Njemačka – Usluge povezane s programskom podrškom – IT-Fachverfahren der Berliner Musikschulen

Senatsverwaltung für Kultur und Gesellschaftlichen Zusammenhalt (SenKultGZ) Ref. I D formalno je odgovorna za IT stručni postupak 12 (dvanaest) berlinskih glazbenih škola za upravljanje nastavom, kursovima, posuđenim instrumentima te ugovorima s učenicima i nastavnicima. „Servicezentrum musikschulen“ (szm) je radni odjel Fondacije za kulturno obrazovanje i savjetovanje (SKWK). SKWK je fondacija s doprinosima u zemlji Berlinu u nadležnosti SenKultGZ. SZM nosi odgovornost za stručni postupak i njegov rad. U cilju modernizacije, u okviru javnog narudžbe objavljuje se novi IT stručni postupak (u daljnjem tekstu nazvan „Sustav“). SKWK djeluje kao naručitelj i u okviru dodjele kao buduća ugovorna stranka; u dokumentaciji za dodjelu naziva se naručitelj (AG). Na tržištu će se u ovom postupku dodjeljivanja nazivati izvođač (AN). AG je prije ovog postupka dodjeljivanja dobila savjetovanje od PD – savjetnika javnog sektora GmbH pri pripremi i koncepciji nabave. PD također podržava naručitelja kao tijelo za dodjeljivanje u izvođenju ovog postupka dodjeljivanja. Godišnje se preko svih 12 berlinskih glazbenih škola nudi oko 350 predmeta nastave kao pojedinačni, mali ili veliki grupni nastava ili/ili kao kursevi. Ukupno se održava oko 60.000 ugovora s učenicima i oko 2.000 ugovora s nastavnicima. Trenutno berlinske glazbene škole koriste sustav „MS-IT“ tvrtke Advellence Solutions AG. „MS-IT“ je individualni razvoj i sastoji se od dva modula: standardnog softvera „Information Manager“ i dodatka „Vertragsverwaltung“ posebno razvijenog za glazbene škole. Dodatne opće informacije o berlinskom glazbenom školskom svijetu dostupne su na srodnoj stranici: https://www.berlin.de/sen/kultur/kultureinrichtungen/musikschulen/. Trenutni IT stručni postupak radi u operativnom modelu On-Premise od strane vanjskog izvođača sqlXpert u privatnom računalnom centru. Za budući sustav SKWK traži rješenje u operativnom modelu Software-as-a-Service (SaaS) s operativnim sustavom kod proizvođača odnosno u njegovom računalnom centru. Za projektnu fazu zamjene postojećeg sustava, osim informacija koje su sadržane u (ne)funkcionalnim zahtjevima priloga B.1_Anforderungskatalog, vrijede sljedeće okvire: * Za projektno planiranje zamjene postojećeg sustava uključujući migraciju podataka AN može za cijeli projektni period predvidjeti podršku od ukupno 1,25 punog radnog vremena (VZÄ) od SZM čija ekspertiza se odnosi na područja projektno upravljanje, dokumentaciju, testiranje te optimizaciju poslovnih procesa. * Za migraciju starih podataka AN bi trebao pregledati oko 20 baze podataka s raznim odnosima te očekivati oko 10 GB volumen podataka. * Za redoviti rad AN bi trebao u rješenju i kalkulaciji uzeti u obzir da će sve zahtjeve za prvu razinu podrške obraditi SZM, tako da će AN primati samo zahtjeve za podršku od druge razine ili više. Predmet nabave sastoji se uglavnom od sljedećih dijelova: * Softver licenca i održavanje te operativni model Software-as-a-Service * Povezane usluge u područjima arhitekture i savjetovanja procesa, razvoja, testiranja, sistemske integracije, školovanja itd. (detalji u prilogu C_Preisblatt) * Podrška korisnicima (2. i 3. razina) * Projekt prijelaza za zamjenu postojećeg sustava uključujući migraciju podataka. Predmet nabave detaljno je opisao u prilogu B.1_Anforderungskatalog kroz funkcionalne i nefunkcionalne zahtjeve. Jedna od osnovnih zahtjeva za IT stručni postupak berlinskih glazbenih škola je prilog B.7_Architekturrichtlinie.