Németország – Javítási és karbantartási szolgáltatások – Einführung zentrales DMS

A cég a dokumentumkezelési rendszerek (DMS) bevezetésével a vállalati szintű dokumentumkezelés, -feldolgozás és -bemutatás fenntartható modernizálását és egységesítését tervezi. A szakosztályok közötti igényelemzés keretében a jelenlegi munkamódszerek, dokumentumfolyamatok és információsáramlások a szakosztályokkal közösen vizsgálat alá estek. Ebből kiderült, hogy a dokumentumok és információk ma különböző rendszerek, meghajtóstruktúrák, szakalkalmazások és személyes tárolók között kezelve. Ez a média szakadások, többszörös tárolások és különböző munkamódszerek miatt nehezítik a szakosztályok közötti együttműködést, és növelik a kereséshez szükséges időt, valamint a dokumentumok és információk aktuális és kötelező jellegével kapcsolatos bizonytalanságokat. Egyidejűleg már létező számos, a jövőben is meg kell, hogy teljesítsék a saját maguknak megfelelő feladatokat. A projekt célja tehát nem ezeknek a rendszereknek a helyettesítése, hanem azok értelmes integrálása egy közös információs platformba. A jelenlegi szolgáltatási jegyzék a jövőbeli DMS-platform funkcionális, technikai és szervezeti követelményeit írja le, és szolgáltatja a megoldás kiválasztásának alapját. A jövőbeli megoldás központi információs platformként szolgál, és a dokumentumok és információk teljes életciklusát támogatja - a rögzítés, feldolgozás, közös használat, revíziós biztonságos archiválás és szabályszerű törlés. Ennek során nem egyes dokumentumok vagy technikai funkciók állnak a középpontban, hanem a munkatársak napi munkaprocédusainak hatékony támogatása. Az információk függetlenül attól, hogy hol keletkeztek, egységesen kezelendők, gyorsan keresendők, biztonságosan hozzáférhetőek és szervezeten belül felhasználhatóak. A DMS-platform bevezetése egyben a célja, hogy a jelenlegi szigetoldalokat fokozatosan csökkentsük, az információkezelés egységes szabványait bevezetjük, és egy technológiai alapot teremtünk a további adminisztratív folyamatok digitalizációjához. Modern technológiák, különösen az AI-alapú funkciók, a munkatársakat a napi munkájukban támogatják, és az információkezelés minőségét és hatékonyságát tovább javítják. Összefoglalva a projekt céljait így lehet leírni: - Bevezetés egy vállalati szintű egységes információs platform a üzleti információk és dokumentumok kezelésére - A szakosztályok közötti együttműködés javítása közös információs tartalmak és szabványosított munkamódszerek révén - Csökkentés a többszörös tárolások, és biztosítás egy egyértelmű és nyomon követhető információs alap - Gyorsítás az információk keresésének a teljesítményű keresési és navigációs lehetőségek révén - A szabványosított digitális üzleti folyamatok támogatása munkafolyamatok, feladatvezérlés és nyomon követhető engedélyezési eljárások révén - A törvényi, szabályozási és belső követelmények betartása a dokumentáció, tárolás, adatvédelmi és információs biztonság tekintetében - A jelenlegi szakalkalmazások és információs rendszerek integrálása egy közös információs architektúrába, a redundáns adattárolás elkerülésével - Egy skálázható és jövőbiztos platform létrehozása, amely szervezeti változások és jövőbeli digitalizációs projektek támogatására szolgál - Modern asszisztens funkciók, különösen AI-alapú keresési, elemző és osztályozási eljárások biztosítása a munkatársak napi munkájának támogatására - Egy hosszú távú gazdaságos és adminisztratív irányítható platform létrehozása az információkezeléshez.