Németország – Szoftverrel kapcsolatos szolgáltatások – GSE; Einführung einer HR-Software bei der GSE gGmbH

A GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; azután "a megbízó") egy közhasznú vállalat, székhelye Essenben, amely több, mint 140 éve széles körű szociális szolgáltatásokkal rendelkezik. Közösségi intézményként, amely az Essen város és a nagy szociális szervezetek irányítása alatt áll, a megbízó a különleges élethelyzetű emberek gondozásáért, fejlesztéséért és társadalmi részvételéért felelős. A megbízó szolgáltatásai közé tartoznak a nyugdíjasoknak szóló állandó és ambuláns ellátási szolgáltatások, a pszichikus betegségekben vagy értelmi fogyatékosokban szenvedő emberek számára különféle lakási és gondozási formák, valamint a lakhatatlan vagy lakhatatlanságtól fenyegetett személyek számára különböző segítségek. Emellett a megbízó több helyszínen is működő elismert műhelyeket üzemeltet fogyatékos emberek számára. Körülbelül 1.300 kvalifikált alkalmazottal a különböző szociális intézményekben a megbízó jelenleg körülbelül 1.200 lakót gondoz az otthonában és gondozási intézményeiben, valamint körülbelül 1.600 fogyatékos személyt a műhelyekben. A széles szakmai felállás és a közösségi és szociális partnerekkel való szoros kapcsolatok lehetővé teszik a megbízónak, hogy egyéni módon reagáljon a gondozott emberek igényeire, és egy illeszkedő, értékelő támogatást biztosítson. A megbízó "2030-as év" stratégiájával egy hosszú távú viziót követ, amely a belső struktúrák, folyamatok és technikai rendszerek teljes modernizálásához és digitalizálásához irányul. A cél az, hogy az összes vállalati egységet egy jövőbiztos IT-landscapébe integrálja. Ez a stratégiai irányvonal az alapja egy teljesítőképes, átlátható és szolgáltatásokra koncentráló szervezetnek, amely fenntartható módon kielégíti a növekvő szakmai, jogi és technológiai követelményeket. A digitalizációs stratégia központi projektje az aktuális ERP-rendszer lecserélése. Az aktuálisan használt SAP-verzió, amelyen a GSE üzleti folyamatait ábrázolják, 2027. év végéig lejár, ezzel prioritásos cselekvési okot jelent. A FI (pénzügyi számvitel), CO (irányítás) és HCM (human capital management / személyügyi) modulok, amelyek a szervezet pénzügyi és személyügyi magfolyamatokban fontos funkciókat látnak el, mélyen beágyazottak az szervezeti folyamatokba. A HR-szektor újjáirányításának központi fókusza a fizetésszámítás prioritásos magfolyamatán van. Ugyanakkor a GSE célja, hogy a új HR-megoldást összefüggő módon tekintse, és a jövőben lehetőleg a legtöbb személyügyi folyamatot egy integrált rendszerben ábrázolja. Ide tartoznak, de nem kizárólag, a személyügyi igazgatás, a jelentkezők kezelése, a személyi fejlesztés, valamint a továbbképzés funkciói. Ezzel az összefüggő megközelítéssel a megbízó célja, hogy a HR-szektorban lévő "mellékrendszereket" fokozatosan csökkentsék vagy teljesen leválasszák. A cél az, hogy a médiátöréseket elkerüljék, a redundáns adatkezelést megszüntessék, az adatminőség és -aktualitást biztosítsák, és a HR-folyamatokban a átláthatóságot növeljék. Ugyanakkor egy konzisztens rendszerlandscapet létrehozva, lehetőséget nyújtanak arra, hogy jelentős HR-analíziseket és személyügyi mutatókat biztosítsanak, amelyek a fenntartható vállalati fejlesztéshez használhatók. A személyügyi menedzsment területén történő szükséges rendszermigráció tehát nem csak technológiai, hanem üzleti stratégiai szempontból is nagy jelentőséggel bír. A rendszerváltás során a folyamatok standardizálása, a felhasználói barátságosság növelése és az integráció további IT-komponensekkel javítható. A teljes HR-megoldás kiválasztása és bevezetése tehát az egyik prioritásos kulcsprojekt a megbízó stratégiai teljes fejlesztésében 2030-ig. A projekt konkrét célja egy teljes, jövőbiztos személyügyi menedzsment szoftver kiválasztása és bevezetése. Az új megoldással a megbízó HR-folyamatait hatékonyabbá, átláthatóbbá és felhasználói barátságosabbá kívánja tenni. A szoftver támogatja a személyügyi menedzsmentet és a többi résztvevőt, hogy az adminisztratív feladatok automatizálását, az adatminőség javítását és a stratégiai döntések alapját képező információs alapot biztosítsa. A középpontjában a személyügyi folyamatok digitális ábrázolása és támogatása áll. Az új megoldással a létező médiátöréseket és redundáns adatkezelést elkerülni, a HR-folyamatokban a átláthatóságot növelni, és a személyes adatok védelmét, valamint a megfelelőséget biztosítani. Emellett a központi rendszertámogatás lehetőséget nyújt arra, hogy a HR-adatokat célzottan kiértékeljék, és ezzel a szervezet stratégiai irányítását javítsák. Az átfogó célokat összefoglalva a következőképpen lehet megfogalmazni: 1. HR-szoftver bevezetése 2. Az összes fontos HR-folyamatok digitális támogatása 3. A rutinfeladatok nagyobb automatizálása és a folyamatok standardizálása 4. A átláthatóság, adatminőség és jelentéskészítés lehetőségeinek növelése 5. A személyes adatok védelme,