Belgium – Rendezvényszervezési szolgáltatások – Raamovereenkomst externe cateringpartners maatwerk en evenementen

**TED-jelentés tárgya:** Keresett keretmegállapodás külső kiszolgálókat, kiegészítő és eseményeket

**Megjegyzés:** A VIVES Főiskola Dél és VIVES Főiskola Észak évente szélesebb spektrumú eseményeket és "high-end" kiegészítő megbízásokat szervez, amelyek az Észak és Dél campusok mindkét részén találhatóak a West-Vlaanderen tartományban. Ezek az események integráns részei a főiskola akadémiai és társadalmi működésének, és egy professzionális, minőségi és megbízható kiszolgáló támogatást igényelnek. A kiszolgáló itt kulcsfontosságú szerepet játszik az események élményében, megjelenésében és szervezési minőségében.

**A megbízás fázisai:**

1. fázis – Kiválasztás

Ez a dokumentum az első fázist, azaz a kiválasztási fázist írja le, amely egy kétlépéses eljárás része. Ebben a fázisban csak egy "Részvételi kérelem" kért, amelyet a szükséges mellékletek egészítik ki, amelyekben a jelölt érdeklődését fejezi ki a megbízás iránt, írásban kifejezi a kiválasztásra irányuló szándékát (17. június 2016. évi 2. cikk, 12. pontja, Közigazgatási Megbízások Törvénye) és a megadott felelősségi dokumentumokat átadja, hogy kiválasztható legyen.

2. fázis - Ajtók

A kiválasztás után csak a kiválasztott jelöltek vehetnek részt a második fázisban, a kiválasztási fázisban, amely a kiválasztási döntés után kiadott pályázati dokumentum alapján történik. Ebben a második fázisban a kiválasztott jelöltek a pályázati dokumentum alapján meghívást kapnak, hogy ajánlatot tegyenek.

**Parcellák:**

- Parcella 1 "Események" - Keresünk három külső kiszolgálókat, akik a főiskola számára négyéves időszakra tudnak támogatást nyújtani az alábbi tevékenységekben, amelyek flexibilisen bevethetők az összes campuson, tehát az egész West-Vlaanderen tartományban.

Események: Minden akadémiai évben a VIVES Főiskola szervez többek között három nagy méretű intézményi eseményt, köztük a Szeptemberi Akadémiai Nyitót, a Januári Újévi Fogadást és a Májusi Pro-dagot; Ezen eseményekre mindegyikre kb. 700-1000 résztvevő várható. Emellett a VIVES Főiskola évente több diplomabizonyítvány-átadást, promóciós ülést stb. szervez, amelyek a különböző tanulmányi területeken vannak elosztva. Ezek a ceremóniák tanulmányi csoportonként vagy csoportonként történnek, és a diákok, valamint szüleik vagy kísérőik célcsoportjára irányulnak. Ezen eseményekre is egy alkalmazkodó, gondos és simán szervezett kiszolgálás szükséges, figyelembe véve a változó csoportméreteket, helyszíneket és gyakorlati körülményeket.

- Parcella 2 "Kiegészítő megbízások" - Itt is három külső kiszolgálókat keresünk, kisebb, átlagosan 10-50 főre tervezett megbízásokra, ahol a kiváló minőségi szint a termékeken, prezentációkon és szolgáltatásokon keresztül dominál.

"High-end" kiegészítő megbízások: Ez a parcella a magas minőségű, a kontextusra, célokra és célcsoportra igazított kiszolgáló szolgáltatásokra vonatkozik. A megbízó szervezet ezen parcella segítségével olyan szolgáltatókat kíván kiválasztani, akik képesek olyan kiszolgáló koncepciókat fejlesztni és megvalósítani, amelyek teljesen illeszkednek az esemény minden egyes kontextusához, céljához és célcsoportjához. Ez nem egy szabványos ajánlat, hanem mindig egy egyedi kivitelezés, ahol a kiegészítés a középpontban áll.

**Határidő**

A keretmegállapodás kezdeti határidője négy év, azzal a feltétellel, hogy a megbízás maximális becsült értéke ezen a időszakon belül nem haladja meg. A megbízó szervezet felhívja a jelöltek figyelmét arra, hogy a megadott maximumérték nem a feltételezett mennyiségek alapján számolt ki. Ez a maximumérték tehát nem ad információt arról, hogy milyen ajánlatértékre lehet bejelentkezni. Ez a maximumérték a keretmegállapodás maximális értéke, amelyet a megbízó szervezet által lehetséges összes megbízások maximális mennyisége alapján állapítottak meg. A megbízás méretének ellenőrzése érdekében a megbízó szervezet figyelemmel kíséri a keretmegállapodás keretében történő kiadásokra, hogy biztosítsa, hogy a keretmegállapodás maximális értéke nem kerül meghaladásra. Ha a maximumértéket meghaladja, nem helyezhetnek újabb megbízásokat.