Belgium – IT-szolgáltatások: tanácsadás, szoftverfejlesztés, internet és támogatás – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problémameghatározás és projektcélok

A GO! évente szervezi és támogatja évente jelentős számú képzések, szakmai fejlesztési tevékenységek, tanulmányi napok és egyéb képzési kezdeményezési programokat különböző célcsoportok számára, a GO! belül és kívül. Az aktuális alkalmazás a programok közzétételére, a regisztrációk kezelésére, a résztvevők követésére, a levelezésre, a jelenléti listák és bizonyítványok generálására, valamint az adatok szolgáltatására a számlázáshoz és a jelentéskészítéshez szolgál. Az alkalmazást többek között a pedagógiai támogatási szolgálat és a CLB-nek a Permanente Ondersteuningscel nevű tevékenységei használják, és a GO!-intézmények, iskolacsoportok, központi szolgálatok és külső résztvevők dolgozói számára irányul. Összesen körülbelül 59.000 regisztrált résztvevő és átlagosan körülbelül 20.000 regisztráció van évente. Az események fizetős vagy ingyenes lehetnek. A folyamatok ezért mind adminisztratív, pénzügyi, kommunikációs, mind politikai hatással vannak. Az aktuális alkalmazás egy legacy-platformon épült, és ezért cserére szorul. A technikai elavultsággal együtt a jelenlegi folyamatok sem elegendően optimálisak. Több részfolyamat manuálisan vagy párhuzamos alkalmazásokon keresztül zajlik. Az aktuális alkalmazás a résztvevők adatok önkiszolgálásához, a politikai jelentéskészítéshez és az integrációkhoz, mint a single sign-on vagy a számlázás, sem elegendő támogatást nyújt. A GO! ezért egy modern eseménykezelési megoldást szeretne implementálni, amely a képzések és szakmai fejlesztési tevékenységek teljes folyamatát jobban támogatja: a programok közzétételétől a regisztrációkig, a részvételtől az elégedettségi értékelésig, a bizonyítványozásig, a jelentéskészítésig és a pénzügyi feldolgozásig. A GO! a következő irányelveket határozza meg:

• egy integrált megoldás a képzések, szakmai fejlesztési tevékenységek és egyéb események kezelésére a felhasználási területen;

• a szabványos funkciók és szabványos folyamatok maximális használata;

• a szabványosítás korlátozása és a párhuzamos adatbázisok vagy a duplázott folyamatok elkerülése;

• integráció a GO!-rendszerekkel, ahol már adatok vagy folyamatok kezelése történik;

• felhasználóbarát támogatás a résztvevők, szervezők, rendszergazdák, valamint a pénzügyi és adminisztratív dolgozók számára;

• megbízható kommunikáció, résztvevők követése, bizonyítványozás és jelentéskészítés.

A GO! céljai az új eseménykezelési megoldás implementálásakor:

• a folyamatos és megbízható esemény- és képzéskezelés biztosítása;

• a képzések és szakmai fejlesztési tevékenységek programjának sima és áttekinthető közzétételét;

• a résztvevők regisztrációs folyamatának egyszerűsítése és javítása;

• a szervezők és rendszergazdák támogatása az események létrehozásában, kezelésében, követésében és értékelésében;

• a résztvevők regisztrációjának, jelenléti követésének, bizonyítványozásának és értékelésének jobb integrálása;

• a manuális műveletek és duplázott regisztrációk csökkentése;

• a számlázási folyamatok jobb támogatása a pénzügyi rendszerekhez való csatlakozás vagy, ha szükséges, hatékony tömegexport segítségével;

• az adatok önkiszolgálása, a jelentéskészítés és a politikai információk erősítése;

• a résztvevőknek lehetőséget adni, hogy saját történelmüket, regisztrációikat és bizonyítványait tekintsék meg;

• a hozzáférési jogok és szerepek átláthatóbb, biztonságosabb és funkcióközpontúbb kezelése.

Ezek a célok eléréséhez a GO! előnyben részesíti egy jövőbeli, elég konfigurálható és a releváns létező rendszerekhez (beleértve a GO! kontaktadatabázist és a pénzügyi rendszert) kapcsolható szabványos megoldást. A megoldás a technikai szempontból a szervezetet meg kell szabadítania, skálázható kell lenni a használat és a programok függvényében, és a karbantartás, frissítések és további funkcionális bővítések révén flexibilisen fejlődhet. A feladat részek // lásd a kiválasztási útmutatót