Franciaország – Időelszámoló vagy humánerőforrás-szoftvercsomag – Solution intégrée de dématérialisation des processus RH

ARTE G.E.I.E. in Straßburg foglal 590 személyt állandó munkaszerződéssel és rendszeresen 300 személyt ideiglenes szerződéssel, köztük szabad újságírókat és állandó szabad munkavállalókat. Az emberi erőforrás-rendszer a személyzeti igazgatásra, valamint a bér- és fizetési számlafeladásokra SAP ECC6; egy SAP S/4HANA-ra való migráció tervezés alatt áll. Jelenleg egy UKG-megoldás kiegészíti a digitális tároló, az elektronikus aláírás és az elektronikus személyi dosszié funkcióit. A megbízás tárgya egy integrált megoldás szolgáltatása, implementálása, hostingje, karbantartása és támogatása a személyzeti igazgatási folyamatok digitalizálására, a következő funkciókkal. A felhasználói felületek, a dokumentáció és a támogatás legalább francia és német nyelven lesznek elérhetőek.

• Digitális tároló a munkavállalók számára. Ez egy személyes online tárolóhely, amelynek tulajdonosa a munkavállalók, és amely a munkavállalók számára átadott személyi dokumentumok tárolására és visszahívására szolgál legalább ötven évig a letétbe helyezés vagy aláírás után. ARTE ezzel a szolgáltatással teljesíti az a franciá munkajogi törvény D. 3243-8. cikkében előírt kötelezettséget, hogy az elektronikus formában történő fizetési számla kiállítását biztosítja. Ez a digitális tároló a munkavállalók számára is elérhető lesz a munkaviszonyuk befejezését követően és a megbízás lejáratát követően.

• Elektronikus személyi dosszié. Egy bizonyítékként szolgáló archív dokumentum, amely a jogosult munkavállalók számára elérhető, és a munkavállalók személyi dossziéjét a munkaszerződésük időtartama alatt, valamint a beállítási és a jogszabályi tárolási időtartam alatt tartalmazza. A megoldás biztosítja a dokumentumtípus szerinti besorolást, a keresést, a teljesítmény biztosítását, valamint a hozzáférés és műveletek nyomon követését, az életciklust és a tárolási időtartamokat.

• Elektronikus aláírás. Aláírási szolgáltatás, amelynek bizonyítékereje a folyamatra illeszkedhet, belső és külső aláírásokra, egyedi vagy tömegaláírási módban, beleértve az automatizált aláírásokat a sorozatban készült dokumentumokhoz. Biztosítja a megfelelő bizonyítékok tárolását és visszaadását.

• Portál a munkavállalók számára. Egy szolgáltatás, amely lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy megtekintse a dokumentumait és (a személyzeti területben) standard űrlapok és konfigurálható jóváhagyási folyamatok segítségével kérvényeket nyújtson be, ahol a feldolgozási állapot nyomon követhető.

• A személyzeti igazgatási dokumentumok kiszállítás. Biztonságos, személyre szabott és nyomon követhető kiszállítás az ARTE által készített dokumentumoknak minden munkavállalónak, különösen a munkaszerződések, -kiegészítései, levelek, adminisztratív döntések, igazolások és a szerződés végének dokumentumai, függetlenül az előzetes készítési folyamatoktól. Ez a funkció különösen a fizetési számla kiszállítását foglalja magában, amely havonta öt részletben történik. A megoldás figyelembe veszi a munkavállalók tiltakozását az elektronikus átvitelük ellen. A megbízás a 2019 óta készített dokumentumok és aláírási bizonyítékok átvételét a személyi dossziébe foglalja magában. A megbízás tartalmaz egy kötelezettséget a szolgáltatás fenntartására, átadhatóságot a szerződés lejáratánál, valamint rendelkezéseket a mesterséges intelligencia bármilyen használatára, amely kizárja az ARTE-adatok gyűjtését, újrahasznosítását és a tanítását. A hosting, a feldolgozás, a kezelés és a tárolás kizárólag az Európai Unió vagy az Európai Gazdasági Térség területén történik; ez minden alvállalkozóra is vonatkozik. A megbízás személyes adatok feldolgozását igényli. A kiválasztott jelentkezőknek a folyamat során bizonyítaniuk kell, hogy képesek megfelelő adatvédelmi garantókat biztosítani, amelyek a megbízás teljes ideje alatt fenn kell tartani. A módosítások és a benyújtandó dokumentumok részleteit a megbízási dokumentumokban találhatjuk.