Belgija – Usluge informacijske tehnologije: savjetovanje, razvoj programske podrške, internet i podrška – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problematika i ciljevi projekta GO! organizira i podržava godišnje značajno ponudu obuka, profesionalnih aktivnosti, studijskih dana i drugih obrazovnih inicijativa za različite ciljne grupe unutar i izvan GO!. Trenutna aplikacija se koristi za objavljivanje ponude, upravljanje prijavama, praćenje učesnika, slanje komunikacije e-poštom, generiranje listova prisustva i potvrda, te za dostavljanje podataka za fakturiranje i izvještavanje. Aplikacija se koristi, između ostalog, za aktivnosti Pedagoške službe za pratnju i stalne podrške za CLB-e, te je usmjerena na zaposlenike GO!-institucija, školskih grupa, centralnih službi i vanjskih učesnika. Kumulativno ima oko 59.000 registriranih učesnika i prosječno oko 20.000 prijava godišnje. Događaji mogu biti plaćeni ili besplatni. Procesi imaju time i administrativni, financijski, komunikativni i politički utjecaj. Trenutna aplikacija je izgrađena na legacijskoj platformi i stoga je potrebna zamjena. Osim tehničkog zastarjelosti, trenutni procesi nisu dovoljno optimizirani. Razni podprocesi se danas izvode ručno ili putem paralelnih aplikacija. Trenutna aplikacija ne podržava dovoljno samousluge podataka za učesnike, izvještavanje o politici i integracije poput jedinstvenog prijavnog sustava ili fakturiranja. GO! želi implementirati modernu rješenje za upravljanje događajima koje bolje podržava cijeli proces oko obuka i profesionalnih aktivnosti: od objavljivanja ponude i prijava do učestvovanja, evaluacije zadovoljstva, potvrđivanja, izvještavanja i financijske obrade. GO! pri tome postavlja sljedeća vodilna načela: •jedno integrirano rješenje za upravljanje obukama, profesionalnim aktivnostima i drugim događajima u području primjene; •maksimalno korištenje standardnih funkcionalnosti i standardnih procesa; •ograničavanje prilagođenih rješenja i izbjegavanje paralelnih baza podataka ili dvostrukog izvođenja procesa; •integracija s postojećim GO!-sustavima gdje se već upravljaju podaci ili procesi; •korisničko prijateljski podrška za učesnike, organizatore, administratora i financijske i administrativne zaposlenike; •pouzdana komunikacija, praćenje učesnika, potvrđivanje i izvještavanje. Ciljevi GO! pri implementaciji novog rješenja za upravljanje događajima su: •osigurati kontinuitet i pouzdanost upravljanja događajima i obukama; •ponudu obuka i profesionalnih aktivnosti objaviti glatko i pregledno; •pojednostaviti i poboljšati proces prijava za učesnike; •podržati organizatore i administratora u stvaranju, upravljanju, praćenju i evaluaciji aktivnosti; •bolje integriraiti registraciju učesnika, praćenje prisustva, potvrđivanje i evaluaciju; •smanjiti ručne radnje i dvostruke registracije; •bolje podržati procese fakturiranja putem povezivanja s financijskim sustavima ili, ako je potrebno, putem efikasnog izvoza u velikim količinama; •jačati samouslugu podataka, izvještavanje i informacije o politici; •učesnicima omogućiti da sami pristupe svojoj povijesti, prijavama i potvrdama; •prijedlog za pristup i uloge učiniti transparentnije, sigurnije i funkcionalno orijentirane. Da bi se ostvarili ciljevi, GO! preferira budućnost orijentirano standardno rješenje koje je dovoljno konfigurabilno i može se povezati s relevantnim postojećim sustavima, uključujući GO! kontaktnu bazu podataka i financijski sustav. Rješenje mora organizaciju osloboditi tehničkih obaveza, biti skalabilno u odnosu na korištenje i ponudu, te fleksibilno evoluirati putem održavanja, ažuriranja i daljnjeg funkcionalnog proširenja. Sadržaj naloga // pogledajte vodič za odabir