Németország – Áthelyezési, költöztetési szolgáltatások – Bundesstadt Bonn, Umzug aller Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn

1. A teljesítmény tárgya

A Bonn városi tanács szándéka, hogy a Bonn Városi Levéltár és a Bonn Városi Történeti Könyvtár teljes állományát új helyre költözteti. A költözés a Bonn városi területen belül történik. A megbízás tárgya az archívum- és könyvtárállomány költözésének koncepciójának, tervezésének és végrehajtásának megvalósítása. A megbízott teljesíti az összes szükséges teljesítményt az archívum- és könyvtárállomány kiürítéséhez, csomagolásához, szállításához és a új épületbe való behozatalához. A költözés kötelezően a "polcszintről polcszintre" elv szerint történik, hogy az archívum- és könyvtárállományok logikai rendje hiány nélkül megmaradjon. Megjegyzés: A polctechnika és a bútorok demontázsa, szállítása vagy fel- és leépítése kifejezetten nem tartozik ehhez a hirdetményhez; ezek az új helyen maradnak.

2. A teljesítmény előrelátható időtartama

Az összefüggő megbízás két egymást követő fázisra oszlik, és a tervezett időszakban, azaz 2027. április vége (tervezett dátum: 2027.04.26) és 2027. október vége (tervezett dátum: 2027.10.29) között kell végrehajtani:

Fázis 1 (Koncepciófázis): A megbízás kiadását követően a részletes költözési koncepció elkészítése, tervezett időpont 2027. április vége (tervezett dátum: 2027.04.26) és 2027. május közepéig (tervezett dátum: 2027.05.18).

Fázis 2 (Fizikai költözés): Az archívum- és könyvtárállomány költözésének végrehajtása a koncepciófázis után, tervezett időpont 2027. június közepétől (tervezett dátum: 2027.06.14) 2027. október végéig (tervezett dátum: 2027.10.29).

3. Az állomány mérete

Összesen kb. 21,5 regalkilométer állomány költözik, ebből kb. 17 regalkilométer archívumállomány és kb. 4,5 regalkilométer könyvtárállomány. Az archívumállomány kb. 80 százaléka archívumdobozokban van csomagolva, kevesebb, mint 20 százaléka csomagolatlan aktatár. A könyvtárállomány kb. 10 százaléka archívumdobozokban van csomagolva.

4. Eljárás leírása

A teljesítmény egy európai szintű beszerzési eljárás keretében, nem nyilvános eljárásként, előzetes részvételi versenyvel (14. § 2. pont i. V. m. 16. § VgV) történik. Az eljárás kétfázisú:

Fázis 1 (Részvételi verseny): Ebben a jelenlegi szakaszban nyilvános részvételi verseny zajlik. A beszerző helyszín a benyújtott iratok alapján vizsgálja a jelentkezők alkalmasságát.

Fázis 2 (Ajánlatfázis): A következő nem nyilvános eljárásban a megfelelő cégek a koncepcióterv beadásával együtt ajánlatot tehetnek. A gazdaságosság értékelése a "koncepcióterv minősége" (súlyozás: 70%) és "ár" (súlyozás: 30%) eljárási kritériumok alapján történik. A koncepcióterv minőségét egy 6-fokozatú értékelési skálán (0-5 pont) értékelik. Az ár értékelés lineáris interpolációval történik (minimumérték módszer), amelynél a legcsekélyebb értékelhető ajánlat 5 pontot, a legcsekélyebb ár 2,0-szörösét 0 pontot kap. A feltétlen árengedmények figyelembe vételre kerülnek, a skonti nem. Pontszám egyenlőség esetén a koncepcióterv kritériumban a magasabb pontszám dönt.

Fontos átlátszósági megjegyzés: A részletes értékelési mátrix, a matematikai árkalkulációs formula (a negatív pontérték elkerülése érdekében a kappung határának beiktatásával) és a kedvezmények, valamint a pontszám egyenlőség szabályozásai teljes egészében és részletesen a mellékelt "Bewertungsschema Stufe 2, Angebotsphase.pdf" (lásd a jelenlegi 1. fázis beszerzési dokumentumait) dokumentumban vannak leírva.

A második fázisban (ajánlatfázis) a megbízás során kért koncepcióterv (amit később, ha a megbízás sikeres, a teljesítmény 1. fázisában a megbízó-költöztetés vezetővel véglegesítik) megkötéséhez a betöltött helyszínek előzetes megtekintése kötelező. Ennek megfelelő objektum megtekintése kötelező a 2. fázisban kiválasztott és ajánlattevésre meghívott ajánlóknak. A megtekintés pontos időpontjai, szervezeti keretei és biztonsági előírásai a 2. fázis ajánlatok dokumentumában lesznek ismertetve. A beszerző helyszín az objektum megtekintésének kötelezettségének figyelembe vételével a 20. § 2. pont VgV értelmében megfelelően állítja be az ottani ajánlatfázis határidejét, hogy minden ajánló számára a megtekintés után is elegendő idő maradjon a koncepcióterv elkészítéséhez és az ajánlatkalk