Belgium – IT-szolgáltatások: tanácsadás, szoftverfejlesztés, internet és támogatás – 2026/EVENTMANAGEMENT

Probleemmeghatározás és projektcélok

A GO! évente, szakmai fejlesztési tevékenységek, tanulmányi napok és egyéb képzési kezdeményezési programokat szervez és támogat évente, különböző célcsoportok számára, a GO! belső és külső tagjainak. A jelenlegi alkalmazást a programok közzététele, a regisztrációk kezelése, a résztvevők nyomonkövetése, a kommunikáció e-mailen keresztül történő küldése, a jelenlétlisták és bizonyítványok generálása, valamint a számlázás és jelentés adatok szolgáltatása céljából használják. A GO!-pedagógiai támogatási szolgálat és a CLB-nek a Permanens Támogató Cella tevékenységeit, valamint a GO! intézmények, iskolacsoportok, központi szolgáltatások és külső résztvevők munkatársainak is használják. Összességében körülbelül 59.000 regisztrált résztvevő és átlagosan körülbelül 20.000 regisztráció van évente. Az események fizetős vagy ingyenes lehetnek. Ezért a folyamatok adminisztratív, pénzügyi, kommunikációs és stratégiai hatással rendelkeznek. A jelenlegi alkalmazás egy legacy platformon épült, ezért cserére kerül. A technikai elavultságn kívül a jelenlegi folyamatok is elégtelenül optimalizáltak. A jelenlegi alkalmazás nem támogatja elegendően a résztvevők adatokhoz való hozzáférést, a stratégiai jelentést és az integrációkat, mint például a single sign-on vagy a számlázás. A GO! ezért egy modern eseménykezelési megoldást szeretne implementálni, amely a képzési és szakmai fejlesztési tevékenységek teljes folyamatát jobban támogatja: a programok közzététele és a regisztrációtól a részvétel, elégedettségértékelés, bizonyítványozás, jelentés és pénzügyi feldolgozásig. A GO! a következő vezető elveket határozza meg: • egy integrált megoldás a képzési, szakmai fejlesztési tevékenységek és egyéb események kezelésére az alkalmazás területén; • a standard funkciók és standard folyamatok maximális használata; • a szabványosítás és a párhuzamos adatbázisok vagy duplázott folyamatok elkerülése; • integráció a GO! rendszerrel, ahol már adatok vagy folyamatok kezelésre kerülnek; • felhasználóbarát támogatás a résztvevők, szervezők, adminisztrátorok, valamint a pénzügyi és adminisztratív munkatársak számára; • megbízható kommunikáció, résztvevők nyomonkövetése, bizonyítványozás és jelentés. A GO! céljai az új eseménykezelési megoldás implementálása során: • az esemény és képzéskezelés folytonosságát és megbízhatóságát biztosítani; • a képzési és szakmai fejlesztési tevékenységek programjait simán és áttekinthetően közzétenni; • a résztvevők regisztrációs folyamatát egyszerűsíteni és javítani; • a szervezők és adminisztrátorok támogatása az események létrehozásában, kezelésében, nyomonkövetésében és értékelésében; • a résztvevők regisztrációját, jelenlétnyomonkövetését, bizonyítványozását és értékelését jobb módon integrálni; • a manuális műveleteket és duplázott regisztrációkat csökkenteni; • a számlázási folyamatokat a pénzügyi rendszerekhez való csatlakozás vagy, ha szükséges, hatékony tömegexport segítségével jobb módon támogatni; • az adatokhoz való hozzáférést, jelentést és stratégiai információkat erősíteni; • a résztvevőknek lehetőséget biztosítani a saját történelmük, regisztrációik és bizonyítványok megtekintésére; • a hozzáférési jogokat, szerepeket átláthatóbbá, biztonságosabbá és funkcióközpontúbbá tenni. Ezek a célok megvalósításához a GO! előnyben részesíti egy jövőbeli, konfigurálható standard megoldást, amely képes kapcsolódni a releváns, már létező rendszerekhez, beleértve a GO! kontaktadatabázist és a pénzügyi rendszert. A megoldás a technikai szempontból megkönnyíteni az szervezetet, skálázható legyen a használat és a programok függvényében, és flexibilisen fejlődhet a karbantartás, frissítések és további funkcionális bővítések révén. A megbízás részei // lásd a kiválasztási útmutatót