Lengyelország – Utazási irodák szolgáltatásai és hasonló szolgáltatások – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

TED felhívás tárgya az Adam Mickiewicz Intézet számára a hazai és külföldi szállodai szolgáltatások (szállás) foglalásának, eladásának és ellátásának szolgáltatása. 1. A felhívás tárgyának körének meghatározása 1. Szállodai objektumok ajánlatainak keresése. 2. Szállodai szolgáltatások (szállás) foglalása Lengyelországban és külföldön. 3. A szolgáltatás 36 hónapig lesz teljesítve a szerződés aláírásától vagy a szerződés maximális értékének elfogyasztásáig. 4. Szállodai szolgáltatások eladásában való közvetítés, beleértve a fizetések lebonyolítását. 5. Foglalások visszavonásában és módosításában való közvetítés, valamint a visszatérítések kezelése. 6. A megbízónak a foglalatok részletes információinak átadása, beleértve: check-in, check-out, étkezés, városi adó és egyéb díjak. 7. A megbízó érdekeinek képviselete a szállodai szolgáltatásokkal kapcsolatos panasok ügyében. 8. 24/7-es folyamatos szolgáltatás biztosítása, beleértve a munkaszüneti napokat. 9. A rendelkezésre álló ajánlat folyamatos frissítése. 10. A megbízó érdekeinek védelme, különösen az olyan eseményekről való tájékoztatás, amelyek befolyásolhatják a szerződés végrehajtását. 11. A kivitelező Lengyelországban (székhely vagy fiók) legalább 5 naponta hetente (hétfő-péntek) 8:00-18:00 óra között működő szolgáltatási irodát és 24/7-es infovonalat biztosít, amely lehetővé teszi a foglalások és módosítások lebonyolítását a hivatalos munkaidőn kívül. 12. Kliensgondnok kijelölése és legalább három személy kijelölése a megbízó szolgálatára. 13. Online foglalási rendszer biztosítása, amely lehetővé teszi a foglalások és módosítások lebonyolítását a megbízó megbízott munkatársai által. A rendszer: • az aktuális főböngészők főverzióiban működik, • tartalmazza a kivitelező rendelkezésre álló szállodák teljes ajánlatát, • tartalmazza a szűrőket (min. standard, ár, helyszín, étkezés, internet), • lehetővé teszi a keresést térképen, • lehetővé teszi a voucherképzés PL és EN nyelven, • lehetővé teszi a foglalások változásainak teljes történelmét (audit trail), • lehetővé teszi a foglalatok és változások történelmének exportálását (PDF/XLSX). 14. A rendszer biztosítja a megbízó különleges árfokait a megszakítási feltételekkel együtt. 15. A rendszer biztosítja a jelentések generálását (személyek száma, forgalom, részletes adatok szálloda, vendég és időszak szerint). 2. Fontos információk 1. A foglalások becsült száma: kb. 12 600, beleértve: • 8000 külföldi • 4600 hazai 2. A megbízó rendelkezésére: 1-, 2-, 3-személyes szobák 2–5 csillagos kategóriákban. 3. A foglalt szolgáltatásoknak megfelelniük kell a nemzetközi minőségi és biztonsági szabványoknak. 4. Geográfiai kör: Lengyelország és külföld, különösen az EU, Nagy-Britannia, USA, Kína, Japán, Dél-Korea, skandináv országok. 5. A kulturális intézmények képviselőinek foglalásai – magas szintű szolgáltatás követelménye. 6. A mennyiségek becsült jellegűek és módosulhatnak a szerződés értékének keretein belül. 7. A kivitelező támogatást nyújt a szolgáltatás helyén fellépő problémák esetén. 3. Foglalási eljárás 1. A megbízó e-mailben benyújtja a kéréseket. 2. Megadja a követelményeket (helyszín, költségvetés, preferenciák). 3. A kivitelező legalább 3 elérhető ajánlatot állít elő, amelyek teljesítik a követelményeket (ha elérhetőek). 4. Válaszidő: legfeljebb 1 óra a kérés megkapása után (működési órákban; azokon kívül – a 24/7-es SLA szerint). Az ajánlat tartalmazza: • a szálloda adatait címmel és kategóriával, • a szoba típusát (sgl, dbl, twin, trpl, füstölők / nem füstölők), • hogy a szobához tartozik-e a reggeli, • hogy a szobához tartozik-e az internethasználat, • a megszakítási feltételeket, • a megbízó által megadott helyszínhez való távolságot, • az árát PLN-ben – csak a Lengyelországon belüli szállodai helyek foglalásának esetében, • külföldi foglalások esetén az árát az 2022. október 25-én kiadott Miniszter Rodziny i Polityki Społecznej rendeletének megfelelő valutákban, a közszféra állami vagy önkormányzati egységének munkatársának a szolgálati utazás során járó jogcímét módosító rendeletben foglalt szállodai helyek foglalásához, • hogy az utazó személynek további ideiglenes költségeket kell-e vállalnia, például a visszatérhető letét formájában, helyi adó információkat, letét és további díjak információkat. 5. A megbízó választása e-mailben vagy telefonon történik (e-mailben megerősítve). 6. A kivitelező azonnal foglalást végez a megbízó elfogadását követően. 7.