Francia – Pacchetti software di contabilizzazione del tempo o per le risorse umane – Solution intégrée de dématérialisation des processus RH

ARTE G.E.I.E. in Strasburgo occupa 590 persone con contratti di lavoro a tempo indeterminato e regolarmente 300 persone con contratti a tempo determinato, tra cui giornalisti freelance e collaboratori fissi. Il sistema HR per la gestione del personale e la contabilità salariale è SAP ECC6; è prevista una migrazione a SAP S/4HANA. Attualmente, è integrato da una soluzione UKG per le funzioni della cassaforte digitale, della firma elettronica e del fascicolo personale elettronico. Oggetto dell'appalto sono la fornitura, l'implementazione, l'hosting, la manutenzione e l'assistenza di una soluzione integrata per la digitalizzazione dei processi di gestione del personale con le seguenti funzioni. Le interfacce utente, la documentazione e l'assistenza saranno fornite almeno in francese e tedesco. • Cassaforte digitale per i dipendenti. Si tratta di uno spazio di archiviazione online personale, di cui i dipendenti sono i titolari, che serve a conservare e recuperare i documenti del personale loro consegnati per un periodo di almeno cinquant'anni dalla data di deposito o sottoscrizione. Con la fornitura di questa cassaforte, ARTE adempie all'obbligo previsto all'articolo D. 3243-8 del Codice del lavoro francese di fornire la busta paga in formato elettronico. Questa cassaforte digitale rimane accessibile ai dipendenti anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro e oltre la durata del contratto. • Fascicolo personale elettronico. Un documento archivistico a scopo probatorio, accessibile al personale autorizzato, che costituisce il fascicolo personale dei dipendenti durante la durata del loro contratto di lavoro, nonché durante la fase di assunzione precedente e il periodo di conservazione legale successivo. La soluzione garantisce la classificazione per tipo di documento, la ricerca, l'assicurazione dell'integrità e la tracciabilità degli accessi e delle azioni, il ciclo di vita e i termini di conservazione. • Firma elettronica. Servizio di firma la cui forza probatoria può essere adattata al processo in questione, sia per le firme interne che per quelle esterne, in modalità singola o massiva, inclusa la firma automatizzata per documenti prodotti in serie. Garantisce la conservazione delle prove corrispondenti e il loro recupero. • Portale per i dipendenti. Un servizio che consente ai dipendenti di consultare i propri documenti e di presentare richieste tramite moduli standard e flussi di approvazione configurabili, con tracciabilità dello stato di avanzamento. • Invio dei singoli documenti della gestione del personale. Invio sicuro, personalizzato e tracciabile dei documenti redatti da ARTE a ciascun dipendente, in particolare contratti di lavoro e supplementari, lettere, decisioni amministrative, certificati e documenti relativi alla cessazione del contratto, indipendentemente dal processo di creazione precedente. Questa funzione comprende in particolare l'invio delle buste paga, che avviene in cinque rate mensili. La soluzione tiene conto dell'opposizione dei dipendenti alla ricezione elettronica delle loro buste paga. L'appalto prevede il trasferimento dei documenti e delle prove di firma creati dal 2019 al fascicolo personale elettronico. Include un obbligo di mantenimento del servizio, la trasferibilità alla scadenza del contratto e le disposizioni per qualsiasi utilizzo dell'intelligenza artificiale, che esclude la raccolta, il riutilizzo e l'addestramento con i dati di ARTE. L'hosting, l'elaborazione, la gestione e lo stoccaggio dei dati avvengono esclusivamente nel territorio dell'Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo; ciò vale anche per qualsiasi subappaltatore. L'appalto richiede l'elaborazione di dati personali. I candidati selezionati devono dimostrare, nel corso della procedura, di essere in grado di offrire garanzie adeguate di protezione dei dati, che devono essere mantenute per tutta la durata dell'appalto. Le modalità e i documenti da presentare saranno descritti più dettagliatamente nel capitolato d'oneri.