Norvegia – Fotocopiatrici – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS sta effettuando questa gara d'appalto per conto dei comuni proprietari della cooperazione OFA per stabilire un nuovo accordo quadro per macchine multifunzione (MFP) e servizi associati. I comuni hanno un bisogno significativo e variegato di stampa, copia e scansione. Le macchine attualmente in uso comprendono sia macchine multifunzione in leasing che di proprietà, di età, capacità, funzionalità e durata residua variabile. Allo stesso tempo, le dimensioni, l'organizzazione e i modelli di utilizzo dei comuni variano. Pertanto, c'è bisogno di un contratto flessibile e orientato al futuro che supporti sia la standardizzazione che le adattamenti locali. L'obiettivo della gara d'appalto è stabilire un accordo quadro congiunto che consenta ai comuni di accedere a un funzionamento prevedibile, efficiente dal punto di vista dei costi, sicuro e stabile delle macchine multifunzione. Il contratto deve facilitare il graduale rinnovamento e la modernizzazione delle macchine, mentre i sistemi esistenti possono essere continuati se appropriato. I comuni hanno già adottato PaperCut come sistema congiunto per la stampa sicura e la gestione delle stampe. La gara d'appalto non include, quindi, un nuovo sistema di gestione della stampa. È una condizione fondamentale che le macchine multifunzione offerte siano completamente compatibili con PaperCut e possano essere integrate senza soluzione di continuità nell'ambiente di stampa esistente dell'ente aggiudicatore. Per la maggior parte dei comuni di Agder, i servizi ICT sono forniti attraverso la cooperazione intercomunale o le aziende, mentre alcuni comuni hanno ancora i propri ambienti IT. Ciò significa che le procedure di ordinazione, i processi di approvazione, la fatturazione e il follow-up variano tra i singoli enti aggiudicatori. I concorrenti devono, quindi, essere in grado di gestire diversi modelli organizzativi all'interno del quadro dell'accordo. Attraverso la gara d'appalto, OFA IKS desidera stabilire un modello di fornitura a lungo termine e sostenibile che tuteli il bisogno dei comuni di qualità, sicurezza, flessibilità e buona economia complessiva. La gara d'appalto deve contribuire a una migliore gestione delle macchine, a una riduzione del carico amministrativo, a un utilizzo efficace delle risorse e a vantaggi ambientali rilevanti. 2. Descrizione dell'incarico L'incarico include la fornitura di macchine multifunzione e i servizi di accompagnamento ai comuni e agli enti inclusi nell'accordo quadro. La fornitura deve coprire il bisogno di stampa, copia e scansione in diversi tipi di luoghi e organizzazioni, da unità amministrative più piccole a ambienti più grandi con un alto volume di documenti e bisogni di funzioni avanzate. Il contratto include, tra l'altro: noleggio di macchine multifunzione, fornitura e sostituzione di attrezzature, installazione, configurazione e messa in servizio, servizio e manutenzione, supporto tecnico e follow-up utente, servizi di consulenza continuativa e follow-up dell'accordo, reporting e informazioni di gestione. Il concorrente deve offrire un modello di fornitura flessibile che supporti il rinnovamento graduale delle macchine e garantisca un funzionamento stabile nei periodi in cui i nuovi e i vecchi sistemi devono funzionare in parallelo. L'ente aggiudicatore si riserva il diritto di acquistare macchine multifunzione usate dal fornitore o da altri, se appropriato. Chiediamo una fornitura complessiva con particolare enfasi sulla qualità, servizio, sicurezza, flessibilità e costi del ciclo di vita. Ulteriori requisiti per funzionalità, servizi, livelli di servizio e documentazione sono nelle altre parti della documentazione di gara.