Finnország – Szoftvercsomag és információs rendszerek – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon város (később is Tilaaja) kér vázlatokat az HRM- és bérrendszerre. A beszerzés tárgya egy szoftver szolgáltatás (SaaS), amely tartalmazza az HRM főregiszter (HRM komplexum) funkcióit és a bérszámítás funkcióit. A megoldás támogatnia kell Espoon város munkatársaihoz kapcsolódó különböző munkaidőformákat, mint például iroda-, időszak- és általános munkaidő, munkának különböző szervezési módjait, azaz rögzített és mozgó munkaidőt, valamint a községekben használt munkaviszonyági szerződéseket és helyi szerződéseket. A beszerzés tárgya a következő szolgáltatások:

- Szoftver szolgáltatás (SaaS)

- A szolgáltatás bevezetése és Espoonhoz való igazítása

- Alkalmazásfenntartási szolgáltatások

- A rendszer további fejlesztése és szakértői szolgáltatások

A beszerzés részleteiről a 1. melléklet "A beszerzés tárgyának leírása" tartalmaz részletes információt. A verseny alapján egy szolgáltatót és egy tartalék szolgáltatót választanak ki. A szerződés a aláírás után lép hatályba és határozatlan ideig érvényben marad. A szerződés várható kezdő dátuma 2026 decemberében van. BESZERZÉS ELKÉSZÍTÉSE A beszerzési egység a beszerzés előkészítését a piacon elérhető lehetőségek, a versenyfeltételek és a beszerzés végrehajtási módjainak értékelésével végezte. A piacfelmérés során széles körben hallgatták meg a szakma szereplőit írásban és telefonon, felhasználták szakértői véleményeket, értékelték a beszerzés felosztását részletekre, valamint a különböző végrehajtási modelleket. A PIACFELMÉRÉS FOLYAMATA 2025-ben 2025-ben három ismert potenciális szolgáltatóval folytattak piacfelmérést. 1) Rendszerek demonstrálása 12-15. héten 2025-ben a szolgáltatókat arra kérték, hogy mutassák be a kínálatukban lévő rendszereket. 2) Vázlat kommentálása A vázlatot két részletben (A1 és A2) küldték a szolgáltatóknak kommentálásra. - A1 kommentáló kör: tartalmazta a fontos folyamatleírásokat, a jelentés igényeket, az oktatási adatokat, a jelentés tartalmát, valamint a rendszer funkcionális követelményeit tartalmazó követelményformanyomtatványt. A kommentálási idő 2025. május 5. és 14. között volt, és a kommenteket a szolgáltatókkal a 21. héten megtartott szolgáltatótalálkozókon vitatták. - A2 kommentáló kör: tartalmazta a vázlat 1.3, 1.8, 1.9 mellékleteit, valamint a 5. mellékletet, a követelményformanyomtatvány "Funkcionális követelmények" lapját. A kommentálási idő 2025. május 19. és június 2. között volt, és a kommenteket a szolgáltatókkal a 24. héten megtartott szolgáltatótalálkozókon vitatták. 3) Küldött részletes kérdések A szolgáltatóktól további információkat kértek a rendszerek béridőszámlázási, főhasználói szolgáltatási és külső HRM megoldásaihoz, a kínált rendszerek technológiáinak életciklusához, valamint a használati jogok és licencek, a bevezetési projekt költségének, a beszerzés értékének és a költségvetés meghatározásának támogatásához kapcsolódó információkhoz. A PIACFELMÉRÉS FOLYAMATA 2026-ban 2026 elején a piacról felderítették egy negyedik potenciális szolgáltatót, akivel a 7. héten megtartott szolgáltatótalálkozó során ismertették a vázlatot. A szolgáltatóhoz a találkozó után ugyanazt a vázlatot küldték kommentálásra, mint a többi potenciális szolgáltatóknak, és erre 2026. március 5-én kaptak kommenteket. A négy szolgáltatótól további írásbeli kommenteket kértek a frissített vázlatra 2026. március 17. és április 1. között. A piacfelmérés úgy történt, hogy egyetlen szolgáltatót sem részesítettek előnyben, és a felmérés során egyenlő és nyílt módon jártak el. A PIACFELMÉRÉS MEGJEGYZÉSEI A felmérés során kapott megfigyeléseket a beszerzés tárgyának meghatározásában, a megfelelőségi követelmények megállapításában, a vázlatok összehasonlításának alapjainak meghatározásában használták. A felmérés fontos megfigyelése volt, hogy a piacot lehetséges, hogy korlátozza az Espoon város által használt munkaviszonyági szerződések (mint például a KVTES és OVTES) követelményei az HRM- és bérrendszerre. Emellett korlátozó tényezők lehetnek az Espoon béridőszámlázási folyamatos szolgáltatásaihoz, a rendszer duplázott környezetéhez és az integrációkhoz kapcsolódó igények. A beszerzés előkészítésénél figyelembe vették a beszerzési törvény 65. §-ában foglalt, a piacfelméréssel kapcsolatos elveket, és a beszerzési egység úgy véli, hogy a felkészülés támogatja a verseny megvalósulását. A BESZERZÉS FELOSZTÁSA A beszerzési egység értékelte a beszerzés felosztását. A beszerzés nem osztották fel, mert a beszerzés tárgya, azaz a rendszer és hozzá kapcsolódó szolgáltatás egy egységes egészet alkot, amelyet nem indokolt szétbontani kisebb egységekre. Emellett a beszerzés felosztása jelentősen növelné az