Belgija – Usluge informacijske tehnologije: savjetovanje, razvoj programske podrške, internet i podrška – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problematika i ciljevi projekta

GO! organizira i podržava godišnje značajno ponudu obrazovnih aktivnosti, profesionalnih aktivnosti, studijskih dana i drugih obrazovnih inicijativa za različite ciljne grupe unutar i izvan GO!. Trenutna aplikacija se koristi za objavljivanje ponude, upravljanje prijavama, praćenje učesnika, slanje komunikacije putem e-pošte, generiranje listova prisutnosti i potvrda, te dostavljanje podataka za fakturiranje i izvješćivanje. Aplikacija se koristi, između ostalog, za aktivnosti Pedagoške službe za podršku i Stalne podrške za CLB-e, te se usmjerava na zaposlenike GO!-ustanova, grupe škola, centralne službe i vanjske učesnike. Ukupno ima oko 59.000 registriranih učesnika i prosječno oko 20.000 prijava godišnje. Događaji mogu biti plaćeni ili besplatni. Zbog toga procesi imaju i administrativni, financijski, komunikacijski i politički utjecaj. Trenutna aplikacija je izgrađena na legacy-platformi i stoga je potrebna zamjena. Osim tehničkog zastarjelosti, i trenutni procesi nisu dovoljno optimizirani. Razni podprocesi danas se izvode ručno ili preko paralelnih aplikacija. Trenutna aplikacija ne podržava dovoljno samostalnu obradu podataka za učesnike, izvješćivanje o politici i integracije kao što su single sign-on ili fakturiranje. GO! stoga želi implementirati modernu rješenje za upravljanje događajima koje bolje podržava cijeli proces oko obrazovanja i profesionalnih aktivnosti: od objavljivanja ponude i prijave do učestvovanja, evaluacije zadovoljstva, potvrđivanja, izvješćivanja i financijske obrade. GO! pri tome postavlja sljedeća vodilna načela:

• jedna integrirana rješenje za upravljanje obrazovanjem, profesionalnim aktivnostima i drugim događajima u području aplikacije;

• maksimalno korištenje standardnih funkcija i standardnih procesa;

• ograničenje prilagođenosti i izbjegavanje paralelnih baza podataka ili dvostruke obrade procesa;

• integracija s postojećim GO!-sustavima gdje se već upravljaju podaci ili procesi;

• korisničko prijateljska podrška za učesnike, organizatore, administratora, te financijske i administrativne zaposlenike;

• pouzdana komunikacija, praćenje učesnika, potvrđivanje i izvješćivanje.

Ciljevi GO! pri implementaciji novog rješenja za upravljanje događajima su:

• osigurati kontinuitet i pouzdanost u upravljanju događajima i obrazovanju;

• jednostavno i pregledno objavljivanje ponude obrazovnih aktivnosti i profesionalnih aktivnosti;

• pojednostaviti i poboljšati proces prijave za učesnike;

• podržati organizatore i administratora u stvaranju, upravljanju, praćenju i evaluaciji aktivnosti;

• bolje integrirati registraciju učesnika, praćenje prisutnosti, potvrđivanje i evaluaciju;

• smanjiti ručne radnje i dvostruke registracije;

• bolje podržati procese fakturiranja putem povezivanja s financijskim sustavima ili, ako je potrebno, putem učinkovitog masovnog izvoza;

• pojačati samostalnu obradu podataka, izvješćivanje i informacije o politici;

• učesnicima omogućiti da sami pregledavaju svoju povijest, prijave i potvrde;

• upravljati pristupnim pravima i ulogama transparentnije, sigurnije i funkcionalnije.

Da bi se ostvarili ovi ciljevi, GO! preferira buduću standardnu rješenje koje je dovoljno konfigurabilno i može se povezati s relevantnim postojećim sustavima, uključujući GO! kontaktnu bazu podataka i financijski sustav. Rješenje mora organizaciju osloboditi tehničkih problema, biti skalabilno u funkciji upotrebe i ponude, te fleksibilno evoluirati putem održavanje, ažuriranja i daljnjeg funkcionalnog proširenja.

Sadržaj naloga // pogledajte vodič za odabir