Málta – Rendezvényszervezési szolgáltatások – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA a maximum három (3) keret szerződést kíván megbízni kaskád módon minden Lottal a magas minőségű Esemény Szervezési Szolgáltatások és az események szervezéséhez és végrehajtásához szükséges utazási és logisztikai szolgáltatások biztosítására, amelyek az Ügynökség adminisztratív és műveleti találkozóinak és eseményeinek szervezéséhez és végrehajtásához szükségesek. A keretszerződések Moldovában (Lot 1), Ukrajnában (Lot 2) és a Nyugati-Balkánon (Lot 3) szervezett eseményeket támogatják, mint a technikai specifikációk további részletezik. Az a keretszerződések keretében nyújtandó szolgáltatások az egyes események speciális követelményeitől függnek, ahogy az Ügynökség definiálja. Az alábbi szolgáltatások közé tartozhatnak, de nem korlátozódnak ezekre: • Konferencia helyiségek bérbeadása; • Audiovizuális (AV) és tolmácsítási felszerelés biztosítása; • Étkezési szolgáltatások; • Harmadik fél szolgáltatók koordinálása és helyszíni logisztikai kezelése; • Eseményjelzés előkészítése és támogató dokumentumok és számlák benyújtása, ha szükséges; • AV és tolmácsítási felszerelés bérbeadása az Ügynökség, a érdekeltek vagy más harmadik fél által biztosított helyszíneken; • Ebédek, vacsorák és egyéb étkezési rendezvények szervezése; • Alkalmas szállásfoglalás az Ügynökség követelményei szerint; • Szállítási szolgáltatások szervezése, biztosítása és felügyelete; • Eseményasszisztencia szolgáltatások biztosítása az esemény előtt, alatt és után; • Biztonsági és orvosi szolgáltatások koordinálása és biztosítása, ha szükséges; • Utazási, szálláshelyi és/ vagy tartózkodási díjak fizetése az esemény résztvevőinek, beleértve a megfelelő támogató dokumentumok gyűjtését, az Ügynökség utasításai szerint. Ukrajnában csak akkor szerveznek eseményeket, ha a fennálló biztonsági helyzet lehetővé teszi az Ügynökség számára, hogy személyes eseményeket tartson, az Ügynökség biztonsági értékelése és az alkalmazható biztonsági korlátozások alapján.