Németország – Szoftverrel kapcsolatos szolgáltatások – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

A GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; továbbiakban "megrendelő") egy közhasznú vállalat Essenben, amely több mint 140 éve széles körű szociális szolgáltatásokkal foglalkozik. A megrendelő, mint közösségi intézmény, Essen város és a nagy szociális szervezetek támogatásával, a különleges élethelyzetben élő emberek gondozását, fejlesztését és társadalmi részvételét szolgálja. A megrendelő szolgáltatási spektrumában szerepelnek a nyugdíjasoknak szóló állandó és ambuláns ellátási formák, a pszichés betegségekben vagy értelmi fogyatékosokban szenvedők számára differenciált lakási és gondozási formák, valamint a lakhatatlan vagy lakhatatlanságtól fenyegetett személyek számára különböző segélyek. Emellett a megrendelő több helyen is működteti az elfogadott műhelyeket a fogyatékosok számára. Ezek egyéni fejlesztést, valamint sokféle munkát és kvalifikációs lehetőséget kínálnak, mint például a szerelés, kertészeti és tájépítészeti, háztartási, nyomda és digitális, raktárlogisztikai, újrahasznosítási vagy kerékpártechnikai területeken. Körülbelül 1.300 kvalifikált munkatársa a különböző szociális intézményekben, a megrendelő jelenleg mintegy 1.200 lakóját gondozza otthonaiban és gondozási intézményeiben, valamint körülbelül 1.600 fogyatékos személyt a műhelyeiben. A széles szakmai felállás és a közösségi és szociális partnerekkel való szoros hálózat lehetővé teszi a megrendelő számára, hogy az ellátottak igényeire egyéni módon reagáljon, és egy illeszkedő, értékelő támogatást biztosítson. A megrendelő "2030-as év" stratégiájával hosszú távú viziót követ, amely a belső struktúrák, folyamatok és technikai rendszerek teljes modernizálására és digitalizálására irányul. A cél, hogy minden vállalati területet egy jövőbiztos IT-környezetbe helyezzen át. Ez a stratégiai irányvonal az alapja egy teljesítőképes, átlátható és szolgáltatásszolgáltató szervezetnek, amely fenntartja a növekvő szakmai, jogi és technológiai követelményeket. A digitális stratégia keretében a legfontosabb projekt az aktuálisan használt ERP-rendszer leváltása. Az aktuálisan használt SAP verzió, amely a GSE üzleti folyamatait ábrázolja, 2027. év végéig leállítva van, így prioritásos intézkedést igényel. A FI (pénzügyi számvitel), CO (irányítás) és HCM (emberi erőforrások / személyügyi) módulok, amelyek a szervezet üzleti és személyügyi magfolyamatokban fontos funkciókat látnak el, mélyen beágyazottak az szervezeti folyamatokba. A projekt megvalósítása tehát nem izoláltan történik, hanem szorosan kapcsolódik további stratégiai projektekhez. Ide tartozik a SAP HCM leváltása és a vele kapcsolatos új, modern személyügyi megoldás bevezetése, amely a pénzügyi számvitelhez való szoros integrációt igényli, különösen a bér- és szociális levonások számára. Egy további prioritásos projekt a dokumentumkezelő rendszer (DMS) bevezetése az elektronikus bejegyzési számlák feldolgozásához. A DMS vállalaton belül ki kell terjeszteni és központi platformként kell bevezetni a digitális dokumentumkezeléshez. A cél, hogy minden szakma és -rendszer számára egy egységes, ellenőrzhető és médiaszünet nélküli dokumentumalapot biztosítson. A rendszer átvitelének szükségessége tehát nem csak technológiai, hanem üzleti stratégiai szempontból is nagy jelentőségű. A rendszer további üzemeltetésének biztosítása mellett a váltás során a folyamatok standardizálása, a felhasználói barátságosság növelése és az integráció más IT-komponensekkel javítása várható. A megoldás kiválasztása, tervezése és bevezetése tehát a megrendelő 2030-ig terjedő stratégiai teljes fejlődésének egyik prioritásos kulcsprojektje. A kiírás tárgya egy modern, jövőbiztos számlázási és irányítási megoldás bevezetése, amely a jelenlegi rendszerben ábrázolt összes magfolyamatot hatékonyan ábrázolja és támogatja. Az aktuális SAP-rendszer (FI és CO módulokkal) a alapvető követelményeket teljesíti, de a gyártó termékstratégiájának szempontjából a végére ér. SAP a használt verzió támogatását 2028. január 1-jétől leállítja. Ez azt jelenti, hogy ezen időponttól kezdve nem lesznek rendelkezésre álló szabályos karbantartási és támogatási szolgáltatások, ami biztonsági, megfelelési és stabilitási kockázatokat okoz. Az új megoldásnak teljesítenie kell a számlázási és irányítási követelményeket. Ugyanakkor a központi üzleti folyamatokat kell automatizálni, médiaszünet nélküli módon megtervezni, és a jelenlegi szabályozási és technológiai követelményekkel összehangolni. A központi célokat átfogóan a következőképpen lehet összefoglalni: 1. Számlázási és irányítási szoftver bevezetése 2. Minden fontos pénzügyi számvitel és irányítási folyamatok digitális támogatása 3. A rutinszerű feladatok automatikusítása és a folyamatok standardizálása 4. Átlátszóság, adatminőség és jelentési lehetőségek növelése 5. Adatvédelmi, adatbiztonsági és megfelelési biztosítása 6. Stratégiai vállalati irányítás támogatása alapos elemzések és mutatók segítségével 7. Mandátumképesség biztosítása 8.