogovoreni razin i informacije prema preporukama KT. Pristup podataka korisnika ograničava se na temelju zadataka i prava pristupa. U uslugu spadaju dogovorene postupke za čuvanje, arhiviranje, brisanje i izvoz podataka. Salpaus zadržava ovlasti poslodavca, politiku plaća, smjernice za upravljanje ljudskim resursima, sadržajnu točnost izvora podataka te svoje HR zadatke. Dobavljač usluga odgovara za operativno plaćanje, funkcionalnost sustava, zadovoljavanje zahtjeva, tehničke kontrole, obavijestovanja ovlasti te kvalitetu i kontinuiranost usluga. U Salpausu je 31.5.2026 ukupno 587 zaposlenika. U usporednoj analizi koristi se 880 plaća ili plaćanja plaća i 100 matka ili troškova mjesečno; naplata usluga temelji se na ostvarenim jedinicama naplate. Plaće se uglavnom plaćaju 15. i posljednjeg dana mjeseca. Trenutni dobavljač usluga plaćanja je Provincia Oy, sustav plaća Visma Personec, a sustav za matke i troškove CGI Populus. U nabavku je uključena projekcija uvođenja na koju dobavljač odgovara, u kojoj se određuju i konfiguriraju sustavi, prenose potrebni podaci iz postojećih sustava, provode integracije, te se provodi testiranje, paralelno korištenje, korisničko školovanje i prijelaz u proizvodnju. Novi sustav usluga i sustava mora biti u proizvodnoj upotrebi najkasnije 31.5.2027. Detaljan i potpuni opis nabavke, ciljevi, sadržaj usluga i sustava, ograničenja, podjela odgovornosti i uvjeti uvođenja navedeni su u prilogu 3 (Opis nabavke i pozadina) poziva za ponudu. Ostali prilozi poziva za ponudu preciziraju zahtjeve, integracije, razine usluga i cijene.